Образец сопроводительного письма к заключению договора

Сопроводительное письмо к договору

Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

Для чего пишут сопроводительные письма к договору

Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

Функции такого письма:

  1. Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
  2. Подтверждение факта отправки важных документов.
  3. Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
  4. Напоминание о сроках исполнения действий.

Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

Что важно помнить

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

Что требуется указать в письме:

  1. Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
  2. Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу). Как правило, указывают руководителя компании.
  3. Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
  4. Дату отправления сопроводительного письма.
  5. Наименование документа.
  6. Текст письма:
    • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
    • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
    • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
    • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
    • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
  7. Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.

Образец сопроводительного письма к договору

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22

Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу

Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Семен Семенович!

Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

  1. Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
  2. График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

Образец сопроводительного письма к договору

Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
  • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

  1. Шапка.
  2. Номер и дата.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать договор и возвратить в срок до;
  • прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Читайте также  Договор дарения имущества бюджетному учреждению образец

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Сопроводительное письмо к договору

Сотрудничающие компании могут обмениваться между собой различными деловыми предложениями, а также документами для подписания, в т. ч. и договорами.

Сопроводительное письмо к договору – это документ деловой переписки, задача которого сообщить получателю цель направленного письма, а также изложить перечень документов, содержащихся в послании, чтобы ускорить заключение договора или его корректировку.

Что это такое?

Каждое предприятие сталкивается с потребностью делового общения между партнерами в форме служебной переписки. Деловой этикет требует, при отправке договора на подписание контрагенту, написать сопровождающее письмо, где излагается цель присланных документов с инструкцией – что нужно с ними сделать. Это особенно удобно в обстоятельствах, когда требуется передать руководство к действию с фиксированием сроков ответных мер, например, подписать договор и один экземпляр возвратить отправителю, к указанному в письме сроку, для дальнейшего сотрудничества. Данные письма носят служебный характер и без приложенных документов их нет смысла отправлять.

Наиболее часто сопроводительные письма пишутся к:

  1. Договору для подписи и для возвращения после подписания.
  2. Акту сверки.
  3. Коммерческой инициативе.
  4. Документам для налоговой инспекции.
  5. Отчетам и запросам контролирующих ведомств.
  6. Исполнительным и кадровым документам.

Форма документа

Действующими законодательными нормами не установлено какого-либо унифицированного шаблона сопроводительного письма. Такой документ в 2021 году составляется в письменной форме и в свободном стиле, с соблюдением правил делопроизводства, регламентированными ГОСТ(ом)- Р 7.0.97-2016, который вступил в действие с 1.07.2020 года. Ранее, до указанного стандарта составления сопроводительных писем, действовал ГОСТ- Р 6.30-2003.

В каких случаях и когда пишутся письма к договору?

В современном мире правила деловой переписки между партнерами наиболее часто осуществляются по электронной почте, иногда через курьера. Нередко письма пишутся в качестве сопровождения к договорам, для их подписания. Например, для подписания дополнительного соглашения партнером, требуется отправить такое соглашение, к которому требуется приложить сопровождающее письмо, где нужно обозначить, что сделать с соглашением, и к какому сроку нужно его вернуть, чтобы продолжить сотрудничество.

Можно выделить следующие функции сопровождающего письма («сопроводиловки»):

  1. Опись отосланных документов (если это договор, то его наименование, с указанием количества листов договора, числа копий).
  2. Просьбы к действию (к примеру, подписать договор и возвратить один экземпляр отправителю).

Обычно такие письма составляются в 2-х экземплярах, с регистрацией в журнале учета корреспонденции. Один экземпляр письма с приложенными документами направляется адресату, второй подшивается в документации отправителя.

Такая процедура переписки обеспечивает разрешение множества спорных моментов.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Как уже отмечалось выше, утвержденного шаблона написания сопровождающего письма не существует. Поэтому, составить такое письмо можно в произвольном стиле, с соблюдением структуры деловых служебных писем.

Данный документ не должен быть слишком большим по объему и содержать текст в официально-деловом стиле. В нем, обычно, излагается лаконично цель присланного письма, и инструкция, объясняющая – что требуется сделать с приложенными документами.

Письмо должно быть написано на фирменном бланке, грамотно, без допущения ошибок, зачеркиваний и исправлений.

В письме требуется отобразить следующие пункты:

  1. Название фирмы и ее компании. Если письмо составлено на фирменном бланке отображать такие реквизиты не надо, так как, обычно, на таком бланке эти данные отображены.
  2. Далее – в левой верхней части бланка заполняется его регистрационный исходящий номер и дата заполнения документа.
  3. В правой части бланка заполняются реквизиты адресата, с указанием:
  • Полного названия фирмы-получателя.
  • Ф.И.О. руководителя получателя.
  1. Затем заполняется название документа.

  1. Основное содержание письма:
  • Обычно начало текста составляется с общепринятого обращения: «Уважаемый …!».
  • Затем, как правило, заполняется фраза: «Высылаем Вам…», или «Направляем Вам…» и т.д. После чего отображается название договора, который направляется контрагенту.

  1. Следующим пунктом является изложение просьбы подписания договора с возвращением одного подписанного экземпляра отправителю. Здесь рекомендуется отобразить срок возврата подписанного договора.
  2. После этого заполняется «Приложение», где обозначается договор, с указанием числа экземпляров и количества листов.

  1. В завершение – письмо подписывается руководителем фирмы, с указанием должности и расшифровкой его фамилии.

Структура сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к договору в 2021 году обладает такой же структурой, как сопровождающие письма к любым служебным документам. При этом, необходимо учитывать, что с 1.07.2020 года, оформление таких писем регламентировано ГОСТ(ом)-Р 7.0.97-2016.

Так как, других требований к оформлению и содержанию такого письма нет, то структура такого письма представляет собой отображение следующих пунктов:

  1. Шапка.
  2. Исходящий номер и дата составления.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Рассмотрим пункты детальнее.

Шапка. Обычно такие письма заполняются на фирменном бланке предприятия, где уже отображены, название фирмы-отправителя, юридический адрес, контактные данные. Поэтому в шапке отображаются название фирмы-Получателя и его реквизиты, с заполнением Ф.И.О. руководителя.

Исходящий номер и дата заполнения письма, отображается согласно правилам делопроизводства, устанавливаемые внутриведомственными локальными положениями.

Обращение, согласно этикету, рекомендуется начинать составлять письмо со слова «Уважаемый …».

Текст. Здесь рекомендуется излагать содержание письма со слов: «Высылаем …», «Представляем …», с дальнейшим изложением цели высылаемого письма, а затем просьбы и инструкции, что требуется сделать с высланными документами. Здесь можно использовать формулировки: «Прошу подписать договор и вернуть его до …»; «Прошу согласовать текст соглашения и предоставить комментарии или протокол разногласий до …», и т.д.

Приложение. В этом пункте требуется перечислить приложенные документы, в том числе, договор. В описи всех документов, приложенных к сопровождающему письму, требуется отобразить количество экземпляров каждого документа с указанием числа листов. В конце раздела, можно отметить число пунктов в приложении и общее число листов, к примеру: «Итого в приложении 2 документа на 11 листах».

Подпись. Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем фирмы-отправителя или ответственным лицом и, при наличии печати, скрепить подпись ею. Учитывая, что в 2021 году компании не обязаны обладать круглой печатью для подтверждения документов, в т. ч. и писем (закон № 82-ФЗ от 06.04.2015), печать ставить не обязательно.

Образец сопроводительного письма к договору

Скачать бланк и образец

  • Образец
  • Бланк

Кто подписывает?

Составляет, сопроводительное письмо, обычно, лицо, отвечающее за отправляемую корреспонденцию, например, секретарь предприятия. Для заверения такого письма достаточно подписи. Скреплять подпись печатью не обязательно, так как, на сегодняшний день предприятия могут не иметь круглой печати (закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Подпись в сопровождающем письме может ставить директор предприятия или работник отвечающий за данный участок работы (например, менеджер, гл. бухгалтер). Здесь надо соблюдать этику обращения. Если сопровождающее письмо составлено на имя руководителя контрагента, то подписать такое письмо, также рекомендуется равному по должности руководителю предприятия-отправителя. При этом, необходимо учитывать, что выполнение заданий осуществляет по поручению директора сотрудник предприятия. Поэтому при подписании послания рекомендуется отобразить контактные данные сотрудника, занимающегося данным вопросом, чтобы контрагенту не пришлось терять время на поиск ответственного работника.

При получении письма адресат присвоит ему входящий номер и дату, благодаря чему по установленным реквизитам можно будет быстро проследить этапы исполнения и подготовки ответа на полученное письмо.

Как оформить сопроводительное письмо?

Содержание:

Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.

При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.

Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.

Нет времени читать статью?

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем . ».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

  • договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;
  • спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
  • счет-фактура — 1 экз.;
  • товарная накладная — 2 экз.
  • счет на оплату — 1 экз.

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».

В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».

Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.

Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.

Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.

Содержание сопроводительных писем

В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.

Сопроводительное письмо к резюме.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.

Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».

Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:

  • я свободно владею…, а также …;
  • у меня … лет опыта в сфере …;
  • я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.

В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Сопроводительное письмо к документам

В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.

Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».

Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.

Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.

Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам — это пояснительная записка, описывающая содержание направляемых на рассмотрение или подписание бумаг. Бланк письма на законодательном уровне не установлен, текст допускается составлять в свободной форме, учитывая нюансы и правила оформления исходящей документации.

  • Как ввести дополнительные обязанности в должностную инструкцию
  • Как оплачивается углубленная диспансеризация
  • Как оформить договор аренды техники
  • Ответственность за подделку сертификата о вакцинации
  • Когда пенсионеры получат пенсию за ноябрь

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

  • резюме для приема на работу, поступления в вуз;
  • документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
  • коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

  • адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
  • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
  • тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
  • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
  • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Генеральному директору ООО «Пион»

Уважаемый Андрей Викторович!

Высылаем в ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор на изготовление наружной рекламы № 1 от от 17.07.2020. Просим его подписать, закрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение семи дней.

Приложение: договор в двух экземплярах (всего на 8 листах).

Директор Петрова Петрова О. Л.

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Общество с ограниченной ответственность «Чистый дом»

ул. Большая Морская, д. 45, Санкт-Петербург, 654321

тел/факс 8 (123) 456 78 90, e-mail: [email protected]

о направлении коммерческого предложения и образца договора

Уважаемый Александр Александрович!

Направляем Вам коммерческое предложение о комплексном техническом обслуживании офисного здания по адресу ул. Жуковского, д. 4 и прилегающей территории с полным расчетом стоимости по месяцам. В расчете учтена персональная скидка 25%, которая указывалась нами ранее в рекламном предложении. Готовы обсудить условия договора и ответить на все вопросы.

1. Коммерческое предложение (лист 1-7).

2. Расчет (лист 8-9) — 2 экз.

Генеральный директор Василенко П. А. Василенко

Образец сопроводительного письма о направлении документов

ГБОУ ДОД ДЮСШ «Алмаз»

ИНН 1111111111 КПП 222222222

ОГРН 3333333333 ОКПО 44444444

проспект Стачек, 145, г. Санкт-Петербург, 123456

В Межрайонную ИФНС России

№ 00 по г. Санкт-Петербургу

123456, проспект Стачек, 32

Уведомляем, что в ответ на запрос № 09876-78 и во исполнение Требования о предоставлении договоров и актов сверки расчетов все истребуемые документы направлены нами в канцелярию Межрайонной ИФНС России № 00 по г. Санкт-Петербургу 22.12.2020 в следующем составе:

  1. Договор от ** № **
  2. Договор от ** № **
  3. Договор от ** № **
  4. Акт от ** № **
  5. Акт от ** № **

Документы приложены заверенными копиями по 1 экземпляру.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: