Сопроводительное письмо к договору на подпись образец

Сопроводительное письмо к договору

Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

Для чего пишут сопроводительные письма к договору

Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

Функции такого письма:

  1. Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
  2. Подтверждение факта отправки важных документов.
  3. Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
  4. Напоминание о сроках исполнения действий.

Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

Что важно помнить

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

Что требуется указать в письме:

  1. Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
  2. Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу). Как правило, указывают руководителя компании.
  3. Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
  4. Дату отправления сопроводительного письма.
  5. Наименование документа.
  6. Текст письма:
    • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
    • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
    • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
    • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
    • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
  7. Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.

Образец сопроводительного письма к договору

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22

Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу

Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Семен Семенович!

Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

  1. Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
  2. График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

Образец сопроводительного письма к договору

Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
  • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

  1. Шапка.
  2. Номер и дата.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать договор и возвратить в срок до;
  • прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Как оформить сопроводительное письмо?

Содержание:

Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.

При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.

Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.

Нет времени читать статью?

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Читайте также  Стоимость нотариального договора купли продажи

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем . ».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

  • договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;
  • спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
  • счет-фактура — 1 экз.;
  • товарная накладная — 2 экз.
  • счет на оплату — 1 экз.

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».

В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».

Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.

Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.

Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.

Содержание сопроводительных писем

В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.

Сопроводительное письмо к резюме.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.

Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».

Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:

  • я свободно владею…, а также …;
  • у меня … лет опыта в сфере …;
  • я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.

В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Сопроводительное письмо к документам

В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.

Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».

Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.

Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.

Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».

Образец оформления сопроводительного письма к договору

Отправляя договор второй стороне, например, на подпись, можно приложить к нему сопроводительное письмо, где в краткой форме поясняется цель отправки и действия, которые должен совершить получатель.

Примерные образцы оформления текста предлагаем скачать внизу статьи.

  1. Нужно ли составлять сопроводительное письмо к договору
  2. Правила написания
  3. Скачать образцы

Нужно ли составлять сопроводительное письмо к договору

Субъекты предпринимательской деятельности – как юрлица, так и физлица – часто предлагают друг друга подписать те или иные договоры. При этом бланк соглашения, предложенный для подписания, нередко высылается контрагенту обычным почтовым отправлением или, как вариант, по e-mail.

Если деловые партнеры обмениваются подобной документацией дистанционно, к договору, направленному для ознакомления и подписания, рекомендуется прикрепить сопроводительное письмо, которое содержит список высланных документов и необходимые разъяснения для их получателя (адресата).

Использование сопроводительного письма не считается обязательным требованием, когда речь идет об отправке партнеру договора на подпись. Можно сказать, что практика составления подобных документов является своеобразным приемом делового этикета, позволяющим исключить недопонимание у сторон.

Сопроводительный текст позволяет решить следующие ключевые задачи:

  1. Отразить опись (перечень) высланных документов. При этом указывают количество листов отправленной документации и общее количество её экземпляров.
  2. Констатировать факт отправки документов – договоров и приложений к ним, – имеющих важное значение.
  3. Проинструктировать получателя о том, что нужно сделать с соглашением, например, что получатель должен подтвердить факт получения документации, ознакомиться с ней в рекомендуемые сроки, подписать все экземпляры, а затем выслать их обратно отправителю, оставив у себя один экземпляр.
  4. Напомнить получателю о сроках возврата подписанной документации отправителю.
  5. Проявить и продемонстрировать уважительное отношение к партнеру.

Отправитель должен присвоить сопроводительному письму регистрационный исходящий номер, который отображается в специальном учетном журнале.

Документ рекомендуется подготовить в двух равнозначных экземплярах (один высылается получателю, а другой остается у отправителя).

Договор и сопроводительное письмо к нему можно передать любым удобным способом – отдать лично в руки получателю, доставить курьером, переслать почтовым отправлением или, как вариант, выслать адресату по e-mail.

Если сопроводительное письмо получено по почте, адресат выполняет такие действия:

  1. Регистрирует полученный документ в журнале учета.
  2. Проверяет комплектность документации по описи, содержащейся в сопроводительном письме.
  3. Изучает и подписывает полученный договор.
  4. Пересылает подписанное соглашение отправителю, оставив у себя один экземпляр.

Получив документацию, через курьера или лично в руки от самого отправителя, адресат возвращает отправителю второй экземпляр с соответствующей отметкой о получении.

Другие образцы сопроводительных писем:

Правила написания

Форма и содержание сопроводительного письма не регулируются законодательством. Оно произвольно составляется отправителем договора. При этом рекомендуется следовать общепринятым нормам деловой корреспонденции.

Отражаются следующие существенные сведения:

  1. Информация о компании-отправителе. Указываются её название, коды ИНН/КПП, адреса регистрации/нахождения, а также телефон и другие контакты для связи. Как правила, все эти реквизиты уже присутствуют на корпоративном бланке компании-отправителя.
  2. Информация об адресате (получателе). Достаточно указать ФИО и должность руководителя компании, а также её название.
  3. Исходящий номер и дата отправления, зарегистрированные в специальном учетном журнале.
  4. Название бланка, которое однозначно отражает суть обращения.
  5. Основная часть, которая включает вежливое официальное приветствие, список высланных бумаг, конкретизацию цели отправления, инструктаж получателя о необходимости совершения конкретных действий (подписать договор и выслать его отправителю).
  6. Расшифрованная подпись лица, составившего сопроводительное письмо от имени компании-отправителя. При этом указываются его должность и ФИО (это может быть, например, директор организации).

Текст письма должен быть предельно краток и лаконичен. На ознакомление с данным документом получатель должен потратить не более 1 (одной) минуты.

Важно придерживаться делового стиля изложения, не допуская фамильярного обращения и избегая ошибок. Сопроводительное письмо желательно написать на корпоративном бланке компании-отправителя.

Читайте также  Трудовой договор преподавателя музыкального колледжа

Скачать образцы

Пример текста:

Общество с ограниченной ответственностью «Компания-Отправитель»

Адрес, коды ИНН/КПП/ОГРН и телефон отправителя

Генеральному директору ООО «Компания-Получатель»

Петрову Петру Петровичу

Исходящий номер № XXX от 12.12.2012

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Петр Петрович!

Отправляем Вам подписанный договор купли-продажи стройматериалов № YYY от 10.12.2012. Просим Вас подписать этот договор и вернуть нам один его экземпляр в течение 5 (пяти) календарных дней.

Количество документов: 2 (два) экземпляра на 2 (двух) листах.

Генеральный директор ООО «Компания-Отправитель»

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам — это пояснительная записка, описывающая содержание направляемых на рассмотрение или подписание бумаг. Бланк письма на законодательном уровне не установлен, текст допускается составлять в свободной форме, учитывая нюансы и правила оформления исходящей документации.

  • Ответственность за подделку сертификата о вакцинации
  • Когда пенсионеры получат пенсию за ноябрь
  • Как и зачем придется доказывать, что переболел ковидом
  • Условия получения медицинской книжки на 2021 год
  • Как правильно прошить договор

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

  • резюме для приема на работу, поступления в вуз;
  • документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
  • коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

  • адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
  • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
  • тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
  • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
  • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Генеральному директору ООО «Пион»

Уважаемый Андрей Викторович!

Высылаем в ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор на изготовление наружной рекламы № 1 от от 17.07.2020. Просим его подписать, закрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение семи дней.

Приложение: договор в двух экземплярах (всего на 8 листах).

Директор Петрова Петрова О. Л.

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Общество с ограниченной ответственность «Чистый дом»

ул. Большая Морская, д. 45, Санкт-Петербург, 654321

тел/факс 8 (123) 456 78 90, e-mail: [email protected]

о направлении коммерческого предложения и образца договора

Уважаемый Александр Александрович!

Направляем Вам коммерческое предложение о комплексном техническом обслуживании офисного здания по адресу ул. Жуковского, д. 4 и прилегающей территории с полным расчетом стоимости по месяцам. В расчете учтена персональная скидка 25%, которая указывалась нами ранее в рекламном предложении. Готовы обсудить условия договора и ответить на все вопросы.

1. Коммерческое предложение (лист 1-7).

2. Расчет (лист 8-9) — 2 экз.

Генеральный директор Василенко П. А. Василенко

Образец сопроводительного письма о направлении документов

ГБОУ ДОД ДЮСШ «Алмаз»

ИНН 1111111111 КПП 222222222

ОГРН 3333333333 ОКПО 44444444

проспект Стачек, 145, г. Санкт-Петербург, 123456

В Межрайонную ИФНС России

№ 00 по г. Санкт-Петербургу

123456, проспект Стачек, 32

Уведомляем, что в ответ на запрос № 09876-78 и во исполнение Требования о предоставлении договоров и актов сверки расчетов все истребуемые документы направлены нами в канцелярию Межрайонной ИФНС России № 00 по г. Санкт-Петербургу 22.12.2020 в следующем составе:

  1. Договор от ** № **
  2. Договор от ** № **
  3. Договор от ** № **
  4. Акт от ** № **
  5. Акт от ** № **

Документы приложены заверенными копиями по 1 экземпляру.

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Без лишней информации и по делу

Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.

Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

Цель составления

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Читайте также  Договор безвозмездного пользования жилым помещением образец заполнения

Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».

Структура и содержание

Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.

Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

В вакансии В сопроводительном письме
Высшее юридическое образование Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года
Английский язык Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced
Отличное знание гражданского законодательства РФ Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

В вакансии В сопроводительном письме
Опыт работы юристом в рекламном агентстве У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле
Опыт разработки юридических документов Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Ошибки при составлении

Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.

Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.

Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.

Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.

Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.

Почему нужно писать сопроводительное письмо

Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.

Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.

Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.

В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:

  1. если вы начинающий специалист и не имеете опыта работы. В письме вы сможете показать мотивацию и потенциал к работе;
  2. если отправляете резюме в западную компанию;
  3. если отправляете резюме в серьезную компанию с известным именем;
  4. если претендуете на высокую позицию.

Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.

Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.

Рекомендации по улучшению

Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.

Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: