Акт на списание недостачи гсм по видам гарант

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

Автор: Ларцева Л. , эксперт журнала

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);

Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10/4066);

применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;

о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);

с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Читайте также  Перепланировкаквартиры заключение сэс

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Инвентаризация топлива

В соответствии с Законом N 57-З активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета .

Порядок инвентаризации регулируется Инструкцией N 180.

К инвентаризируемому имуществу относится в том числе топливо как оборотный актив .

В Законе N 2-З приведено следующее определение: топливо — вещества или смесь веществ, предназначенные для получения энергии при их сжигании .

Порядок учета топлива в бухгалтерском учете регулирует Инструкция N 133.

Учет топлива материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и его марке .

Бухгалтерский учет топлива организациями ведется на счете 10 «Материалы» по видам, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств» .

При этом на субсчете «Топливо в баках транспортных средств» учитывается топливо, полученное на заправку автомобиля водителями.

Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков .

Способы определения остатков топлива в баках автомобилей

Законодательство не регламентирует порядок снятия (инвентаризации) топлива в баках транспортных средств. Поэтому организация самостоятельно разрабатывает порядок его проведения, выбирая для себя наиболее удобный способ.

Такими способами, например, могут быть:

— замер остатка топлива с применением топливомера (к примеру: топливомер марки ПТ-041).

Отличительной особенностью замера топливомером является принцип измерения уровня топлива, когда замеряется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измерения могут проводиться в топливных баках любых форм и размеров. По линейке топливомера определяется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измеренному расстоянию соответствует количество топлива в баке, которое определяется по тарировочной таблице на бак. Программа для самостоятельного расчета тарировки баков (специальный файл в формате Excel) может быть представлена в комплекте с топливомером или приобретена дополнительно;

— определение остатка топлива в баке с применением диагностического режима приборной панели.

Применение указанного способа возможно в случае, если приборная панель автомобиля поддерживает возможность такого тестового режима. В частности, данный способ возможен при наличии приборной панели от семейства Renault и т.д.;

— замер остатков топлива с помощью измерительной линейки.

При этом способе определяется зависимость высоты бака от объема топлива в литрах. Указанная зависимость оформляется в виде тарировочной (или калибровочной) таблицы. Данные в таблице зависят от конструкции бака, его формы и габаритных размеров, а также наклона горловины.

Причем следует учитывать, что материал линейки должен быть неметаллическим и не создающим искр;

— долив до полного бака.

В этом случае остаток топлива определяется как разница между технической емкостью бака (согласно технической документации) и количеством залитого топлива;

— слив топлива из бака в мерную емкость.

Операцию по сливу топлива следует производить в специально оборудованных местах с соблюдением правил безопасности.

Применяемый способ (способы), а также порядок их применения целесообразно утвердить внутренним локальным нормативным актом организации.

Оформление результатов инвентаризации

При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета .

Сведения о фактическом наличии топлива в баках автомобилей по результатам замеров записываются в инвентаризационную опись или акты инвентаризации .

Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях отражаются в сличительных ведомостях. По каждому случаю выявленных отклонений материально ответственные лица дают объяснения .

На основании сведений сличительных ведомостей оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии по форме, утвержденной в приложении 22 к Инструкции N 180 .

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия топливо и других оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение .

Акт на списание ГСМ — Правильный образец 2021

Проверьте, весь ли пакет документов, подтверждающих расходы на топливо, у вас есть. Ведь это убережет вашу компанию от претензий налоговиков при проверке того, как происходит списание ГСМ. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Файлы для скачивания:

  1. Пример составления акта на списание ГСМ
  2. Форма акта на списание ГСМ
  3. Списание ГСМ (документооборот)
  4. Кто занимается составлением Акта
  5. Правила составления акта на списание ГСМ в 2021 году

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  • Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  • В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  • Форма акта на списание ГСМ

    Законодательством не установлена обязательная к применению форма акта на списание ГСМ. Потому такая форма разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается в составе Учетной политики в целях бухгалтерского учета и налогообложения прибыли. Примерную форму акта на списание ГСМ (образец) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

    Главное при разработке формы акта обеспечить наличие в нем обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые предусмотрены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование организации, составившей документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    — наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;

    • подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

    Обычно такой акт утверждается специально созданной комиссией. Со ссылкой на путевой лист или иной документ, обосновывающий расход ГСМ, в акте указывается по каждому виду расход горюче-смазочных материалов за отчетный период (обычно за месяц). На основании подписанного комиссией акта отражается списание ГСМ в бухгалтерском учете и производится признание затрат на них в целях налогообложения прибыли.

    Списание ГСМ (документооборот)

    По схеме лекго проследить, какие документы и от кого должны поступить в бухгалтерию.

    Кто занимается составлением Акта

    Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем. Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера.

    Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.

    Правила составления акта на списание ГСМ в 2021 году

    Как уже было сказано, не существует унифицированного бланка, чтобы составлять данный акт. Многие отказываются от оформления документа в свободной форме, так как это неудобно. Компании предпочитают разрабатывать для этих целей собственные шаблоны.

    Для заполнения обычно используют компьютерный набор, хотя вносить сведения можно и от руки. В этом случае нужно обратить внимание на читабельность текста. Следует постараться, чтобы почерк был максимально разборчивым.

    Не стоит забывать, внесение недостоверной информации может привести к серьезным проблемам. Неприятности могут возникнуть не только у сотрудника, который составляет документ, но и у ответственных лиц. Если акт содержит ложные сведения, надзорные органы могут наказать и руководителя организации. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

    1. В углу страницы должно находиться утверждение, свидетельствующее о том, что списание выполняется с согласия руководителя. Здесь же указываются данные управленца, название компании, дата составления.
    2. По центру прописывается название документа, которое должно коротко передавать его суть.
    3. Ниже перечисляются члены проверяющей комиссии. Если директором назначен ее председатель, это также должно отображаться в документе. Указываются не только фамилии членов комиссии, но и их должности.
    4. Отмечается в связи с чем происходит списание ГСМ, например, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». Здесь же отмечается период использования техники, соответственно, за этот период будет происходить списание. Указывается не только марка транспортного средства, но и его государственный номер.
    Читайте также  Стандартный налоговый вычет участники боевых действий выплаты в

    Далее вносятся полные сведения о списываемых материалах. Конечно, можно каждый из расходников описывать с новой строки, но для большего удобства рекомендуется использовать для этого таблицу. В первом столбце указываются расходные материалы, которые списываются. Последующие столбцы предназначены для того, чтобы отображать норму и фактический расход ГСМ, их стоимость.

    Также ставится отметка о том, была ли экономия, или она отсутствует. Кроме этого, в таблицу вносятся сведения о расстоянии, которое проехало транспортное средство. Бывают ситуации, при которых некоторые строки остаются незаполненными.

    Нужно знать, нельзя оставлять их пустыми, чтобы избежать незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений. Здесь рекомендуется поставить прочерки.

    Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

    • Понятие ГСМ
    • Что такое путевой лист
    • Учет расхода ГСМ в путевом листе
    • Бухгалтерский учет ГСМ
    • Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
    • Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
    • Пример списания ГСМ по путевым листам
    • Итоги

    Понятие ГСМ

    К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

    Что такое путевой лист

    Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

    Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

    Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

    1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
    2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
    3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
    4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

    С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

    Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

    С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

    На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

    О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

    Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

    Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

    Учет расхода ГСМ в путевом листе

    Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

    Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

    Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

    Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

    Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

    Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

    Бухгалтерский учет ГСМ

    Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».

    Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

    Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

    • по средней себестоимости;
    • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

    Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

    Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

    Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

    Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

    Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

    Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

    Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

    1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

    Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

    1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
    2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

    ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

    На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

    Читайте также  Должностная инструкция для водителя грузового автомобиля

    Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

    В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

    О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

    Пример списания ГСМ по путевым листам

    Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

    ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

    При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

    Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

    В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

    Акт на списание ГСМ — бланк и образец в 2021 года

    Достаточно большое количество организаций имеет на своем балансе различные транспортные средства и водителей. Соответственно, с этим связана отдельная категория затрат, а именно, приобретение горючих и смазочных материалов. Сюда относятся: масло, бензин, тормозная жидкость, смазка и другие жидкости, которые необходимы для работы техники. На таких предприятиях часто приходится оформлять различные документы, связанные с ГСМ, акт на списание не является исключением.

    Файлы для скачивания:

    Какую форму имеет документ

    Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны. Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании. Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе. К ним относятся:

    • название документа;
    • дата и место оформления;
    • сведения об организации;
    • хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
    • единицы расходованных материалов и их стоимость;
    • должностные лица;
    • подписи ответственных сотрудников.

    Для чего нужен акт на списание ГСМ

    Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.

    Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист. Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж. Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.

    Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.

    (Видео: «Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция»)

    Кто занимается составлением Акта

    Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем. Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера. Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.

    Утверждение комиссией

    Процедура списания ГСМ, как и любого другого имущества, которое числится за предприятием, начинается с создания специальной комиссии. Здесь должно быть более двух человек. Как правило, проверяющая группа состоит из сотрудников, которых назначает директор при помощи соответствующего приказа. Обычно в проверяющую группу входят представители различных отделений. Также здесь должен быть и работник, который несет материальную ответственность за списываемое имущество. Крайне желательно, чтобы руководителем был назначен председатель комиссии.

    Члены проверяющей группы, получив на руки все необходимые документы, выполняют сверку расходов. Здесь они пользуются определенными нормами, которые закреплены уставом организации. Также нужно знать, эти нормы могут различаться для различных видов транспорта. Естественно, все они утверждаются отдельно. При необходимости комиссия осуществляет контрольные выезды, чтобы максимально точно определить реальные расходы ГСМ.

    Стоит отметить, если необходимо выполнить списание материалов в небольшой компании, которая относится к предприятиям малого бизнеса, создавать комиссию нет острой необходимости. В этом случае директор компании имеет право самостоятельно оформить списание, заполнив соответствующий акт.

    Для каждого автомобиля существуют определенные нормы. Опираясь на них, ответственные лица могут рассчитать, какое количество ГСМ расходуется на конкретном расстоянии. Эти нормы составлялись с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и других условий, при которых осуществлялась эксплуатация. Обычно данные нормы используются в бюджетных учреждениях и организациях, которые являются налогоплательщиками по общей системе. Кроме этого, управляющие имеют право вносить в нормы корректировки в определенных пределах. В таких ситуациях используются понижающие или повышающие коэффициенты. Корректировки необходимы для получения правдивых сведений при нестандартных ситуациях. К примеру, при частых остановках, которые предусмотрены маршрутом, расходуется больше топлива. Такая же ситуация наблюдается и в холодное время года.

    (Видео: «Списание бензина по топливным картам»)

    Правила составления акта на списание ГСМ в 2021 году

    Как уже было сказано, не существует унифицированного бланка, чтобы составлять данный акт. Многие отказываются от оформления документа в свободной форме, так как это неудобно. Компании предпочитают разрабатывать для этих целей собственные шаблоны. Для заполнения обычно используют компьютерный набор, хотя вносить сведения можно и от руки. В этом случае нужно обратить внимание на читабельность текста. Следует постараться, чтобы почерк был максимально разборчивым.

    Не стоит забывать, внесение недостоверной информации может привести к серьезным проблемам. Неприятности могут возникнуть не только у сотрудника, который составляет документ, но и у ответственных лиц. Если акт содержит ложные сведения, надзорные органы могут наказать и руководителя организации. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

    1. В углу страницы должно находиться утверждение, свидетельствующее о том, что списание выполняется с согласия руководителя. Здесь же указываются данные управленца, название компании, дата составления.
    2. По центру прописывается название документа, которое должно коротко передавать его суть.
    3. Ниже перечисляются члены проверяющей комиссии. Если директором назначен ее председатель, это также должно отображаться в документе. Указываются не только фамилии членов комиссии, но и их должности.
    4. Отмечается в связи с чем происходит списание ГСМ, например, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». Здесь же отмечается период использования техники, соответственно, за этот период будет происходить списание. Указывается не только марка транспортного средства, но и его государственный номер.

    Далее вносятся полные сведения о списываемых материалах. Конечно, можно каждый из расходников описывать с новой строки, но для большего удобства рекомендуется использовать для этого таблицу. В первом столбце указываются расходные материалы, которые списываются. Последующие столбцы предназначены для того, чтобы отображать норму и фактический расход ГСМ, их стоимость. Также ставится отметка о том, была ли экономия, или она отсутствует. Кроме этого, в таблицу вносятся сведения о расстоянии, которое проехало транспортное средство. Бывают ситуации, при которых некоторые строки остаются незаполненными. Нужно знать, нельзя оставлять их пустыми, чтобы избежать незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений. Здесь рекомендуется поставить прочерки.

    (Видео: «Списання палива: за нормою чи без? / Списание топлива: по нормам или без?»)

    Под таблицей нужно написать причину расходов. Как правило, при списании ГСМ указывается, что это нужды предприятия. Выше было сказано, что к акту должен прилагаться путевой лист. О нем также необходимо упомянуть. Так, под таблицей вносятся все прилагаемые документы. Если их несколько, они вписываются по дате выдаче. Также указываются их номера.

    Завершающим этапом оформления акта является проставление автографов членами комиссии. Не стоит забывать, при отсутствии хотя бы одной подписи этот документ будет считаться недействительным. Кроме проверяющих, подпись с расшифровкой должен поставить и водитель. Так он подтвердит, что все сведения, указанные в документе, являются верными.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: