Аналитическая записка о работе отдела кадров

Как оформить результаты самопроверки кадровых документов?

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему
законодательству
Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Красноярского края

Итоги работы

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 6-ти месяцев 2021 года (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 3-х месяцев 2021 года (скачать)

2020 год

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 9-ти месяцев 2020 года (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 6-ти месяцев 2020 года . (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 3-х месяцев 2020 года . (скачать)

2019 год

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 3-х месяцев 2019 года . (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 6-ти месяцев 2019 года . (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 9-ти месяцев 2019 года . (скачать)

2018 год

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 9-ти месяцев 2018 года. (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 6-ти месяцев 2018 года. (скачать)

2017 год

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 9-ти месяцев 2017 года. (скачать)

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга исполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 6-ти месяцев 2017 года. (скачать)

АРХИВ

Деятельность агентства труда и занятости населения Красноярского края в 2016 году ( скачать )

Аналитическая записка о результатах проведения мониторинга выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) краевыми государственными учреждениями, подведомственными агентству труда и занятости населения Красноярского края по итогам 2016 года. (скачать)

Инструкция: как сотрудникам писать отчеты о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это внутренний документ, позволяющий руководителю проконтролировать, насколько качественно и оперативно выполняет поставленные задачи его персонал. Такая форма оценки пригодится для разъездных и дистанционных сотрудников, деятельность которых происходит «не на глазах» у руководителя.

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

  • помогает поддерживать дисциплину труда;
  • определить нормы труда для персонала;
  • обнаружить эффективность расходов на оплату труда.

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Форма и содержание отчетов

Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:

  • ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
  • еженедельно — удобны для дистанционных работников;
  • ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
  • ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.

Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.

Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:

  • пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
  • указывают планы, но не отмечают результаты;
  • сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
  • боятся сказать о том, что не получилось;
  • не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.

Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.

Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:

  1. Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
  2. От кого: личные данные работника.
  3. Отчетный период, за который написан документ.
  4. Перечень задач, которые стояли за определенный период.
  5. Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
  6. Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
  7. План на следующий период.
  8. Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.

Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.

В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как контролировать дистанционного работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи: 1
2
3
Выполненные задачи: 1
2
3
Не выполнено 1
2
3
Причины невыполнения: 1
2
3
Планы на следующий период: 1
2
3
Предложения по улучшению трудового процесса: 1
2
3

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

ДОКЛАД начальника отдела кадровой и информационно-аналитической работы Администрации МР Белокатайский район РБ о состоянии кадровой службы

начальника отдела кадровой и информационно-аналитической работы Администрации МР Белокатайский район РБ

о состоянии кадровой службы

Работа отдела кадровой и информационно-аналитической работы в части кадрового обеспечения деятельности Администрации района регулируется статьей 28 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ (ред. от 26.07.2017) «О муниципальной службе в Российской Федерации», части 2 Положения об отделе кадровой и информационно-аналитической работы Администрации муниципального района Белокатайский район и включает в себя:

1) формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

2) подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);

3) подготовка проектов постановлений и распоряжений Администрации по кадровым вопросам, вопросам муниципальной службы;

4) ведение трудовых книжек муниципальных служащих;

5) ведение личных дел муниципальных служащих;

6) ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;

7) оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;

8) проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

9) проведение аттестации муниципальных служащих;

10) организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

11) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 настоящего Федерального закона и другими федеральными законами;

12) решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством.

Штатная численность Администрации района на сегодняшний день составляет 58 единиц (из них муниципальных служащих – 42)

Всего работников (единиц)

По стажу муниципальной службы в администрации работают

Стаж муниципальной службы

От 1 года до 5 лет

От 5 лет до 10 лет

От 10 лет до 15 лет

По уровню образования анализ показал, что основной состав служащих Администрации представлен служащими с высшим образованием — 38 человек, или 90% от общего количества служащих.

Руководство администрации района нацелено на улучшение квалификационного уровня персонала. По мере необходимости служащие повышают свою квалификацию, посещая различные курсы и семинары. В целях обеспечения повышения квалификации муниципальных служащих ведется тесное сотрудничество с Башкирской академией государственной службы и управления при Главе Республики Башкортостан. Дополнительное профессиональное образование в 2017 году получили 5 муниципальных служащих, из них 3 в БАГСУ.

Замещение вакантных должностей муниципальной службы в Администрации района осуществляется в соответствии с требованиями законодательства о муниципальной службе. Решением Совета муниципального района утверждено Положение о конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.

В 2016 г. были проведены конкурсы на замещение вакантных должностей главного специалиста по жилищным вопросам и главного специалиста по развитию инфраструктуры, в 2017 г. конкурсы – на должность главного специалиста по строительству и главного специалиста-ответственного секретаря комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

Для проведения конкурсов в Администрации формируются конкурсные комиссии, информация о проведении конкурсов публикуется в печатном СМИ и размещается на официальном сайте Администрации.

в порядке перевода

по итогам конкурса

по собственному желанию

% по сравнению с 2016 годом

Внесены изменения в закон о государственной гражданской службе и муниципальной службе

С 01 июля 2016 года вступили в действие изменения, внесенные Федеральным законом от 30.06.2016 № 224-ФЗ в Федеральные законы «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и «О муниципальной службе в Российской Федерации».

В последнее время особое внимание уделяется работе по противодействию коррупции. Обеспечение исполнения законодательства о государственной и муниципальной службе является основой антикоррупционной политики.

Так на гражданских и муниципальных служащих, а также граждан, претендующих на замещение должностей государственной и муниципальной службы, возложена новая обязанность — указанные лица обязаны представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в которых они размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать.

Граждане, претендующие на замещение должностей государственной и муниципальной службы, должны представлять такие сведения за три календарных года, предшествующих году поступления на службу. Государственные гражданские и муниципальные служащие обязаны представлять сведения ежегодно за календарный год, предшествующий году представления указанной информации, не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (исключение сделано для случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей служащего). Форма предоставления указанных сведений определена Правительством Российской Федерации.

Федеральным законом от 30.06.2016 № 224-ФЗ также предусмотрено право представителя нанимателя принимать решение об обработке указанной информации, а также о проверке достоверности и полноты сведений, представленных указанными лицами.

Согласно Указа Главы РБ от 01.08.2017 года с 2018 года сведения о доходах и расходах будут предоставляться в Администрацию Главы Республики, а точнее в отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений и реализации антикоррупционной политики Аппарата межведомственного Совета общественной безопасности РБ.

Кроме того, Федеральным законом от 30.06.2016 № 224-ФЗ внесены изменения в законодательство о государственной гражданской службе и муниципальной службе, ужесточающие требования к уровню образования и квалификации государственных гражданских и муниципальных служащих.

Теперь для замещения должностей гражданской службы категорий «руководители», «помощники (советники)», «специалисты» высшей и главной групп необходимо будет наличие высшего образования не ниже уровня специалитета либо магистратуры.

Данное требование не применяется в отношении служащих, назначенных на должности до дня вступления в силу данного закона, в отношении замещаемых ими должностей, а также на лиц, получивших высшее профессиональное образование до 29 августа 1996 года.

Изменения в законе о муниципальной службе в части повышение пенсионного возраста государственным и муниципальным служащим определены Федеральным законом от 23 мая 2016 года № 143-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части увеличения пенсионного возраста отдельным категориям граждан» с 1 января 2017 года предусмотрено увеличение государственным служащим, а также лицам, замещающим государственные должности РФ и субъектов РФ, муниципальные должности, возраста для назначения страховой пенсии по старости до 65 лет для мужчин и 63 лет для женщин. При этом предусматривается плавный переход по полгода в год.

Также изменены условия установления данным лицам дополнительных к страховой пенсии по старости выплат – пенсии за выслугу лет (ежемесячной доплаты). В частности, увеличен минимальный стаж государственной и муниципальной службы, дающий право на назначение пенсии за выслугу лет, до 20 лет. Ранее такой стаж для назначения пенсии за выслугу лет федеральным гражданским служащим составлял 15 лет, а муниципальным служащим устанавливался в диапазоне от 10 до 20 лет каждым субъектом РФ самостоятельно. В Республике стаж составлял 15 для мужчин и 12,5 лет для женщин. Федеральным законом № 143-ФЗ в части минимального стажа государственной и муниципальной службы, дающего право на назначение пенсии за выслугу лет, предусмотрен плавный переход по полгода в течение первых четырех лет, а далее по одному году до 20 лет.

Принят закон о сокращении продолжительности отпуска муниципального служащего (Федеральный закон от 01.05.2017 N 90-ФЗ (вступил в силу 12 мая 2017 года). С 12 мая для всех категорий муниципальных служащих продолжительность ежегодного основного отпуска будет одинаковая — 30 календарных дней. Ранее по Закону о муниципальной службе в РФ она могла быть больше для отдельных групп должностей муниципальной службы, если это определено региональными законами.

Кроме того, ограничена 10 календарными днями продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет, предоставляемого муниципальному служащему. Раньше она могла достигать 15 календарных дней.

В Законе о муниципальной службе в РФ установлена продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный день. Такой отпуск может составлять только три календарных дня.

Для муниципальных служащих, у которых на 12 мая остались неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска или их части, установлены переходные положения. Эти отпуска сохраняются. Муниципальный служащий вправе их использовать либо получить компенсацию за неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска или их части. Также предусмотрено: для служащих, которые на 12 мая замещают должности муниципальной службы, исчислять продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков по новым правилам следует начиная с их нового служебного года.

Примеры написания аналитических записок: структура документа

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

  • шапка документа, название;
  • аннотация;
  • введение;
  • суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
  • выводы и заключение;
  • подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководитель структурного подразделения ….

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался

Денежные поступления от реализации, руб

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

  1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
  2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Ожидаемый экономический эффект

К какой дате, должны быть проведены мероприятия

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

  • Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
  • Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
  • Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
  • Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: