Изменение должности в штатном расписании порядок действий

Приказ о переименовании должностей

Если требуется изменить название должности действующего сотрудника, то прибегают к составлению приказа о переименовании должностей.

Документ удобен для использования, однако следует учитывать ряд нюансов.

Подготовка

Изменение названия должности, на которой работник находится, согласно ст. 57 ТК РФ, считается существенным условием для изменения трудового договора. Поэтому, чтобы приказ имел законную силу, к его согласованию и подписанию необходимо подготовиться.

Подготовка заключается в уведомлении самих сотрудников о намерениях компании. Если они не имеют ничего против того, что их должность будет называться по-другому, то они подписывают доп. соглашение к трудовому договору. Оно называется «О внесении изменений в трудовой договор». Таким образом, приказ может быть издан только на основании этих бумаг.

Какие могут использоваться формулировки

Для обоснованности бумаги в ней прописываются веские основания, которые побудили фирму воспользоваться таким приказом. Это может быть ссылка на Федеральный закон №400 «О страховых пенсиях» или любой другой, побудивший работодателя менять название должности. Приказ будет начинаться в этом случае так: «В целях приведения наименования должности в соответствие с требованиями». Далее будет идти ссылка на закон, постановление и пр.

НАПРИМЕР. Просто «бухгалтер» может быть заменен на «бухгалтер по материалам» или «заместитель главного инженера» заменен на «старший инженер», если без этой замены никак не обойтись.

Квалификационный справочник при этом – ориентир и поддержка для составителя. Иногда цель процесса обосновывают просто: «В связи с внесением изменений в штатное расписание», «В связи с изменением технологии производства» или «В связи с необходимостью увеличения, реорганизации отдела».

Оформление

Приказ должен содержать в себе:

  • Полное наименование издающей организации с указанием реквизитов, включающих индекс и адрес. Все это заключается в верхней части бумаги. Если она предназначена сугубо для внутреннего пользования, то включать этот пункт необязательно.
  • Город, в котором подписывается бумага. Эта информация располагается в левой стороне листа.
  • Дату издания документа. Указывается в правой стороне листа.
  • Присвоенный приказу номер. Он будет упомянут в книге регистрации приказов по личному составу.

  • Информацию об основаниях для переименования должности. Разновидностей веских оснований, достаточных для обращения к такому шагу, немного.
  • Старое и новое название должности.
  • Кто отвечает за процесс смены, вносит соответствующие поправки в штатное расписание. Это может быть кадровик или бухгалтер. Может быть указано ФИО этого сотрудника.

  • Кто будет контролировать процесс. Руководитель часто берет ответственность за контроль над переименованием на себя.
  • Ссылка на дополнительное соглашение (документов может быть несколько, если приказ касается нескольких сотрудников). Также ссылка на уведомления (если соглашений нет) либо на акт об отказе подписания уведомлений.
  • Подпись руководителя.

Особенно актуально составление такой бумаги в том случае, если при исполнении обязанностей есть какие-либо факторы вредности.

Не редки ситуации, при которых работник, согласно трудовому законодательству РФ, имеет право на досрочный выход на пенсию. Но его должность не числится в квалификационном справочнике. Пенсионный фонд при принятии решения о досрочном выводе сотрудника на пенсию всегда сверяется с квалификационным документом. Таким образом, работник может лишиться этой привилегии из-за проволочки с бумагами. Чтобы этого не случилось, оформляют данные приказы.

Какого рода эти изменения

Незначительные изменения, носящие организационный либо технологический характер, могут проводиться по односторонней инициативе работодателя. При этом заполняется не соглашение, а уведомление. Причем последнее подразумевает свободную форму изложения. Однако упоминание о том, с какого названия на какое меняется его должность, не будет лишним, а также причины, по которой это происходит. Добросовестный работодатель таким образом заботится о своих сотрудниках. Кадровикам не нужно забывать о таких нюансах. Желательно озаботиться этим вопросом за 2 календарных месяца до предполагаемого переименования.

Если работник не согласен с переименованием

Бывают случаи, когда сотрудник не согласен с действиями работодателя. Тогда он вправе оспорить его действия в судебном порядке. Если нет его подписи нет на соглашении или уведомлении о переименовании, то оформляется акт об отказе от соглашения (в комиссию для составления этого акта должны быть приглашены минимум два незаинтересованных в деле свидетеля, для упрощения дальнейшего взаимодействия).

К СВЕДЕНИЮ! Если работник подписал уведомление или соглашение, шансы на выигрыш его дела сводятся к нулю.

Увольнение такого сотрудника при отсутствии вакантных должностей с таким же названием будет проводиться официально и законно, согласно п.7 ст. 77 ТК РФ.

Внимание! Переименование должности не будет считаться переводом.

Куда заносится информация о приказе

Данные из этого документа обязательно отражаются в штатном расписании и других кадровых документах. Сам приказ заносится в книгу регистрации приказов по личному составу (эти документы хранятся 75 лет). В зависимости от специфики бумаги (состоят ли сотрудники на вредной службе и пр.) приказ о переименовании должностей может быть зафиксирован в общей книге регистрации приказов по основной деятельности. Таким же образом нужно поступать, если отдельной книги регистрации приказов по личному составу организация не имеет (но это должно быть упомянуто в распоряжения, уставе и других документах фирмы).

Инструкция по изменению штатного расписания в 1С: Зарплата и управление персоналом КОРП

Документ под название «Изменения в штатном расписании» добавляем, базируясь на утвержденном штатном расписании. Чтобы это осуществить, выбираем раздел Кадры, затем Штатное расписание и в итоге попадаем в Документы, изменившие штатное расписание.

При использовании документа об «Утверждении штатного расписания» можно посмотреть по базе должности, количество ставок и подразделения. Если расписание установлено в штатном порядке, то изменения в него можно добавить, только с помощью документа, который называется «Изменение штатного расписания». Открыть можно через два пути: КадрыИзменение штатного расписания либо же более длинным КадрыШтатное расписаниеИзменить текущее штатное расписание.

Когда вы добавляете документ, вам нужно заполнить следующие поля:

  • Дату, с которой начинается функционирование нового расписания.
  • Организация (если в ней вдруг присутствуют дочерние компании)
  • Позиция штатного расписания

Новые данные можно добавлять только через преобразование существующего расписания или полностью обновлять его.

После того, как поле позиции штатного расписания заполнено, нажимаем кнопку «Ок». Для внесения изменений, выбираем штатную позицию и пишем новые показатели:

  • Сколько и в каком виде начисляется (оклад, надбавки).
  • Количество рабочих ставок.
  • Разряд
  • Информация об отпускном периоде.

Измененная позиция будет выделяться в документе синим. При создании новой позиции, карточка рабочего расписания заполняется с нуля. Указывается должность, подразделение, в котором работает человека, график работы, размер и тип оплаты труда, количество ставок, а также разряды и отпускное время. Новая позиция будет подчеркнута зеленым цветом.

В документе можно и закрывать уволенные/ неработающие кадры, они будут выделены красным цветом. После того, как вы внесли и проверили все изменения, нажимаете на Провести и закрыть, в результате чего все данные сохранятся. Проверить новое расписание можно через отчет, который называется Штатная расстановка, найти ее можно в разделе Кадры, Кадровые отчеты.

Индексация штатного расписания в 1С ЗУП

Чтобы проиндексировать расписание, вам нужно сделать несколько простых шагов:

  1. В первую очередь проверьте настройки программы. В разделе кадрового учета и штатного расписания должна быть установлена галочка, что расписание штата сотрудников постоянно обновляется, а также ведется история изменений в расписании. А при оценке заработной платы необходимо отметить галочку, что индексация заработной платы рабочих выполняется.
  2. Зарегистрируйте индексацию начислений на расписании.

Воспользуемся путем: Кадры — Индексация штатного расписания — создать. Если какого-то звена пути вы не можете найти, то воспользуйтесь настройкой навигации.

Когда заполняется документ Индексация штатного расписания, то главное не забыть про заполнение данных о:

  • Месяце, с которого идет индексация.
  • Дате – точное число в этом месяце, с которого начнется расчет.

  • Индексируемых показателях
  • Коэффициента, по которому проводится индексация. Он вводится вручную.

Кнопка заполнить автоматически создает базу из работников, которые имеют начисления по индексируемым значениям.

Читайте также  Выходное пособие при увольнении из мвд

Индексация начислений проводится следующим образом : Зарплата – Индексация заработка – Создать. Раздел индексация заработка можно найти и через настройки навигации.

Здесь заполняем те же показатели: месяц, с которого начинается отсчет, показатели для индексации, а также коэффициенты. При оформлении видов начислений, которые умножаются на коэффициент, можно воспользоваться функцией округления.

Коэффициент, как и прежде, вводится вручную с клавиатуры. Работников можно добавлять 3 способами:

  • С помощью подбора нужного кадра в составленном списке.
  • Кнопка заполнить механически заполняет список сотрудниками, показатели которых внесены в показатели индексации.
  • Кнопка добавить позволяет вносить рабочих вручную.

Очень важно сравнить значения графы Оклады в созданных документах, они не должны различаться. Дата, месяц и коэффициент индексации в документах индексации Штатного расписания и заработной платы тоже должны совпадать. После проверки нажать на плашку Провести и закрыть. Если вдруг приказ об индексации необходим к печати, то сделать это можно с помощью одноименной кнопки.

Приказ можно также отправлять по почте или сохранять в любом текстовом формате.

Как правильно переименовать должность в СЗВ-ТД

Переименование должности — мероприятие, оформляемое полным комплектом кадровых документов с внесением корректировок в штатное расписание, трудовой договор и другие документы. Следует ли отражать переименование должности в новой отчетной форме СЗВ-ТД, которую с 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР? Какие сложности могут возникнуть при этом? Как Минтруд и ПФР рекомендует отражать переименование должности в СЗВ-ТД? Узнайте ответы из нашего материала.

Переименование должности — на что обратить внимание

Наименование должности прописывается в трудовом договоре с работником и является одним из обязательных его условий (ст. 57 ТК РФ).

Переименование должности может сопровождаться:

  • изменением трудовой функции работника;
  • сохранением прежнего функционала.

Для обоих случаев кадровое оформление производится по единому алгоритму:

  • с внесением корректировок в штатное расписание и изданием приказа;
  • ознакомлением с приказом сотрудника, чья должность меняет название.

При наличии согласия с изменением названия должности с работником заключается письменное допсоглашение к трудовому договору, вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, Письмо Роструда от 13.05.2009 №

Если работник с переименованием должности не согласен, то такую процедуру можно провести в порядке ст. 74 ТК РФ с предупреждением в письменной форме за 2 месяца, так как речь идет об изменении организационных условий труда.

С кадровым оформлением переименования должности все понятно. Что касается отражения переименования должности в СЗВ-ТД, то здесь не все так однозначно и могут возникнуть сложности (об этом расскажем в следующем разделе).

Как отразить в СЗВ-ТД переименование должности с изменением трудовых функций

В кадровом делопроизводстве переименование должности с изменение трудовой функции оформляется переводом. Такой вид кадрового мероприятия, как перевод, подлежит обязательному отражению в СЗВ-ТД.

При заполнении в СЗВ-ТД графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» нужное название мероприятия выбирается из следующего перечня (п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):

Рассмотрим пример отражения переименования должности с изменением трудовых функций.

Сотрудник принят на работу 17.02.2020 в должности «Инспектор по кадрам» (приказ от 17.02.2020 № 163/К). В октябре 2020 года в должностные обязанности сотрудника ввели функции по подбору персонала и работе с кадровыми агентствами, переименовав должность в «HR-менеджер». Сотрудника перевели на эту должность приказом от 12.10.2020 № 206/К.

В СЗВ-ТД за октябрь данное кадровое мероприятие отразили так:

В этом примере СЗВ-ТД представляется впервые в отношении данного работника, поэтому работодатель одновременно представил сведения о последнем кадровом событии (п. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. », п. 1.7 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п).

Отражение в СЗВ-ТД переименование должности без изменения трудовых обязанностей

По нормам трудового законодательства изменение наименования должности при сохранении прежнего функционала переводом не признается. Однако все необходимые кадровые документы оформляются в аналогичном порядке с последующей корректировкой трудового договора, изданием приказа, а также внесением сведений о переименовании должности в личную карточку работника и его трудовую книжку.

Учитывая, что переименование должности производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, это является кадровым мероприятием. Следовательно, если в отчетном месяце такое кадровое мероприятие имело место, работодатель обязан отразить его в СЗВ-ТД. Такое мнение высказали специалисты ПФР на своем официальном сайте. При этом в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отчета СЗВ-ТД чиновники ПФР рекомендуют указывать кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».

Таким образом, вне зависимости от того, сопровождается переименование должности изменением трудовых функций или нет, форму СЗВ-ТД следует представлять в ПФР в обязательном порядке с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД».

Почему нельзя отразить в СЗВ-ТД мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» при переименовании должности

Наименование кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», которое содержится перечне допустимых для заполнения в СЗВ-ТД графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении», использовать при переименовании должности нельзя.

Объяснение такому запрету простое — в п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» можно обозначить исключительно одно кадровое событие — переименование страхователя. То есть его использование в отчетной форме предусмотрено при изменении названия компании или смене фамилии работодателя-ИП.

Когда работодателю отразить в СЗВ-ТД переименование должности

Кадровое мероприятие по переименованию должности сотрудника следует отразить в СЗВ-ТД за тот месяц, в котором оно произошло.

Сдать отчетную форму со сведениями о переименовании должности следует по общим правилам — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведено кадровое мероприятие (п. 1.6 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п, п. 1 Постановления от 26.04.2020 № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления. » № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. »).

Что делать, если в СЗВ-ТД не отразили переименование должности

Если работодатель не отразил переименование должности в СЗВ-ТД за тот месяц, в котором произошло это кадровое событие, следует подать новую форму СЗВ-ТД по данному сотруднику. В новой СЗВ-ТД нужно отразить только недостающее мероприятие, не повторяя тех, что ПФР уже принял на основании первоначального отчета (п. 1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Наказание работодателя за просчеты в переименовании должности и неотражении этого мероприятия в СЗВ-ТД

С 01.01.2021 за неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника должностных лиц ждет наказание по ст. 15.33.2 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 1 Закона «О внесении изменений в КоАП РФ от 01.04.2020 № 90-ФЗ).

В ст. 17 Закона № 27-ФЗ также внесены изменения (Закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений. »). Теперь в указанной статье зафиксировано, что за ненадлежащее исполнение обязанности по передаче сведений о трудовой деятельности страхователь (его должностное лицо) несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

В 2020 году такие погрешности в оформлении СЗВ-ТД тоже наказываются — предупреждением или штрафом на компанию от 30 000 до 50 000 руб., на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Напомним также, что работодателя ждет административное наказание, если он халатно отнесется к процедуре оформления кадрового мероприятия по изменению названия должности:

  • не согласует с работником изменение названия должности и в одностороннем порядке проведет эту процедуру (если это не обусловлено изменениями организационных или технологических условий труда) — по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
  • вопреки требованиям ст. 72 ТК РФ не оформит письменное допсоглашение к трудовому договору об изменении наименования должности сотрудника — по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.
Читайте также  Льгота по пенсионному при покупке жд билетов

Мнение ПФР и Минтруда по отражению в СЗВ-ТД переименования должности

Сегодня работодатели вынуждены довольствоваться неофициальными разъяснениями ПФР и Минтруда в этом вопросе, поскольку в действующих правилах заполнения СЗВ-ТД не описан порядок отражения кадрового мероприятия под названием «Переименование должности без изменения трудовой функции». Специалисты ПФР, отвечая работодателям на этот вопрос, ограничились лишь одной фразой: при изменении наименования отдела или должности без изменения трудовой функции работника представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

Следует отметить, что трудовое законодательство не признает переводом такое кадровое событие, как переименование должности без изменения трудовой функции. Напомним, что перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции и(или) структурного подразделения, в котором трудился сотрудник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).

Поэтому странно слышать от Роструда, в лице заместителя руководителя И. Шкловца, разъяснение о том, что любое изменение наименования должности является переводом, изменением трудовой функции. По мнению чиновника, как только должность переименована, нужно издать приказ и отразить данное кадровое событие в СЗВ-ТД.

Работодателю безопаснее своевременно отражать в СЗВ-ТД кадровое событие под названием «Переименование должности без изменения трудовых функций» как мероприятие «ПЕРЕВОД». Это позволит избежать ненужных разборок с контролерами и снизит риски наказания работодателя за ошибки в отчетной форме.

Подводим итоги

Переименование должности в СЗВ-ТД:

  • отражается в том месяце, когда это кадровое мероприятие произошло;
  • не обозначается мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», так как такое обозначение предусмотрено только при переименовании компании или изменении фамилии работодателя-ИП;
  • чиновники ПФР и Минтруда рекомендуют обозначать мероприятием «ПЕРЕВОД» при заполнении графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении».

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ о введении штатного расписания — это документ, распорядительный акт по предприятию, в соответствии с которым вводятся структура, состав или численность штата, размер заработной платы, наименование подразделений или должностей.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание составляют по форме Т-3, дополнительно разрешено использовать форму, разработанную самостоятельно. Но как бы оно ни было составлено, его утверждают приказом руководителя.

Штатку невозможно утвердить раз и навсегда, в нее иногда приходится вносить различные изменения. Следует знать, как внести изменения в штатное расписание (ШР), это делается изданием распорядительного акта по предприятию. В этом случае руководитель издает приказ об изменении ШР.

В каких случаях необходим приказ

Внося поправки в штатку, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата и его материальное обеспечение. Приказ о внесении поправок работодатель вправе издать при необходимости в любой момент своей деятельности. Допускается:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые единицы в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности;
  • исправить допущенные ошибки.

Решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением.

Поправки в ШР делаются двумя способами:

  • внесением изменений в старый документ;
  • утверждением нового ШР.

Рекомендуется учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу варьируются в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. Если в результате меняются условия труда по инициативе работодателя, сотрудника уведомляют за 2 месяца ( ст. 74 ТК РФ). С учетом необходимости соблюдения этого срока принимается распорядительный акт. Как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. Образец допускается разработать самостоятельно, используя примеры бланков, унифицированной формы этого документа нет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали вопрос, должно ли быть в организации штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок подготовки и издания приказа

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. Аналогично оформляется внесение изменений в штатное расписание при добавлении штатной единицы, указывается основание введения новой должности, ее наименование, количество единиц, ШР начинает действовать в новой редакции с учетом изменений.

При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, действует все время. Документ только имеет разные версии, каждая из которых утверждена отдельным распоряжением.

После того как руководитель решил внести поправки, он дает распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные с ШР, являются общими по организации. Чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, например «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке для ограничения доступа к персональной информации работников (в них содержится информация о размере окладов). Срок хранения, по п. 40 перечня, утвержденного приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, составляет не менее 10 лет, в государственных и муниципальных организациях они хранятся постоянно в собственном архиве, а затем передаются в государственный.

Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это необходимо каждый месяц. Держать в ШР резервные места нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.

Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году» вы можете найти образец — приказ о введении штатки.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году
Источник: https://ppt.ru/news/126751

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году
Источник: https://ppt.ru/news/126751

Какие сведения должны содержаться в документе

Пример распорядительного акта о поправках в ШР рекомендуется посмотреть в качестве рекомендации перед подготовкой документа, необходимо ориентироваться на правила заполнения любого распорядительного акта. Он всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем указывается полное название фирмы, наименование самого распорядительного акта — «Приказ». К оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

  1. В названии акта обязательно указывается его тема, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
  2. У документа проставляются номер и дата составления.
  3. Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой указывают причины внесения поправок, а во второй — их конкретизацию. В качестве причин допускается указывать реорганизацию фирмы, оптимизацию структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
  4. Если необходимо, в документе даются распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении).

Ответ на вопрос, как исправить ошибку в приказе и штатном расписании, — издать приказ об исправлении, в котором указать, в чем состоит ошибка, и правильную информацию.

Подписывает локальный акт директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

Следует обратить внимание, что иногда (сокращение штата, корректировка окладов для действующих занятых должностей) необходимо заранее внести изменение в ШР, то есть дата введения поправок не совпадет с датой самого документа, так как поправки вводятся позже. Это случается, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или корректировок условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение издается заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

Читайте также  Где продлить социальную карту москвича в митино

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под подпись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомление о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить акт об отказе.

Какими приказами утвердить ШР

Рассмотрим образец распорядительного акта, изданного в связи с исключением должностей из штатки. Должности не заняты, поэтому новые условия вступают в силу на следующий рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

Вот пример приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности, форма действующая:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

г. Санкт-Петербург 02.02.2021 № 4шр

«О внесении изменений в штатное расписание»

В целях совершенствования организационной структуры и внедрения новых услуг,

1. Внести в штатное расписание, утвержденное приказом от 31.12.2018 № 1шр, с 03.04.2021 следующие изменения:

1.1. Ввести в штатное расписание структурное подразделение «Отдел делопроизводства» со следующим штатным составом:

  • делопроизводитель — 1 шт. ед., должностной оклад — 30 000 руб.;
  • секретарь — 1 ед., должностной оклад — 20 000 руб.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.П. Кузина.

Сложные вопросы составления и внесения изменений в штатное расписание

Ш татное расписание – это локальный акт организации 1 , в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

  • прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
  • содержится перечень структурных подразделений;
  • приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание 2 . На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:

  • путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
  • путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:

  • персональная надбавка;
  • надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
  • надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
  • доплата за работу во вредных условиях труда и др.

В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Подробнее о том, почему делегирование прав и обязанностей работодателя не оформляется доверенностью, см. статью «Доверенности в трудовых отношениях» журнала № 4′ 2011

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: