Как обосновать штатное расписание в спортивном учредлении

Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

  • Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
  • Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

  • в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

  • Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:
  1. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).
  2. Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
  3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
  4. Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
  5. Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

  • Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

  • Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

  • Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

  • Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

  • Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

  • Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  • на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
  • на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

  1. Есть ли в организации штатное расписание.
  2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
  3. На какой период утверждено штатное расписание.
  4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
  5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
  6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
  7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
    (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
  8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
    утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

  • Что такое штатное расписание
  • Форма штатного расписания
  • Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
  • Чем грозит отсутствие штатного расписания
  • Требования к штатному расписанию
  • Ошибки при составлении штатного расписания
  • Как утвердить штатное расписание
  • Как внести изменения в штатное расписание
  • Периодичность составления документа и сроки хранения
  • Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Читайте также  Пример полнения 3 ндфл за 2018 г по процентам по ипотеке

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Наиболее простой вариант выполнить перечисленные требования — загрузить бланк формы Т-3 и заполнить имеющиеся графы. Хотя каждый руководитель негосударственной компании имеет право разработать и принять ШР по собственной форме.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Если изменения в документе минимальны, можно использовать второй вариант. В случае, если объем поправок велик, лучше составить и утвердить новый документ.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

  1. Что такое штатное расписание
  2. Кто и зачем должен составлять
  3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  4. Требования к штатному расписанию
  5. Как утвердить штатное расписание
  6. Как внести изменения в штатное расписание
  7. Периодичность составления документа и сроки хранения
  8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Читайте также  Приказ об утверждении положения о выдаче расчетных

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Штатное расписание в ЗУП 3.1

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);

при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;

при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;

проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;

помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;

для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности — включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;

сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел «Настройка — Кадровый учет»:

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок «Используется работа по неполной ставке»:

Далее переходим к настройке штатного расписания по одноименной ссылке:

флажок «Ведется штатное расписание» установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

флажок «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

флажок «Ведется история изменений штатного расписания» установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание»;

флажок «Используется «вилка» окладов и надбавок» установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;

флажок «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну — «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;

способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

флажок «Использовать бронирование позиций» установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете «Штатная расстановка». Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

Читайте также  Стоимость услуг нотариуса при продаже комнаты в коммуналке

По завершению настроек нажмите кнопку «Применить и закрыть».

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания». Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел Кадры — Штатное расписание — Подразделения) и «Должности» (раздел Кадры — Штатное расписание — Должности).

Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

После проведения документа окно штатного расписания изменилось. Теперь в таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды.

Изменение штатного расписания

Для того, чтобы зарегистрировать изменение штатного расписания, перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания».

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе «Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание» (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Отчет «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет— ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.

Отчет «Анализ штатного расписания» — аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

Отчет «Начисления позиций штатного расписания» — аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

Отчет «Соблюдение штатного расписания» — показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».

Отчет «Штатное расписание на подпись» — имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Отчет «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» — представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

Отчет «Заполненность штатного расписания» — отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

Отчет «Изменение штатного расписания» — отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

Отчет «Штатная расстановка» — показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Организационная структура и штатное расписание в 1С: ЗУП

Правильно организованная структура оказывает влияние на дальнейшее функционирование предприятия. Задолго до открытия разрабатываются базовые документы, которые регламентируют действия работников, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка. Одними из основных документов являются штатное расписание и основополагающая структура предприятия.

Организационная структура в 1С: ЗУП

Составление основополагающей структуры подразумевает выстраивание всех подразделений в определенную схему взаимодействия и подчинения друг другу. Построение структуры предприятия может происходить согласно одному из видов:

  • линейный — все звенья подчиняются одному руководителю;
  • функциональный — распределение работников происходит в соответствии с определенными функциями, каждое из направлений имеет своего начальника;
  • матричный — с целью достижения определенных результатов объединяются специалисты различных направлений, например, для разработки проекта понадобится слаженная работа инженеров, архитекторов, сметчиков.

Организационная структура в 1С формируется в блоке «Зарплата и управление персоналом». Здесь в разделе «Главное» предложен справочник «Подразделения».

Программа дает возможность создавать простые и довольно сложные структуры. Создавая подразделение указывайте дату создания, режим работы, вышестоящие отделы. Для более удобной работы желательно указать, является ли структурная единица обособленной, обозначить отображение заработной платы в бухгалтерском учете и задать вид выплат.

Как вариант взаимодействия, можно рассмотреть пример простой структуры на следующем рисунке. В закладке «Вышестоящее подразделение» обозначено подразделение «Руководство».

Если предприятие имеет сложную систему взаимодействия, создается многоуровневый справочник.

Сформированный справочник «Подразделения» понадобится для составления штатного расписания, оформлении новых сотрудников, начислении и выплате заработной платы.

Штатное расписание в 1С: ЗУП

Штатное расписание создается в соответствии с рекомендованной унифицированной формой. На законодательном уровне требования по его ведению не закреплены. В штатном расписании фиксируют количество рабочих единиц по каждому подразделению, указывают должности, специальности вместе с показателями окладов.

При формировании штатного расписания важно уделить внимание следующим нюансам:

Сотрудники, работающие на одинаковых должностях, должны иметь равные оклады. В случае обнаружения разницы, трудовая инспекция определит ее, как неравные условия труда, необъективное отношение к работникам. В соответствии с обязанностями, прописанными в должностной инструкции, одинаковые требования выдвигаются к работникам одной категории. Они же получают за выполненную работу одинаковые начисления. При необходимости увеличения оклада лучше сделать одного специалиста старшим или ведущим. В другом варианте допускается уравнивание тарифной части, а разнице считать премиальной.

Работодатель обязан предоставлять открытые вакансии в центр занятости. Это важно учитывать при составлении штатного расписания. В нем не должно быть свободных единиц в том случае, когда штат укомплектован.

Этапы заполнения штатного расписания в программе 1С: Зарплата и управление персоналом

В первую очередь следует активировать возможность составления штатного расписания. Для этого в закладке «Настройка» выбирается окно «Кадровый учет», затем — «Настройка штатного расписания». Здесь устанавливается значок «Ведется штатное расписание». В этой же категории настроек делается выбор в пользу сохранения истории изменений. После выполнения этой манипуляции введение изменений в штатное расписание в утверждающем документе будет невозможно. Для корректировки информации понадобиться создание документа «Изменение штатного расписания». Под каждым пунктом настроек есть пояснительный функционал, который позволяет избежать ошибок.

После заполнения всех настроек кликаем «Применить и закрыть», заходим в раздел «Кадры». Выбираем подраздел «Штатное расписание», в котором можно вводить и утверждать документ. Мы рассмотрим вариант сохранения истории корректировок, для изучения пункта «Изменения штатного расписания». Для начала выбираем кнопку «Создать», появляется меню, в котором следует выбрать «Утверждение штатного расписания».

Нажимая на «Добавить позицию» заполняется каждая из строк таблицы. В этой части документа обозначают подразделение предприятия, число ставок, зарплату, рабочий график. Далее документ проводят и выводят на экран в виде приказа для утверждения или унифицированной формы Т-3 посредством кнопки «Печать».

После этих манипуляций определенные поля будут заполняться автоматически при работе со вкладкой «Прием на работу».

Для внесения других, обновленных данных при создании документа «Изменение штатного расписания» используются основные кнопки:

  • «Добавить позицию» — можно внести новую штатную единицу, строка при этом будет иметь зеленый цвет.

  • «Изменить позицию» — применяется для изменения суммы оклада, количество ставок, график позиции, которая была ранее создана. Изменения выделяются синим цветом.
  • «Закрыть позицию» — нажимать для сокращения. Внесенные изменения выделяться красным цветом.

Печать приказа о внесении изменений в штатное расписание возможна после того, как документ проведен в программе.

Чтобы увидеть действующее штатное расписание, необходимо в разделе «Кадры» выбрать подраздел «Штатное расписание». Анализ соответствия штатного расписания с наличием доступных штатных единиц возможен после создания соответствующих отчетов в разделе «Кадры».

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: