Как правильно заполнить книгу прихода и расхода ип

Бланк книги учёта доходов и расходов + образцы заполнения

Книга учёта доходов и расходов — это документ, который поможет подтвердить поступления и траты денег в течение года, если у ФНС появятся к вам вопросы при проверке.

Обычно КУДиР нужна налоговой при камеральных проверках, когда инспектор запрашивает у банков информацию о движении денег по вашему расчётному счёту. Если она не соответствует декларации, налоговая отправит вам требование предоставить пояснение.

Вести КУДиР обязаны все предприниматели и организации на УСН, а также предприниматели на ОСНО, ПСН и ЕСХН. Сдавать же книгу нужно только после запроса налоговой. Тем, кто не сделает этого в течение 10 дней, придётся заплатить штраф.

В этой статье подробно расскажем, что делать с КУДиР на упрощённой системе налогообложения и где отыскать книгу в Эльбе.

Как вести и распечатывать готовую КУДиР

КУДиР можно вести на бумаге и в электронном виде, но главное — вносить данные в хронологическом порядке. Если вы планируете записывать все хозяйственные операции от руки — распечатайте готовый бланк в начале налогового периода. А если хотите вести учёт в электронном виде — обязательно распечатайте заполненную книгу в конце отчётного периода. Иначе она не будет считаться действительной.

Вне зависимости от формата ведения завершённую и проверенную КУДиР нужно сшить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и печатью, если таковая имеется. Ещё не забудьте указать общее количество страниц на последнем листе. Чтобы всё сделать правильно, посмотрите фотоинструкцию.

Порядок работы с КУДиР устанавливает Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н, но в нём и в других документах не сказано, как правильно распечатывать книгу и нумеровать её страницы. Поэтому обычно предприниматели обращаются к общепринятому порядку: применяют одностороннюю печать и начинают нумерацию с титульного листа, оставляя его без номера.

Важно распечатывать книгу со всеми разделами, даже с теми, которые на вашей системе налогообложения заполнять не нужно. Нумеровать также придётся все страницы, даже пустые.

Если вы решили устроить отпуск и не совершали никаких финансовых операций в течение года, распечатывать КУДиР всё равно нужно. Просто заполните титульный лист и вместо цифр в графах поставьте нули. Нулевая КУДиР тоже должна нумероваться, прошиваться и заверяться.

Чтобы не потерять ни одного документа и не искать ошибки перед сдачей отчётности, лучше вносить записи в КУДиР регулярно. Так удобнее. Но никто не запрещает вам вносить все операции задним числом в конце отчётного периода.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Из каких разделов состоит КУДиР

КУДиР состоит из титульного листа и пяти разделов:

  • Раздел I — для учёта доходов и расходов.
  • Раздел II — для расчёта расходов на основные средства и нематериальные активы.
  • Раздел III — для расчёта убытков за прошлые периоды, которые уменьшают налоговую базу.
  • Раздел IV — для учёта расходов, уменьшающих налог.
  • Раздел V — для расчёта суммы торгового сбора, уменьшающего налог.

Какие разделы вам предстоит заполнять, зависит от объекта налогообложения: «Доходы» или «Доходы минус расходы». Рассмотрим подробнее различия.

Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы»

На упрощённой системе с объектом «Доходы» нужно заполнять разделы I, IV и V.

Раздел I. Доходы и расходы

В эту часть заносите все хозяйственные операции по порядку с указанием даты и номера первичного документа: платёжного поручения, товарного чека, акта, накладной и других. Также пропишите содержание операций, а в графе 4 укажите сумму дохода.

Графа 5 обычно не заполняется. Но если вы получали субсидию на поддержку малого и среднего бизнеса, укажите расходы, которые оплатили этими деньгами.
Отобразить субсидию в доходах тоже нужно, но не в тот же момент, как получили. Потратили часть субсидиии — добавили эту сумму сразу в доходы и расходы. Потратили ещё часть — снова внесли записи. И так делайте до тех пор, пока не потратите субсидию полностью.

Записывайте полученные доходы только тогда, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на расчётный счёт. Предоплата тоже считается доходом, поэтому её также заносите в графу 4. Даже возвращённую покупателю предоплату нужно указывать в этом столбце, только со знаком минус. Учитывать возврат в расходах и вносить его в графу 5 не надо, потому что он уменьшает налогооблагаемые доходы.

Раздел IV. Расходы, уменьшающие налог

В этот раздел нужно вносить те суммы, на которые потом уменьшится ваш налог: страховые взносы за сотрудников, взносы по договорам добровольного личного страхования и больничные пособия за первые три дня нетрудоспособности, оплаченные организацией. ИП должны указать ещё и страховые взносы за себя.

Записывайте расходы по мере уплаты, а в конце каждого каждого квартала подводите итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом и посчитать налог.

Пример заполнения раздела IV. Расходы, уменьшающие налог

Раздел V. Торговый сбор, уменьшающий налог

В этот раздел добавляйте суммы торгового сбора за каждый квартал. Заполнять его должны все налогоплательщики на УСН «Доходы», а не только те, кто обязан платить торговый сбор.

Если в вашем регионе нет торгового сбора, укажите отчётный год, а в показателях поставьте прочерки, чтобы налоговый инспектор не решил, что вы забыли заполнить раздел.

Если в вашем регионе есть торговый сбор, укажите порядковый номер операции, дату и номер первичного документа, период за который внесли платёж, и сумму.

Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы минус расходы»

На упрощённой системе с объектом «Доходы минус расходы» нужно заполнять разделы I–III, а также справку к разделу I на основе итоговой суммы доходов и расходов.

Раздел I. Доходы и расходы

В этот раздел, как и на УСН «Доходы», нужно заносить все хозяйственные операции в хронологическом порядке с указанием даты и номера первичного документа.

В графе 4 показывайте доходы, а в графе 5 — расходы. Не забывайте, что вносить нужно только те операции, которые учитываются при расчёте налога.

При учёте важно понимать, в какой момент денежные траты становятся расходами. Например, если вы приобретали товары для перепродажи, расходы в КУДиР можно заносить только в тот день, когда выполнены все три условия:

  • вы получили товар от поставщика;
  • вы оплатили этот товар;
  • вы отгрузили товар покупателю.

А расходы на зарплату сотрудников можно учитывать после того, как работник получил деньги на руки или на карту.

Подробнее о порядке определения доходов и расходов написано в статье 346.17 Налогового кодекса.

Раздел II. Расходы на основные средства и нематериальные активы

В эту часть вносите данные по основным средствам, которые уже введены в эксплуатацию. Затраты распределяйте равномерно по кварталам, оставшимся до конца календарного года.

Например, если вы купили офисную технику на 200 тысяч рублей в феврале, то распределите эту сумму по 50 тысяч на каждый квартал. А если покупка совершена в августе, то есть в третьем квартале, нужно списать по 100 тысяч в третьем и четвёртом кварталах.

Рассчитанную сумму за текущий квартал из графы 12 внесите в графу 5 раздела I с указанием последнего числа квартала.

Графы 7, 8, 14 и 15 заполняются только в том случае, когда основное средство купили до перехода на упрощённую систему.

Раздел III. Убытки прошлых периодов, уменьшающие налоговую базу

Если по итогам года вы заработали меньше, чем потратили, можно перенести этот убыток на следующие годы. То есть уменьшить на него или на его часть налоговую базу.

Для этого нужно сделать следующее:

  • В строке 010 отразите сумму убытков за предыдущие периоды, которая ещё не была учтена, а в строках 020–110 распишите суммы по годам.
  • В строку 120 перенесите налоговую базу из строки 040 справки к разделу I.
  • В строке 130 укажите убыток, который уменьшает налоговую базу текущего периода.
  • В строку 140 внесите убыток текущего периода из строки 041 справки к разделу I.
  • В строке 150 поставьте сумму оставшегося убытка, которую можно списать в следующих периодах.
  • В строках 160–250 расшифруйте неперенесённые убытки по годам.

А можно как-нибудь попроще?

Все тонкости заполнения КУДиР можно переложить на Эльбу. Сервис за вас сформирует книгу на основе разделов «Поступления» и «Списания». Безналичные и наличные платежи будут попадать в сервис автоматически, так как в Эльбе есть интеграция с банками, кассами и Контур.ОФД. Кроме передачи чеков Контур.ОФД формирует отчеты о выручке — по ним можно следить, как идут продажи.

В КУДиР переносятся не все операции, а только те, которые отмечены галочкой «Учитывать в налогах», поэтому проверьте, какие доходы и расходы нужно учитывать, а какие — нет. После этого вам останется только сохранить КУДиР в формате word или pdf и распечатать.

Чтобы получить КУДиР в Эльбе, зайдите в раздел «Отчётность» во вкладку «Актуальные задачи». В правом верхнем углу нажмите ссылку «Книга учёта доходов и расходов», а потом выберите год и вид книги. Также книгу можно распечатать в конце года, когда станет активна задача «Заплатить налог и отчитаться по УСН».

Эльба заполнит все нужные вам разделы, кроме второго. Но это не страшно, потому что вы можете сохранить книгу в формате word и отредактировать вручную.

Что ещё почитать по теме:

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Книга учета доходов и расходов для УСН в 2020 и 2021 году

Автор статьи — Аналитик в Контур.Бухгалтерии

Контур.Бухгалтерия — облачная бухгалтерия для бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Книга учета доходов и расходов — это особый реестр, куда налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), заносят хозяйственные операции для последующего расчета налоговой базы по налогу УСН.

Зачем нужно вести и нужно ли сдавать КУДиР

Книга учета доходов и расходов — это особый реестр, куда налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), заносят хозяйственные операции для последующего расчета налоговой базы по налогу УСН. Обязанность вести книгу учета доходов и расходов или КУДиР, как ее часто называют бухгалтеры, установлена статьей 346.24 НК РФ. Она есть и у организаций, и у предпринимателей.

Ошибки или отказ от ведения КУДиР, может привести к штрафам от 10 000 до 30 000 рублей. А если нарушения приведут к занижению налогооблагаемой базы — штраф в 20% суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей. Это закреплено в статье 120 НК РФ.

При этом обязанности сдавать КУДиР в налоговую нет. Если налоговики потребуют предоставить Книгу учета доходов и расходов в ходе выездной проверки, тогда вы обязаны предоставить Книгу в бумажном варианте, сшитую, пронумерованную и подписанную (ст. 89, 93 НК РФ). Также КУДиР может понадобиться, чтобы показать расходование средств целевого финансирования, или показать ПФР доходы для определения ставки страховых взносов ИП, или в банке для кредита.

В какой форме вести КУДиР и когда ее создать

Новую книгу нужно открывать на каждый налоговый период — календарный год. Если организация создана в течение года, книга открывается со дня создания и до конца года. Вести ее можно в бумажном и электронном виде. От выбора формата зависит порядок оформления:

  • В бумажной книге до начала записей нужно заполнить титульный лист, сшить и пронумеровать страницы, указать количество страниц на последней странице, заверить КУДиР подписью и печатью (при наличии);
  • Электронную книгу в конце налогового периода нужно распечатать, сшить, пронумеровать страницы и указать их количество, заверить подписью и печатью (при наличии).
Читайте также  Аренда грузовика 5 тонн без водителя

Выбранный способ ведения книги можно установить приказом руководителя или закрепить в учетной политике. Многие бухгалтерские программы и веб-сервисы (такие как Контур.Бухгалтерия или Эльба) с разной степенью простоты позволяют вести книгу в электронном виде. В конце года или если налоговая потребует, можно распечатать.

КУДиР оформляется в одном экземпляре. При наличии обособленных подразделений, книгу формирует головной офис. Данные подразделений в ней отдельно выделять не нужно (ст. 346.24 НК РФ).

Как заполнять Книгу учета доходов и расходов (КУДиР)

Форма и порядок заполнения книги утверждены приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135Н. КУДиР состоит из титульного листа и 5 разделов. Форма книги одинакова и для организаций, и для предпринимателей на УСН. От объекта налогообложения она тоже не зависит — меняется только порядок заполнения.

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы» заполняют 1, 4 и 5 разделы. При этом в первом разделе надо заполнить только графу с доходами.

Налогоплательщики с объектом «доходы за вычетом расходов» заполняют 1 и 3 разделы. А если есть основные средства (ОС), то и 2 раздел Книги. Дополнительно понадобится справка к разделу 1.

Общие правила заполнения

Отражайте в книги хозоперации отчетных и налогового периодов. Все записи вносите в хронологическом порядке на основании первичных документов. Регистрируйте в ней документы о получении или перечислении оплаты, а также подтверждения расходов (платежные поручения, чеки, акты, накладные и пр.) Все показатели указывайте в рублях и копейках.

Раздел 1 «Доходы и расходы»

УСН 6% — в первый раздел нужно вносить только деньги, которые поступают на расчетный счет или в кассу организации. Тут же надо указать дату и номер первичного документа: платежного поручения, приходного кассового ордера или выписки кредитной организации. Блок «расходы» для упрощенцев с объектом «доходы» обычно не актуален. В него нужно заносить только:

  • расходы, осуществленные за счет субсидий;
  • расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных и стимулирование создания безработными гражданами новых рабочих мест.

Это связано с тем, что полученное финансирование можно признать в доходах только по мере расходования. В остальных случаях заполнять графу 5 не обязательно, но и не запрещено. Некоторые доходники делают это, чтобы не терять контроль за расходами.

УСН 15% — первый раздел заполняйте полностью. Указывайте только те доходы и расходы, которые включаются в налоговую базу по налогу УСН. Прочие доходы и расходы указывать не нужно. Финансовые затраты, которые не связаны с получением прибыли, в Книгу не включайте.

Как правильно отражать доходы и расходы в разделе 1 подробно описано в статье 346.17 НК РФ. Там же прописан порядок признания доходов и расходов. Согласно нему и нужно заводить в Книгу доходы и расходы.

Также заполняется справка к разделу 1, где и производится расчет налога. Ее надо составить после подсчета итоговой суммы доходов и расходов, то есть по итогам года.

В Контур.Бухгалтерию нужно только вносить доходы и расходы — а сервис сам сформирует КУДиР по всем правилам.

Раздел 2 «Расчет расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов»

Упрощенцы с объектом налогообложения «доходы за вычетом расходов» заполняют второй раздел КУДиР, где отражается полная информация об основных средствах: дата приобретения, дата ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, остаточная стоимость и другие параметры для расчёта налоговой базы. Сюда можно внести только расходы, подтвержденные документами, которые направлены на покупку (создание) ОС и НМА или на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию, перевооружение.

Почему так сложно? Стоимость основного средства списывается в расходы равными частями в течение года. Но должны быть выполнены условия, которые и описаны в разделе 2. Основное средство списывается в расходы на последнее число квартала.

Раздел 3 «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу»

Этот раздел заполняют только организации и ИП на УСН 15% в том случае, когда в прошедших годах были убытки, которые можно перенести на следующие налоговые периоды в течение 10 лет.

Указываются суммы убытка за предыдущие годы, если есть. Потом эти данные включаются в справку к разделу 1. Если вы получили убыток в 2020 году, укажите его в Справке к Разделу 1. Третий раздел будет необходимо заполнить только в 2021 году. Если в прошлых периодах убытка не было, раздел можно не заполнять.

Раздел 4 «Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 НК РФ, уменьшающие сумму налога»

Этот раздел для упрощенцев на «доходах». В нем указывается информация о выплатах страховых взносов за работников и больничных пособий, на которые можно потенциально уменьшить налог УСН с объектом «доходы». ИП в этом разделе указывает и взносы, которые платит за себя.

Раздел 5 «Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога»

Этот раздел для упрощенцев на «доходах». Его ввели с января 2018 года. Указывайте в нем суммы торгового сбора или его части, в день уплаты. Сумма сбора вносится на основании официального документа из налоговой, в котором указано, что предприниматель обязан его уплачивать.

Заполнять раздел надо всем, а не только плательщикам торгового сбора. Если в вашем регионе сбор не введен, укажите в пятом разделе отчетный год, а в показателях проставьте прочерки. Так вы защититесь от претензий инспекторов, ведь по сути без раздела 5 регистр будет не полным.

А теперь подробнее о практике ведения КУДиР.

Как отражать доходы в КУДиР

В общем правиле доходы отражаются кассовым методом: на дату поступления на расчетный счет, в кассу или иным способом.

Для денег все понятно: есть дата платежного поручения или приходного кассового ордера и сумма. Но если доход поступил в виде имущества: компьютера, например?

Как учесть натуральный доход в КУДиР

Натуральный доход в виде имущества, материалов и прочего учитывается по рыночной стоимости. Как ее определять, можно посмотреть в статье 40 НК РФ. Отражать поступление нужно в деньгах на дату передачи имущества. Подтверждающим документом станет накладная или акт на передачу.

Пример отражения натурального дохода в КУДиР:

Доходы и расходы

Регистрация

Сумма

Дата и номер первичного документа

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Как ИП вести книгу учета доходов на патенте

Весь налоговый учёт на патенте укладывается в книгу учёта доходов. Она обязательна по НК РФ, а за её отсутствие грозят штрафы от 10 000 рублей. Разберёмся, какие доходы учитывать, какой датой их заносить и какими документами подтверждать.

Зачем вести учёт доходов на патенте

Книга учёта доходов на ПСН — требование ст. 346.53 НК РФ. Она нужна, чтобы показать налоговой, что вы соблюдаете ограничение по сумме доходов — 60 млн рублей в 2021 году. Предприниматели, которые превысят лимит, потеряют право на патент с самого начала его действия. Их автоматически переведут на УСН, если они ранее подавали уведомление о переходе на упрощёнку, или сразу на ОСНО.

Сдавать книгу как обязательную отчётность не надо, но налоговая может запросить её, когда будет проверять предпринимателя. Отсутствие книги — грубое нарушение правил учёта доходов и расходов. За это грозят штрафы по ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 рублей — за нарушение в одном налоговом периоде;
  • 30 000 рублей — за нарушение в нескольких налоговых периодах.

Сколько книг и как оформить

Форма и порядок заполнения книги утверждены приложениями 3 и 4 к приказу Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Заводите новую книгу на каждый год или с начала действия нового патента. Например, если первый патент куплен на 3 месяца, а затем приобретён ещё один — понадобится новая книга для учёта доходов.

Если ИП купил несколько патентов, можно вести одну книгу на все (п. 1 ст. 346.53 НК РФ). Но открыть для каждого патента свою книгу тоже можно — это не запрещено НК РФ и более удобно с точки зрения управленческого учёта.

Книгу ведут в бумажном или электронном виде. Но даже электронная книга в конце налогового периода должна быть распечатана, прошнурована и пронумерована. На последней странице укажите количество страниц в книге, поставьте подпись ИП и печать (при наличии). Регистрировать и заверять книгу в налоговой не нужно.

Чтобы избежать ошибок и не заморачиваться с ведением бумажной книги и составлением таблиц в Excel, пользуйтесь возможностями автоматизации. Контур.Эльба составляет книгу сама, а если у вас есть интеграция с банком и кассой, про книгу думать вообще не придётся.

Как заполнять книгу учёта доходов на патенте

Книга учёта доходов для ПСН совсем небольшая. Она состоит из титульного листа и одной таблицы со сведениями о доходах.

На титульном листе укажите следующие данные:

  • о себе — ФИО, ИНН, адрес;
  • патенте — срок действия и субъект РФ, в котором он получен;
  • расчётных счетах — номер счёта и название банка;
  • присвоенных кодах — ОКУД и дату по нему указывать не нужно, а ОКПО и ОКАТО можно быстро узнать в сервисе Контур.Бухгалтерии.

Раздел I — это таблица с доходами. Записывайте в неё все доходы от реализации, полученные по патентной деятельности. Так, не надо вносить полученный заём или возвращённый покупателем аванс, доход от другого бизнеса, который ведёте на УСН или ОСНО.

Все доходы записывайте в строго хронологическом порядке — от самого раннего к самому позднему.

Раздел включает 4 графы:

  • Графа 1 — порядковый номер строки, в которую записываете данные о доходе.
  • Графа 2 — дата и номер первичного документа, который подтверждает доход. Это могут быть платёжные поручения, выписки, чеки ККТ, БСО, отчёты о закрытии смены. По неденежным доходам — акт приёмки имущества или соглашение о взаимозачёте.
  • Графа 3 — содержание операции, например «Получена оплата за перевозку груза из Москвы в Иваново от ООО “Лютик”».
  • Графа 4 — сумма дохода по операции в рублях.

Когда закончите книгу, последней строкой подсчитайте общий доход.

Пример оформления Раздела I книги учёта доходов на патенте

Какие доходы и как учитывать — отвечаем на сложные вопросы

Сама книга выглядит простой, но нюансов в заполнении всё же хватает. Надо правильно определить, когда учитывать доходы, какими документами их оформлять, как записывать авансы и пр.

Когда учитывать доходы в книге

На патенте датой получения дохода признаётся (п. 2 ст. 346.53 НК РФ):

  • для дохода в денежной форме — день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счёт в банке или на счета третьих лиц по поручению ИП;
  • для доходов в натуральной форме — день передачи дохода в натуральной форме;
  • для иных доходов — день получения иного имущества (работ, услуг), имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты).
Читайте также  Сотруднику выплатили больше чем начислили как удержать

Если покупатель рассчитывается векселем, датой дохода будет дата оплаты векселя или день передачи налогоплательщиком векселя по индоссаменту третьему лицу.

Как часто вносить записи в книгу

Предприниматель должен вести полный, непрерывный и достоверный учёт доходов (Приказ Минфина от 22.10.2012 № 135н). Несвоевременное отражение будет считаться грубым нарушением правил учёта доходов по ст. 120 НК РФ. Поэтому доходы в книге рекомендуется фиксировать в дату фактического получения, но можно делать это и реже, например раз в неделю. Мы не советуем заполнять книгу раз в месяц или квартал.

Как учитывать доходы в валюте и натуральной форме

Доходы в валюте учитываются вместе с рублёвыми. При этом доход в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу Центробанка, установленному на дату получения дохода (п. 5 ст. 346.53 НК РФ).

Если доход получен в натуральной форме, учитывайте его по рыночным ценам. Их определяют по правилам ст. 105.3 НК РФ.

Как учесть предоплату от покупателей

Предоплату записывайте в книгу учёта датой, в которую получили деньги. Она тоже учитывается для проверки соблюдения лимита доходов для применения ПСН (Письмо Минфина России от 03.02.2017 г. N 03-11-12/5800).

Если вернёте покупателю ранее полученный аванс, то на сумму возврата уменьшите доходы налогового периода (п. 4 ст. 346.53 НК РФ). Для этого в книге учёта доходов сделайте запись на дату возврата предоплаты и поставьте в графе 4 сумму со знаком минус.

Как отражать операции в книге доходов, если нет кассовой книги

Для ИП на патенте действует упрощённый порядок кассовых операций (п. 1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Патентщики могут не устанавливать лимит остатка наличных, не составлять приходные и расходные кассовые ордера и не вести кассовую книгу. Но если хотите это делать, то тоже можно — никто не запрещает.

Отразить в книге учёта доход, полученный через онлайн-кассу, можно следующими способами:

  • на основании бухгалтерской справки за день, за неделю или за месяц (квартал) исходя из данных выручки из отчёта ОФД;
  • регистрировать в книге каждый кассовый чек.

Бухгалтерская справка — это тоже первичный документ, если она содержит все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухучёте.

Эксперт Норматива Светлана Пятовол считает, что можно не регистрировать каждый чек в книге учёта: «Вся кассовая выручка учитывается онлайн через ОФД. По факту, с введением онлайн-касс регистрация чеков в книге учёта всего лишь добавляет работы предпринимателю. А смысл? Все данные ОФД всё равно поступают в налоговые органы. Но так как НК РФ предписывает предпринимателю вести учёт доходов на патенте с целью соблюдения лимита выручки, то, по моему мнению, отражение доходов в книге учёта на основании бухгалтерской справки не будет являться нарушением законодательства».

Как отражать в книге доходы от безналичных расчётов

Если покупатель оплатил товар безналом, ему нужно выдать кассовый чек. Доходом будет вся сумма реализованного товара без уменьшения на комиссию за эквайринг. Например, если вы получили оплату с карты на сумму 10 000 рублей, а на счёт получили только 9 800 (за вычетом комиссии банка), то в книгу надо записать всё равно 10 000 рублей.

О том, какой датой отражать доходы в книге, мнения экспертов разделяются. Часть считает, что это необходимо делать на дату поступления денег от покупателя на счёт, ссылаясь на письмо Минфина от 03.04.2009 № 03-11-06/2/58. Другая часть полагает, что эта позиция устарела и не относится к патенту в принципе, поэтому в книге следует указывать дату выдачи кассового чека независимо от того, в какой день банк зачислит выручку на счёт. Но это действует только в случае, если расчёт за товар произведён, покупателю выдан чек, и деньги списались с его счёта.

По факту многие банки-эквайеры зачисляют выручку на расчётный счёт в тот же день, в который произошла оплата, поэтому разрыва быть не должно.

Как исправлять ошибки в книге

В электронной книге, которая ещё не напечатана, достаточно просто скорректировать неправильную запись. В бумажной или распечатанной электронной — аккуратно зачеркните неправильные данные и рядом впишите верные, заверьте правку подписью ИП и печатью (при наличии) и поставьте текущую дату.

Дополнительно подготовьте бухгалтерскую справку, в которой объясните, что было неправильно в книге и по какой причине вы внесли корректировку.

Пример бухгалтерской справки об исправлении в КУДиР

Читайте также

  • Как уменьшить патент на страховые взносы
  • Патент в 2021 году: новые виды деятельности, налоговый вычет
  • Как выбрать налоговый режим на 2021 год: изучаем ограничения
  • УСН и патент: как правильно совместить
Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Книга учета доходов ИП на патенте — 2021

Весь налоговый учет индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения (ПСН), сводится к составлению книги учета доходов. Где найти ее форму, как правильно делать записи, какие нюансы при этом следует учитывать, расскажем в статье.

Зачем вести книгу учета доходов ИП на патенте

Предприниматели, работающие на ПСН, не обязаны вести бухучет и не должны предоставлять в налоговую инспекцию декларацию по налогу и бухгалтерскую отчетность. Единственная обязанность всех ИП, применяющих патент, — вести книгу доходов (п. 1 ст. 346.53 НК РФ). Она нужна, чтобы доказать, что предприниматель соблюдает ограничение по сумме доходов — 60 млн рублей в год по всем имеющимся у ИП патентам. Если предприниматель превысит этот предел, то он потеряет право на применение ПСН с самого начала действия патента.

Например, ИП купил патент сроком действия с 01.01.2021 по 30.06.2021. Его доход превысил ограничение 15.05.2021. Предприниматель утрачивает право на применение ПСН с 01.01.2021, а не с 15.05.2021. С указанной даты он будет автоматически переведен на ОСНО. ИП должен заплатить все налоги, предусмотренные этой системой.

Если предприниматель наряду с ПСН применял упрощенную систему налогообложения (УСН) или был плательщиком единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН), заплатить обязательные платежи нужно будет по правилам этих специальных режимов.

При одновременном использовании:

  • УСН и ПСН при расчете 60-миллионного лимита учитывают доходы от продажи товаров, работ, услуг по обоим указанным спецрежимам (п. 6 ст. 346.45 НК РФ, письмо Минфина РФ от 30.12.2020 № 03-11-11/116619);
  • УСН и ЕСХН — не учитывают денежные средства, полученные от продажи продукции, в отношении которой применяется ЕСХН, то есть считают только доходы от тех видов деятельности, в отношении которых действует патент (письмо Минфина РФ от 25.12.2020 № 03-11-11/114302).

Сдавать книгу в налоговую инспекцию в качестве отчетности не требуется. Но при проведении проверки ее могут затребовать. Отсутствие книги станет грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За него предпринимателю грозит штраф в размере:

  • 10 тыс. рублей, если нарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
  • 30 тыс. рублей, если правонарушение растянулось на несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Как заполнить книгу учета доходов ИП на патенте

Правила заполнения книги доходов предпринимателей, работающих на патенте, утверждены Приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н. Записи следует делать в хронологической последовательности. Их основой служат первичные документы. Обязательные требования к таким документам можно найти в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Вести книгу следует на русском языке. Если первичные документы составлены на другом языке, их следует построчно перевести.

Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде, например, в таблице Excel или в специальной программе.

При выборе электронного варианта по окончании налогового периода предприниматель должен распечатать ее бумаге. Книгу следует прошнуровать и пронумеровать. На прошивке надо указать общее количество страниц, а документ подтвердить подписью ИП и скрепить печатью (при наличии).

До 2017 года необходимо было заводить книгу отдельно по каждому патенту. Сейчас, если патентов несколько, достаточно одного документа, так как неважно, по какому из патентов поступили денежные средства. Важно, что доходы были получены по виду деятельности, в отношении которого предприниматель применяет ПСН.

Образец книги учета доходов ИП на патенте

Форма книги также утверждена приказом № 135н. Она состоит из титульного листа и раздела I «Доходы». На титульном листе необходимо указать:

  • год, на который заведена книга;
  • дату составления;
  • Ф.И.О. предпринимателя;
  • его ИНН;
  • название и код по ОКАТО региона, в котором был получен патент;
  • срок его действия;
  • адрес местожительства ИП;
  • номера его банковских счетов и названия кредитных организаций, в которых они открыты.

Заполнение титульного листа может выглядеть так:

Раздел I «Доходы» оформлен в виде таблицы, состоящей из четырех граф:

  • в первой нужно указать номер записи по порядку: 1, 2, 3, 4. ;
  • во второй — номер и дату первичного документа (договора купли-продажи, договора на выполнение работ или оказание услуг, акта выполненных работ (оказанных услуг), товарной накладной, платежного поручения, кассового чека, бланка строгой отчетности, отчета о закрытии смены из кассы и так далее);
  • в третьей — содержание хозоперации (оплата по договору, поступление предоплаты, розничная выручка за такое-то число и так далее);
  • в четвертой — размер полученного дохода в рублях.

В последней строке нужно подсчитать общий размер полученного дохода за налоговый период.

Пример заполнения раздела I «Доходы»:

Когда нужно учитывать доходы

Доходы нужно учитывать в день их получения (п. 2 ст. 346.53 НК РФ):

  • при получении в денежной форме таким днем будет дата получения денежных средств в наличной форме, дата их перечисления на банковский счет предпринимателя или перечисления по его поручению на счета других лиц;
  • при получении дохода в натуральной форме — дата его передачи;
  • при оплате или погашении другим способом — дата получения имущественных прав, работ, услуг, товаров;
  • при расчете покупателя векселем — дата поступления денежных средств от векселедателя или день передачи векселя по индоссаменту третьему лицу.

Полученную предоплату нужно фиксировать в книге в день ее получения (письмо Минфина РФ от 03.02.2017 № 03-11-12/5800). Если аванс пришлось вернуть, то на его размер следует уменьшить доходы налогового периода, в котором был осуществлен возврат (п. 4 ст. 346.53 НК РФ).

Доходы, полученные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России, который действовал на день получения денежных средств, а затем суммировать с другими поступлениями.

Доходы, полученные в натуральной форме, следует учитывать по рыночным ценам.

При продаже товаров, работ, услуг в розницу доходы, полученные наличными, можно отображать разными способами:

  • прописывать каждый выданный чек отдельной строкой;
  • записать всю выручку за день одной строкой, указав в качестве первичного документа отчет о закрытии смены.

При расчетах картой нужно обращать внимание на два момента.

Во-первых, в состав доходов нужно включать комиссию, удержанную банком за эквайринг. Например, услуги на сумму 5 тыс. рублей были оплачены картой. На счет предпринимателя поступило 4 700 рублей, 300 рублей банк удержал в качестве комиссии. В книге учета предприниматель должен отразить доход в размере 5 тыс. рублей, а не 4 700 рублей.

Во-вторых, не существует единой позиции по вопросу, какой датой отражать доходы: датой пробития чека или датой поступления денежных средств на счет предпринимателя от банка-эквайера. Часть специалистов полагает (со ссылкой на письмо Минфина РФ от 03.04.2009 № 03-11-06/2/58), что учитывать деньги нужно после их поступления на счет. Другая часть считает, что эти разъяснения не относятся к патенту и в книге нужно фиксировать дату выдачи чека. На практике банки перечисляют средства в тот день, в который была произведена оплата, поэтому сложностей с указанием дат не возникает.

Рекомендуем при заключении договора на эквайринг обращать внимание на сроки перечисления банком денег. Во избежание проблем, это должна быть дата оплаты товаров, работ, услуг картой.

Как часто вносить данные в книгу учета доходов на патенте

ИП должен обеспечить полноту, непрерывность и достоверность учета доходов. Потому в идеале записывать доходы нужно в день их фактического получения. Можно это делать и раз в неделю, и реже. Но этом случае есть риск что-то упустить или перепутать. Поэтому каждый предприниматель решает, с какой периодичностью он будет делать записи. Главное, чтобы книга была сформирована по окончании налогового периода.

Читайте также  Должностная инструкция ответственного за архив

Как исправлять ошибки в книге учета доходов

Все зависит от того, каким образом предприниматель ведет книгу. Если в электронной форме, то до того момента, когда документ будет распечатан и прошит, правки вносить несложно — достаточно исправить данные в электронной форме. Также можно удалить лишние записи или вставить недостающие. После удаления или вставки нужно проверить правильность порядковых номеров записей.

Если электронная книга распечатана либо документ вообще ведется на бумаге, для внесения правок нужно:

  • аккуратно зачеркнуть неправильные сведения;
  • рядом вписать верные данные;
  • проставить дату внесения правок;
  • заверить изменения подписью предпринимателя и печатью (при наличии).

Порядок заполнения книги требует, чтобы внесение правок было обоснованно. Поэтому дополнительно нужно составить бухгалтерскую справку, в которой необходимо объяснить, по какой причине были произведены изменения. Чаще всего причиной правок становятся описки и опечатки либо забывчивость предпринимателя, когда записи не ведутся ежедневно.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

  • Ведение книги доходов и расходов при УСН: правила и ответственность
  • Как вести книгу доходов и расходов ИП
  • Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате
  • Как заполнить разделы книги учета доходов и расходов
  • Как проверить книгу доходов и расходов в 1С
  • Книга учета доходов и расходов: пример заполнения в особых ситуациях
  • Итоги

Ведение книги доходов и расходов при УСН: правила и ответственность

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ все налогоплательщики, избравшие УСНО, должны вести учет полученных доходов и понесенных затрат с целью определения объекта обложения налогом. Для этой цели ежегодно заводится налоговый регистр: книга доходов и расходов.

Форма этого регистра и правила (порядок) его заполнения утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н (далее — Порядок, приказ № 135н).

Вестись книга может каким угодно способом (заполняться вручную или на компьютере), но в любом случае ее итоговый экземпляр должен существовать в бумажном виде, иметь пронумерованные листы и быть заверенным подписью руководителя юрлица или ИП и печатью (если она есть).

Книгу не требуется сдавать в ИФНС вместе с налоговой декларацией, но при проведении проверки она должна быть представлена проверяющим в 10-дневный срок (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Если книга не ведется либо при ее заполнении допущены существенные нарушения, которые привели к занижению объекта налогообложения, налогоплательщику-нарушителю грозит штраф. Максимальный размер штрафа — 20% от суммы не поступившего в казну единого УСН-налога, минимальный — 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Если нарушение порядка ведения налогового учета не привело к занижению налога, штраф для налогоплательщика составит от 10 000 до 30 000 рублей (пп. 2 и 3 ст. 120 НК РФ). Непредставление книги по требованию проверяющих обернется штрафом в размере 200 руб. (ст. 126 НК РФ) плюс 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП) в виде административного взыскания на руководителя юридического лица.

Подробнее об ответственности за совершенные налоговые правонарушения читайте в статье «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Как вести книгу доходов и расходов ИП

Порядок ведения книги доходов и расходов для индивидуальных предпринимателей ничем не отличается от общих правил.

Предприниматели не указывают в графе 4 раздела I книги доходы, которые облагаются НДФЛ. Об этом прямо говорится в п. 2.4 Порядка, утвержденного приказом № 135н.

В разделе IV ИП на УСН 6% без наемных работников отражают перечисленные ими за себя страховые взносы. Те, кто производит выплаты другим физическим лицам, в этой графе отражают как взносы, перечисленные за себя в фиксированном размере, так и аналогичные платежи, уплаченные за сотрудников.

Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате

На большинстве официальных порталов с нормативными документами предлагается скачать файл в формате MS Excel для ведения регистра в электронном виде. При его загрузке открывается электронный документ в виде форматированного приложения к приказу № 135н.

В связи с тем, что порядок ведения книги в электронном и бумажном форматах одинаков, особых сложностей с ее оформлением на компьютере возникнуть не должно. В случае если ошибка, допущенная при регистрировании операции, была обнаружена до вывода книги на бумажный носитель, ее легко исправить. Если же ошибка была обнаружена, когда регистр был распечатан, исправление производится на основании п. 1.6 Порядка (заверяется подписью руководителя и печатью (при ее наличии) с проставлением даты внесения корректировки).

Регистр, который в течение года велся в электронном формате, должен быть распечатан по завершении налогового периода. Листы его нумеруются, сшиваются и скрепляются подписью руководителя — юридического лица или ИП и печатью (при ее наличии).

Отправка книги в ИФНС в электронном формате с цифровой подписью указанным Порядком не предусмотрена.

Можно ли в течение года изменить способ ведения КУДиР (с электронной на бумажную или наоборот)? На этот вопрос ответил Минфин РФ. Получите пробный онлайн доступ к К+ бесплатно и переходите к разъяснениям чиновников.

Как заполнить разделы книги учета доходов и расходов

Каждая хозяйственная операция, совершаемая налогоплательщиком на УСН в налоговом периоде, которая оказывает влияние на формирование налогооблагаемой базы, должна регистрироваться в книге. Записи производятся в хронологическом порядке. По итогам каждого квартала и в конце года подбиваются итоги.

Подробный комментарий по заполнению книги учета доходов и расходов, включая образцы заполнения, привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный онлайн доступ к К+ бесплатно и переходите к рекомендациям.

В графе 4 раздела I отражаются доходы, перечень которых содержится в ст. 249–250 НК РФ. Соответственно, сюда не заносятся операции, перечисленные в ст. 251 НК РФ, а также те, которые облагаются налогом на прибыль у юридических лиц или НДФЛ у ИП. Доходы, полученные в натуральной форме, отражаются по рыночной цене поступившего имущества.

Налогоплательщики, избравшие объект учета «доходы минус расходы», вносят в графу 5 этого же раздела свои затраты (их перечень указан в ст. 346.16 НК РФ). «Упрощенцы», уплачивающие налог от объекта «доходы», указывают в этой графе свои расходы, произведенные в рамках реализации бюджетных программ по безработице, а также затраты, которые были произведены из субсидированных на развитие предпринимательства средств.

Раздел II, касающийся основных средств, заполняют упрощенцы, избравшие объектом налогообложения «доходы минус расходы». Раздел III также оформляют налогоплательщики, работающие с объектом «доходы минус расходы», если у них по итогам предшествующих лет есть убытки, которые можно учесть, рассчитывая налог за текущий год.

Раздел IV заполняется налогоплательщиками, которые рассчитывают единый налог от объекта «доходы». Здесь регистрируются все уплаченные страховые взносы, которые оказывают влияние на снижение суммы начисленного налога.

С 2018 года книга доходов и расходов дополнена еще разделом V, в котором налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения «доходы», отражают уплаченные суммы торгового сбора, которые влияют на размер налога, подлежащего уплате в бюджет.

Подробнее о различиях в порядке заполнения книги в зависимости от выбранного объекта налогообложения читайте в материале «Порядок заполнения КУДиР при УСН доходы минус расходы».

Скачать актуальный в 2020-2021 годах бланк книги расходов и доходов можно на нашем сайте.

Если вы используете объект налогообложения «доходы», то образец КУДиР за 2020 год смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас «доходы минус расходы», то образец за 2020 год — по этой ссылке. Это бесплатно.

А если вам требуется прежний вариант регистра (за 2013-2017 годы), то это он:

Как проверить книгу доходов и расходов в 1С

Возможность проверить правильность ведения книги доходов и расходов есть в программе «1С: Бухгалтерия». Для этого предусмотрена специальная функция «Помощник заполнения книги». С ее помощью бухгалтер может запускать регламентные операции и анализировать полученные результаты.

При загрузке встроенного в программу специального сервиса можно просмотреть все принимаемые и непринимаемые расходы. Самой распространенной ошибкой является «неподтягивание» программой документов, подтверждающих оплату понесенных расходов. А в случае отсутствия оплаты расходы не могут быть приняты к учету (ст. 346.17 НК РФ). Исправить ошибку можно путем группового перепроведения всех документов за налоговый период.

Обо всех нюансах использования этой бухгалтерской программы упрощенцами читайте в статье «Использование ”1С Бухгалтерия“ при УСН».

Книга учета доходов и расходов: пример заполнения в особых ситуациях

Пример заполнения книги учета доходов и расходов поможет избежать ошибок в ее оформлении. Это особенно актуально в ситуациях, когда возникает какая-либо нестандартная операция.

Налогоплательщик на УСН перечислил предоплату поставщику, но тот не отгрузил ему товар, и в конце концов вернул предоплату. В этой ситуации запись в графе 5 не может быть сделана при перечислении аванса, поскольку такой вид расходов не указан в ст. 346.16 НК РФ. А значит, возвращенный аванс не показывается и в графе 4 «Доходы». Об этом говорится и в письме Минфина России от 12.12.2008 № 03-11-04/2/195.

Если налогоплательщик получает предоплату, эта сумма отражается в доходах, поскольку упрощенцы обязаны применять кассовый метод. А вот при возврате аванса необходимо сторнировать запись, сделанную ранее на сумму возвращенного покупателю аванса.

Образец заполнения книги доходов и расходов за 2019-2020 годы можно найти на нашем сайте.

А это образец заполнения книги доходов и расходов за периоды до 2018 года:

Итоги

Не пренебрегайте заполнением книги доходов и расходов, ведь заполнить этот регистр несложно, а последствия его отсутствия могут быть достаточно ощутимы. Скачайте бланки и образцы из нашей статьи и проверяйте себя при заполнении.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: