Назначение исполняющим обязанности главного бухгалтера с доплатой

Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела

Квартальная отчетность сдана, и ваш главбух решает уйти в отпуск. Чтобы его отсутствие не превратило работу в кромешный ад, делегируйте его полномочия другому сотруднику. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемым и законом не установлен.

Есть несколько способов, как это сделать.

Руководитель компании берет на себя ведение бухучета

Но это можно сделать не всегда. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора можно на предприятиях малого и среднего предпринимательства, в некоммерческих организациях и организациях, получивших статус резидента Сколково. Но если эти компании подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, микрофинансовой организацией, коллегией адвокатов и иными организациями, перечисленные в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, лично вести бухгалтерский учет руководитель не сможет.

Передаем полномочия заместителю

Если в штатном расписании есть должность заместителя главного бухгалтера, то тогда полномочия главбуха на время его отпуска переходят к нему автоматически. На практике это прописывается в трудовом договоре заместителя или в его должностной инструкции.

Если у главного бухгалтера несколько заместителей, издается приказ о том, кто именно будет замещать его на время отпуска. По этому приказу все документы, которые подписывал главбух, могут быть подписаны его заместителем, с указанием должности.

Оформляем временное совмещение иным сотрудником бухгалтерии

Часто на время отпуска главбуха его обязанности передаются ведущему бухгалтеру, бухгалтеру на участке или иному сотруднику бухгалтерии. Для этого оформляют временное совмещение. На временном совмещении сотрудник помимо своей работы, выполняет дополнительно работу главного бухгалтера. За это ему назначается доплата. Размер доплаты устанавливается руководителем и согласовывается с работником. Доплата может быть как фиксированной суммой, так и разницей в окладах или процентом от оклада по основной работе. Временное совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом .

В приказе о совмещении должностей необходимо указать (ст. 151, 60.2 ТК РФ):

  • обязанности, которые работник должен выполнять на совмещении;
  • срок их выполнения;
  • размер доплаты работнику;
  • возможность подписания финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Оформляем временный перевод иного сотрудника

Этот вариант целесообразен, если главного бухгалтера не будет долго. Так как замещающий его сотрудник освобождается от своей основной работы и полностью берет на себя функции главбуха, зарплату он тоже получает как главный бухгалтер (ст. 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника также составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ.

Оформляем срочный трудовой договор

Еще один вариант — заключение срочного трудового договора с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать все предписания Трудового кодекса при приеме на работу нового сотрудника и его последующем увольнении. Этот вариант имеет смысл рассматривать, если речь также идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.

Но помните, что в открытые акционерные общества (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и прочие организации, указанные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете принять на должность главного бухгалтера можно только человека, отвечающего следующим требованиям :

  • наличие высшего образования;
  • стаж работы бухгалтером не менее 3 лет;
  • отсутствие неснятой и непогашенной судимости по экономическим преступлениям.

Отсутствие главного бухгалтера не освобождает организацию от подачи отчетности и ответы на требования налоговой службы, но новый сотрудник может быть не в курсе каких-то нюансов. Поэтому лучше подстраховаться — пусть у главбуха будет возможность посмотреть и проконтролировать подачу отчетов и писем в ФНС дистанционно. Воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер , а если вы еще не успели освоить электронную отчетность — для вас действует бесплатный 30-ти дневный период (с полным функционалом).

Подписание счетов-фактур

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Это касается бумажных вариантов. Но счет-фактуру могут подписать и « иные лица, уполномоченные на то приказом организации или доверенностью от имени организации ». Это означает, что на время отпуска за главбуха подписывать счета-фактуры могут и другие работники организации. Например, сам директор компании.

При составлении счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется. Поэтому организация на электронном документообороте на период отпуска главного бухгалтера продолжает использовать электронную подпись директора. Важно отметить, что это должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по сути, является электронным аналогом подписи от руки.

Руководитель организации получает теперь электронную подпись в ФНС, а вот другие сотрудники по прежнему в аккредитованных удостоверяющих центрах (АУЦ). Такском аккредитован по новым правилам и готов выпустить подписи для любого сотрудника компании , в т.ч. дистанционно — с помощью действующей ЭЦП или биометрического загранпаспорта.

С 01.01.2022 планируется утвердить требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде. После принятия этих требований главбух или замещающее его лицо должен будет приобрести личную электронную подпись, полномочия которой будут подтверждаться специальной доверенностью. Доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов, которые от имени компании подписывает не ее руководитель.

Налоговые проверки и представление документов

Во время отпуска главбуха может нагрянуть выездная налоговая проверка организации. Решение о ее проведении принимает руководитель налоговой инспекции. Поэтому переносить сроки проверки из-за отпуска главного бухгалтера не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Налоговая имеет право продлить выездную проверку, если из-за отсутствия главбуха компания не может представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).

При камеральной проверке сама организация может попросить продлить срок представления документов из-за отпуска главного бухгалтера (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Также налоговая инспекция может запросить документы и информацию о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это означает, что в организацию может поступить требование на представление документов по конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Вывод : заранее продумайте варианты замещения главного бухгалтера на время его отсутствия. Ведь отозвать его из отпуска можно только с его согласия.

Как оформить должность и.о. главного бухгалтера?

Из статьи вы узнаете:

Любой сотрудник может уйти в законный отпуск или заболеть. Кто будет выполнять его работу, пока он отсутствует? Обязанности можно временно возложить на другого сотрудника, оформив его «временно исполняющий обязанности главного бухгалтера» пока основной работник отсутствует на рабочем месте.

Обязательно ли назначать «и.о»?

В Законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 года сказано, что бухгалтерский учёт на предприятии должен вестись постоянно и без перерывов. Но, у любого сотрудника есть право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней или на больничный. Поэтому, пока основной работник отсутствует по уважительным причинам или уволился, а нового ещё не приняли, необходимо назначить того, кто будет исполнять обязанности на временной основе на этот период.

Как оформить временный переход функционала? Процедура зависит от того, какого сотрудника сделают «ВРИО».

Кто может принять на себя функционал отсутствующего главбуха?

Решение принимает руководитель компании. Как правило, «ВРИО» назначают заместителя главного бухгалтера. Он ближе всех к работе своего начальника, лучше других понимает внутренний процесс.

Вам также будет интересно:

Занимать должность в течение некоего промежутка времени может:

  • Заместитель, если такая должность предусмотрена штатным расписанием. Но в соглашении о труде или в должностной инструкции необходимо заранее прописать условия перехода обязанностей в период отсутствия начальника. Если поступить так, то дополнительно приказ оформлять нет необходимости.
  • Сам руководитель, если ему позволяет образование и компетенция. Необходимо оформить приказ.
  • Любой другой сотрудник компании, подходящий под должность. Он должен соответствовать требованиям, предъявляемым в п. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.
  • Человек из сторонней фирмы – аутсорсинг. Он также должен соответствовать требованиям из вышеуказанной нормы закона.
Читайте также  Отношение накладных расходов к прямым затратам

При обращении к сторонней организации посредством аутсорсинга волноваться о том, что ведение бухучёта прервётся, не стоит. Также не нужно назначать врио. Со сторонней компанией заключается договор, в рамках которого она несёт ответственность за некачественное исполнение услуги.

Процедура оформление ВРИО

Необходимо правильно оформить временный переход функционала главного бухгалтера на другого сотрудника. Сделать это можно несколькими способами:

У каждого варианта есть свои особенности.

Внутреннее совмещение

Если главбух будет отсутствовать непродолжительный промежуток времени, подходит такой вариант. Руководствоваться нужно ст. 60.2 ТК РФ и ст. 151 ТК РФ.

Работник, который временно займёт должность, подписывает согласие, которое оформляется в виде дополнительного соглашения к его трудовому договору. Также оформляется приказ. В допсоглашении указывается временной промежуток совмещения должностей или отдельным пунктом выносится, что срок не установлен.

Отдельно стоит прописать нюанс – даётся ли ВРИО право подписи финансовых документов или нет.

Внутреннее совместительство

Не путать с предыдущим пунктом. Здесь не обойтись дополнительным соглашением, нужно составлять отдельный трудовой договор. Такой вариант подходит, если главный бухгалтер будет отсутствовать долго.

Также стоит учесть:

Законодательно установлен запрет на использование одного сотрудника одновременно на двух должностях. Поэтому во втором трудовом договоре необходимо указать, что обязанности отсутствующего главбуха возложены по внутреннему совместительству, и дополнительно сделать ссылку на п. 4 ст. 282 ТК РФ.

Временный перевод

Обратить внимание нужно на ст. 72.2 ТК РФ. С временно исполняющим обязанности заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, что он временно переводится на другую должность, но в рамках одной компании. Временной промежуток перевода – не более календарного года. В случае замещения временно отсутствующего главного бухгалтера можно указать, что перевод осуществлен до тех пор, пока основной работник не выйдет снова на работу.

Данный вариант освобождает ВРИО от основной работы. С момента подписания соглашения он выполняет только функции отсутствующего главбуха. К прежней должности он пока отношения не имеет, и выполнять прежние должностные обязанности не должен. Также нужно оформить приказ, в котором ВРИО ставит подпись об ознакомлении.

Заключение соглашения о труде срочного характера

Можно взять на работу стороннего сотрудника, заключить с ним срочный трудовой договор. Основания для заключения соглашения о труде срочного характера прописаны в ст. 59 ТК РФ. Основной минус такого сотрудничества – если главный бухгалтер не вернётся на работу, а новый кандидат на должность не устроит руководство, расторгнуть срочный трудовой договор будет сложно.

Срочное соглашение о труде так называется по той причине, что у него срок действия. За 3 дня до его окончания руководство обязано предупредить временного работника. Уведомление о скорейшем увольнении составляется в письменной форме, вручается сотруднику лично в руки под роспись.

Если главбух на работу так и не выйдет, то основания для прекращения трудовых отношений с временным работником отпадают. Его придётся оформить на постоянное трудоустройство. Если этого не сделать, увольнение можно оспорить в судебном порядке.

Нужно ли доплачивать за временное исполнение обязанностей?

Решая этот вопрос, стоит учесть несколько утвержденных позиций:

  • Если обязанности выполняются в рамках трудового договора или должностной инструкции (так часто бывает с заместителем главного бухгалтера), то доплату делать не нужно. В Письме Минздравсоцразвития от 12.03.2012 года № 22-2-897 сказано, что исполнение трудовых функций осуществляется в рамках одного соглашения о труде, поэтому доплату осуществлять нет необходимости.
  • Руководитель обязан установить размер доплаты в зависимости от объема взятых на себя обязанностей и выполнения работ. Можно доплачивать фиксированную сумму, можно взять к доплате разницу между окладами. Но доплату нужно оформить документами.

Если речь идёт о временном переводе, то сумма доплаты устанавливается по соглашению сторон, так как перевод возможен только с согласия работника.

Ответственность на временном исполняющего обязанности

Огромное внимание нужно уделить правильному оформлению временно исполняющего обязанности. Этот же нюанс касается возможности привлечения ВРИО к ответственности. Если в трудовом договоре, в дополнительном соглашении или в должностной инструкции прописана возможность привлечения ВРИО к ответственности, тогда такие действия осуществлять можно.

Вам также будет интересно:

В ст. 2.4 КоАП РФ прописано, что у работодателя есть право привлечь работника к административной ответственности, если он исполнял свои функциональные обязанности не должным образом. Но, обязанности должны быть чётко прописаны в договоре или в инструкции. Если текст «общий» или «размытый» у начальства право утрачивается. Поэтому нужно внимательно прописывать все пункты. Также необходимо убедиться, что при трудоустройстве человек ознакомился со всеми документами, поставил подпись.

Если речь идёт о материальной ответственности, то тут рискуют абсолютно все сотрудники, если причинили прямой материальный ущерб. Стоит обратить внимание на п. 2 ст. 243 ТК РФ. Здесь прописано, при выполнении каких конкретно обязанностей можно наказать человека рублём. Это касается и должность главбуха и ВРИО. Руководство не может возлагать на главного и врио при работе с материальными и денежными средствами. Кроме того, при трудоустройстве работник должен ознакомиться с документами о материальной ответственности и подписать их.

В ст. 192 ТК РФ прописан порядок привлечения к дисциплинарной ответственности. В зону риска попадают все работники, вне зависимости от занимаемой должности и положений трудового договора.

Что писать в документах?

При назначении временно исполняющего обязанности возникает вопрос: как писать в документах? Есть два варианта – ВРИО или ИО. Как правильно?

Писать нужно так:

Приставку «ВРИО» нужно правильно оформлять в документах. Нужно учесть следующие детали:

  1. Писать приставку нужно строчными буквами, то есть, «врио», а не «ВРИО». Исключение – когда аббревиатура стоит в начале предложения.
  2. Между буквами точка или иные знаки препинания не ставятся.
  3. Также не стоит употреблять кавычки.

Если передано право подписи документов, то также нужно указать так: врио главный бухгалтер ООО «Ромашка» .

Заключение

Назначая врио главного бухгалтера необходимо тщательно выбирать кандидатуру. Если человек окажется непрофессионалом, он может принести фирме реальные денежные убытки. Именно по этой причине, руководитель привлекает работников со сторонних фирм посредством аутсорсинга. С фирмой заключается договор, за ошибки своих работников несут ответственность. Поэтому если временный главбух окажется некомпетентным, сторонняя организация возместит убытки.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора

  • Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора — образец приказа
  • Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера
  • Исполняющий обязанности директора по совмещению
  • Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора
  • Итоги

Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора — образец приказа

Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета. Принимая во внимание вид и характер деятельности предприятия, его размеры и форму собственности, а также организационно-правовую форму и принадлежность капитала, он может выбрать любой удобный способ ведения учета:

  • Организовать структурное подразделение для ведения бухучета.
  • Утвердить должность бухгалтера в штатном расписании.
  • Заключить договор со специализированной организацией на ведение бухгалтерского учета.
  • Самостоятельно исполнять обязанности бухгалтера.

Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).

Читайте также  Длительность отопительного сезона зависит от

Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:

Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.

Если на предприятии нет сотрудника, который мог бы справиться с такой должностью, и кроме директора передать обязанности главного бухгалтера некому, издается приказ на совмещение директором этих должностей. Кроме этого, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где уточняется срок совмещения, размер дополнительной оплаты за него и причина отсутствия бухгалтера.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
В штате ООО (УСН) есть единственный бухгалтер, не являющийся главным. Вправе ли генеральный директор возложить обязанности главного бухгалтера на себя, оставив при этом в штате бухгалтера организации? Читайте ответ в справочно-правовой системе К+.

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:

Скачать образец

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера

Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.

Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:

  • совмещение двух должностей, если претендент удовлетворяет требованиям закона «О бухгалтерском учете» для совмещения;
  • перевод на должность руководителя временно.

Исполняющий обязанности директора по совмещению

Для совмещения должностей или перевода работника на другую должность требуется письменное согласие работника. В приказе указываются: срок совмещения, передаваемые полномочия и размер вознаграждения за совмещение должностей. В интересах работника продублировать приказ дополнительным соглашением к трудовому договору. Такое соглашение может пригодиться когда-нибудь при смене работы и подтверждении опыта работы на руководящем посту.

Лицо, исполняющее обязанности генерального директора, должно иметь доверенность на право руководства текущей деятельностью и представления интересов организации. Оно может быть назначено учредителями в том случае, когда должность директора вакантна. При назначении нового руководителя совместитель, представлявший интересы предприятия в лице исполняющего обязанности директора, продолжает работу в своей основной должности.

Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора

При временном переводе работника на должность руководителя работник освобождается от своих прежних обязанностей на период перевода. В этом случае обязательно нужно составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору, и приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.

Временно исполняющий обязанности генерального директора может быть назначен на период отпуска, командировки или болезни руководителя. Срок его полномочий четко определен. На время работы в должности ему обязательно выдается доверенность руководителя.

Как оформить перевод по всем правилам, смотрите в статье «Приказ о переводе работника на другую должность — образец».

Итоги

Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам. Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию.

Отпуск для главбуха — оформляем правильно

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

  1. Совмещение.
  2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Что делать, если главный бухгалтер в отпуске

Не секрет, что одним из наиболее важных людей в любой организации является главный бухгалтер. Ведь именно он ответственен за документальное оформление «хозяйственной жизни» фирмы. Очевидно и то, что все мы нуждаемся в отпуске, и главный учетный работник — не исключение. А раз так, то стоит заранее разработать план, по которому будет жить компания в период отсутствия главбуха.

Читайте также  Расходы на ниокр в бухгалтерском и налоговом учете

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 29-ФЗ «О бухгалтерском учёте» расчётные документы без подписи главбуха сотрудники организации и банка вообще не должны принимать к исполнению. Это правило знает каждый руководитель, и когда на его стол ложится заявление от учетного работника на отпуск, перед ним встает вопрос, кого назначить и.о. или врио. Причем важен не только выбор кандидатуры, но и правильное оформление бумаг, дающих человеку временное право подписывать документы компании. А с этим, как оказалось, получается справиться без ошибок далеко не всем.

Заместитель всему голова

Если в штате компании есть должность заместителя главного бухгалтера, то все предельно просто. Он замещает учетного работника, например, во время отпуска, командировки, болезни и т. п. Функции замещения оговариваются с новичком при подписании трудового договора. Прописать соответствующий пункт можно и в должностной инструкции. Это значит, что доплачивать за дополнительные функции на время отпуска главбуха не нужно. Подписывая документы, заместитель должен указывать свою временную должность, а также инициалы. Словом, все просто. Но позволить себе такую единицу в компании могут далеко не все. А это значит, что руководителям приходится прибегать к другим вариантам решения этого вопроса.

Так, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, ведущего бухгалтера. Если сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную — работу главного бухгалтера, то данную передачу должностных обязанностей и полномочий следует оформить как совмещение профессий. И за это сотруднику положена доплата, которая зависит от объёма работы. Размер доплаты устанавливает руководитель по соглашению с работником. Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

В приказе о совмещении должностей указывается:

  • содержание и объём дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);
  • срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
  • конкретный размер доплаты;
  • передаётся ли работнику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Назначенное таким образом лицо будет не только иметь права главного бухгалтера, но и нести соответствующую ответственность. Стоит отметить также, что издание приказа не отменяет выдачу назначенному ответственному лицу доверенности – документа, выдаваемого одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). К примеру, налоговые органы не жалуют «общую» доверенность от временно исполняющего обязанности главбуха и требуют отдельную бумагу на каждую совершаемую операцию, ну, скажем, на представление налоговых деклараций, на получение актов по результатам налоговых проверок и т. д.

Передача полномочий

Альтернативой совмещению профессий является временный перевод выбранного работника на должность главного бухгалтера. В этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только обязанности отсутствующего звена команды. Причем согласно ст. 72.2 ТК РФ руководитель должен платить ему такую же зарплату, как и главбуху. Оформляя подобные отношения, руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ.

При оформлении временного перевода необходимо выполнить те же действия, что и при постоянном переводе (кроме внесения записи о переводе в трудовую книжку), а именно:

  • получить письменное согласие работника, если оно требуется. Согласие можно оформить дополнительным соглашением к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу;
  • оформить приказ о переводе на другую работу по унифицированной форме № Т-5 (а если переводится несколько работников, то по форме № Т-5а);
  • внести запись о временном переводе в разд. III личной карточки работника по форме № Т-2 и ознакомьте работника с этой записью под роспись;
  • если при временном переводе у работника меняется трудовая функция – ознакомить его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с новой работой, и в необходимых случаях провести обучение и инструктаж по охране труда.

Выбирая между вариантами: совмещение или передача полномочий, специалисты советуют хорошенько взвесить все за и против. Так, передача полномочий главного бухгалтера другому сотруднику на небольшой срок (2–3 недели) целесообразна лишь при отсутствии других более удобных вариантов. Ведь в данном случае вы оголяете другой участок работы.

Право первой подписи

А теперь рассмотрим несколько рабочих ситуаций. Так, в соответствии с пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» право первой подписи на банковских документах (платёжных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй – главному бухгалтеру организации. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации.

Составляем приказ правильно

Приказ № 22 о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера

В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю: назначить на период с 15 по 30 сентября временно исполняющим обязанности главного бухгалтера экономиста Тимкину Надежду Николаевну.

На указанный период ей передаётся право ведения бухгалтерского учёта, подписи за главного бухгалтера всех внутренних документов, бухгалтерской и налоговой отчётности.

Если замещающим руководителя и главного бухгалтера работникам вы хотите предоставить право подписи банковских документов на неопределённый (длительный) срок, то надо будет заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда они смогут подписывать платёжные поручения и чеки.

Конечно, право первой или второй подписи замещающим лицам вы можете предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И).

Если у вас в организации стоит система «Клиент – банк», то оформлять банковские карточки не придётся. Замещающим руководство сотрудникам надо будет просто передать ключи ЭЦП руководителя и главного бухгалтера для подписи электронных документов в названной системе. Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.

Кроме того, важно помнить следующее. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчётности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое! Если вы сдаёте отчётность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчётность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчёты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.

Если окажется, что во время отсутствия главного бухгалтера в организацию пришла налоговая проверка, её из-за отсутствия главного учетного работника отодвигать никто не будет: дата начала проверки соответствует дате вынесения решения инспекции о назначении проверки, и её срок начинает истекать с этого момента.

Антон Агеев

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: