Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Можно ли обойтись без нумерации приказов

Нумерации приказов посвящены многочисленные статьи в научно-популярной и методической литературе, главы в учебниках по ДОУ. Всем и все должно быть понятно. Но с отменой Типовой инструкции по делопроизводству в ФОИВ и распространением СЭД вопросов по нумерации становится все больше.

А нужна ли вообще нумерация приказов

В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:

    При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.

Как нумеровать приказы? Ответ в видео:

Как регламентируется

Общероссийского законодательного или нормативного акта, содержащего требования к нумерации не существует. Чем же руководствоваться при определении формата номера, порядка его проставления на документе?

Все зависит от конкретной организации, ее подчиненности, структуры, численности персонала:

  • государственные организации руководствуются ведомственными Типовыми или Примерными инструкциями по делопроизводству;
  • коммерческие организации разрабатывают инструкции или приказы, в которых разъясняется порядок нумерации документов;
  • организации, использующие СЭД, руководствуются нормами, определенными разработчиками программного обеспечения.

Пример нумерации приказов.

Главное правило, которое должно соблюдаться при нумерации — это единообразие подходов к созданию номеров документов в компании.

Номер — это цифры

В п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что данный реквизит может быть как цифровым, так и буквенно-цифровым, но обязательно включает порядковый номер документа. Буквенная составляющая может быть индексом дела, кодом должностного лица, кодом вида или подвида документа и т.п.

Примеры нумерации:

  • № 22 — цифровой порядковый номер;
  • № 22-02/2-03 — вариант с указанием индекса дела, в которое будет помещен документ, по номенклатуре дел (02/2-03);
  • № 22-ОД № 22-К — буквенно-цифровой номер с использованием обозначения вида приказа (ОД — основная деятельность);
  • № 22/ЛС-о — буквенно-цифровой вариант оформления с использованием обозначений вида и подвида (ЛС — личный состав, о — отпуск);
  • № ТДЛС-00022 — буквенно-цифровой номер в системе 1С: Предприятие с префиксом организации (первые два символа — ТД) и префиксом информационной базы (вторые два символа — ЛС).

Что входит в понятие «присвоить номер приказу»

Понятие «присвоить номер приказу» подразумевает выполнение нескольких действий:

  • отнесение документа к одному из видов;
  • определение подвида (чаще всего это касается приказов по личному составу);
  • определение порядкового номера предыдущего приказа в соответствующей группе;
  • составление обозначения номера (цифрового или с использованием буквенной части) с учетом результатов выполнения предыдущих пунктов и принятой в организации системы кодирования буквенной составляющей номера;
  • регистрация и внесение сформированного номера непосредственно в документ.

Нужно ли нумеровать первый лист при прошивке приказов? Смотрите видео:

При отнесении приказа к тому или иному виду необходимо пользоваться п.19 раздела 1 Перечня типовых управленческих документов, в котором выделены три вида приказов.

Нумерация в каждой группе будет своей. Вид приказа может отражаться в буквенной составляющей номера. Если приказ касается основной деятельности, то логично использовать обозначение «ОД».

При нумерации документов, касающихся отдела кадров, используются обозначения «ЛС» или «К», административно-хозяйственной деятельности — «АХ» или «АХЧ».

Для крупных организаций с большим объемом документооборота удобнее формировать приказы о командировках, например, и приказы о переводе на другую работу. Это может также отражаться буквенными кодами: прием – «ЛС-п», увольнение — «ЛС-у», отпуск — «ЛС-о», командировка — «ЛС-к» и т.д.

Начать сначала или продолжить

Традиционно нумерация приказов осуществляется в пределах одного календарного года. Это правило вытекает, в том числе, из требований Основных правил работы архивов организаций (п. 3.4.6), касающихся составления номенклатуры дел, которая ежегодно переоформляется заново.

Особенности нумерации приказов по личному составу. Фото: myshared.ru

Каждый документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой (это залог того, что не будет путаницы с хранением в течение различного времени), нумерация документов в каждой папке начинается с 1.

Как формируется кадровое делопроизводство? Смотрите по ссылке.

Коротко о главном

Нумеровать приказы обязательно. Это позволяет решать сразу несколько управленческих и юридических задач за счет наведения порядка в документном фонде.

Что будет с неиспользованными отпусками в 2019 году? Узнаете тут.

Порядок нумерации должен быть закреплен документально на уровне ведомства или на уровне самой организации. Номер может быть цифровым или буквенно-цифровым. Нумерация начинается заново в каждом календарном году.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Читайте также  Видеонаблюдение локальный акт или пункт пвтр

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
    2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
    3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
    4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
    5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
    6. остальные приказы – К (кадры).
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Нумерация приказов по основной деятельности ведется

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация приказов по основной деятельности ведется». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и… кадровая служба.

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Порядок нумерации приказов необходимо установить локально –нормативным документом, например, Инструкцией по кадровому делопроизводству. Block03: Блок с заголовком, текстом (нормальным/маленьким), одним фото с обтеканием, набором ссылок и кнопкой.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

Для различения регистрационных индексов приказов указанных групп подп. 142.4 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах дело­производственного года.

Однако нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему. Поэтому с нового года начинайте новую нумерацию.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы. Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение.

Добавление дополнительных буквенных или цифровых обозначений к приказам по основной деятельности допускается Инструкцией в том случае, если среди них выделяется значительная по объему группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно.

Как определяются буквенные обозначения, добавляемые к регистрационным номерам приказов по личному составу? Какой аспект трудовой деятельности документирует справка­объективка? Как правильно регистрировать протоколы заседаний комиссий?

К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п. Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно. В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом.

Внесение изменений в приказ Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения. Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:

  • основная;
  • по личному составу;
  • административно-хозяйственная.

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Как правило, номер обозначается одной цифрой, либо цифрой с буквенным кодом, который отражает суть приказа.

Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ). Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье. Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Попробуйте обновить страницу.’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_CONNECTION_FAILED’:’При попытке открыть файл возникла ошибка. Пожалуйста, попробуйте позже.’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_OPEN_NEW_TAB’:’Открыть в новом окне’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_PRINT’:’Распечатать’,’JS_CORE_VIEWER_TRANSFORMATION_IN_PROCESS’:’Документ сохранён.

Виды приказов Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.
Читайте также  Бланк штатного расписания автосервиса

Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206).

Что делать, если нарушена сквозная нумерация приказов по личному составу

Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Нумерация преследует основные цели:

  • систематизация документов на предприятии;
  • удобный поиск;
  • осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет. Копии документов и выписки, связанные с трудовой деятельностью конкретного работника вправе затребовать сам работник или должностные лица /прокуроры, судьи, инспекторы ГИТ и др/. Истец в гражданском процессе имеет лишь право заявлять ходатайства.

Нумерация приказов

Вопрос по нумерации кадровых приказов-веду журнал по кадрам, где по каждому виду приказов своя порядковая нумерация без индекса, т.е. прием на работу 1, 2, 3. увольнение-1, 2, 3. отпуска-1, 2, 3. это соответственно разные папки, бухгалтер требует одну нумерацию по л.с., т.е. прием на работу 1 лис, увольнение-2 лис, перевод-3 л.с. Разрешите, пожалуйста, вопрос кто из нас прав?

В маленькой организации ведутся кадровые приказы и приказы по основной деятельности с проставлением простой цифровой нумерацией отдельно друг от друга, например: кадровый приказ о приеме №1 и приказ по основной деятельности — о праве подписи документов тоже №1. Это не очень удобно, но так уже повелось в данный момент (с начало нового года будет приказом закреплена иная нумерация). Не является ли такая нумерация правонарушением или всетаки сейчас внести приказом о проставлении дополнительно буквенной нумерации на приказах по основной деятельности?

Как правильно вести нумерацию приказов в организации?

Как правильно зарегистрировать приказ (о порядке нумерации приказов по кадрам)? Меня интересует к какому типу приказов он относится (по основной деятельности, личному составу. ) и какой срок хранения такого приказа? Или это должен быть приказ по организации «О порядке нумерации приказов ООО. » (как его регистрировать в этом случае)?

Скажите пожалуйста, нумерация приказов на увольнение и принятие на работу должна вестись раздельно или по порядку номеров.

Можно ли вести отдельно регистрацию и отдельно нумерацию приказов по охране труда?

Сегодня ООО переименовалось официально, скажите, нужно ли заново начинать нумерацию писем и приказов.

Если нарушена последовательность нумерации приказов по личному составу, влияет ли это на их юридическую силу?

Если нарушена последовательность нумерации приказов по личному составу, влияет ли это на их юридическую силу? r.sh.amediyev@Gmail.COM

Существует ли в законодательстве РФ обязанность «обнулять» нумерацию решений учредителей ООО, либо приказов ген. директора с началом нового года? Или можно продолжать нумеровать в порядке очередности эти документ не взирая на наступление нового финансового года?

Проконсультируете начинающего инспектора кадров! Создана фирма, необходимо поставить кадровый учет с нуля, с чего начать? (Всю правовую базу знаю, но как начать нумерацию приказов по учету кадров не знаю). Если Вас не затруднит, ответьте на майл. Acorp@list.ru

Нумерация в приказе на прием или перевод работника (и другие приказы в рамках л/с) ведется согласно приема либо перевода и отличается только датой. Т.е. прием №1-п от 10.05.2016, перевод №1-пр от 12.05.2016. далее прием №2-п от 25.05.2016. Каждый вид Т-1,Т-5, Т-8, Т-9, Т-11 своя нумерация и ведется в одном журнале, верно? А как нужно нумеровать запись в книге учета этих приказов или можно не присваивать номер по порядку, а вести запись с даты? Спасибо.

Работника перевели на 0,25 ставки в организации А, т.к. он был назначен генеральным директором в организации Б. Необходимо было уволить сотрудника из орг. А и принять в орг. Б, затем оформить на 0,25 Варга. Приказов на увольнение и прием в орг. А нет. Вопрос: Как оформить все документы задним числом, т.к. нумерация ушла далеко вперед? Сотрудник не возражает.

Могу ли я издать приказ в январе, но указать в нем что работник начинает (принять с 01.05.2018) свою деятельность в мае?

Трудовой договор также от января, но указать, что приступить к работе с 1 мая?

НА подписываются январем тогда?

Проблема, что нельзя сбить нумерацию договоров и приказов, но часть работников формально принять с мая.

Проконсультируете начинающего инспектора кадров! Создана фирма, необходимо поставить кадровый учет с нуля,

с чего начать? Если сейчас начать нумерацию приказов с №1, то с начала 2005 года обнулить и снова необходимо нумеровать снова надо будет с №1? Необходимо ли к приказу добавлять букву «к» или л/с? Необходимо в номере приказа указывать номер структурного подразделения? Например 02/ 56 к?

По делопроизводству. Разъясните пожалуйста как должны регистрироваться и нумероваться приказы предприятия, если каждое структурное подразделение издает свои, касающиеся их вопросов приказы. К примеру: менеджер по персоналу — все, что касается вопросов кадрового делопроизводства и трудового законодательства, секретарь-приказы о командировках и др. общие вопросы, производственный отдел-приказы по производственной деятельности. Должна ли нумерация быть единой для всех отделов, либо каждый отдел ведет свою. Как это будет отражено в журнале регистрации приказов?

Может ли в трудовой книжке основанием приема на работу генерального директора стоять номер и дата протокола общего собрания, а не номер приказа о приеме на работу. (Нумерация приказов о приеме уже начата и внесены записи в трудовые книжки, а на генерального директора приказ не был издан, а книжку ему стали оформлять позже других). И если протокол (или решение общего собрания акционеров) не может быть основанием, и все-таки такая запись в трудовую внесена — чем это грозит? Большое всем спасибо за скорый ответ. Очень жду.

Читайте также  Фмс точка гов

При оформлении пенсии по ст. 27 п.1 п.пп 9 и 12 ФЗ №173 мужу не зачли в трудовой стаж период работы на предприятии с 08.1997 г. по 31.12.99 г., мотивируя отказ «как вызывающий сомнение». В трудовой книжке произведены записи, заверены печатью. Выдана справка, подтверждающая его стаж работы на рыбопромысловых судах, заверена печатью и подписью. Предприятие зарегистрировано в РКЦ, в архиве документов, подтверждающих деятельность предприятия нет, т.к. в 1999 г. здание, где находился офис компании, сгорело, есть документ, подтверждающий это. По 2 му предприятию при наличии записи и справки тоже получен незачет периода с 01.2000 г. по 07.2001 г., т.к. в архиве не все документы, и нумерация приказов не совпадает с их номерами в трудовой книжке и справке. В результате не учтено 3 г.11 мес. . Работодатели неполностью перечислили взносы. Муж работает на судах РФ с 1979 г. после окончания мореходного училища. Подскажите, правомерны ли действия УПФР? Имеет ли смысл обращаться в суд? Спасибо. С уважением. Надежда.

Мною 21 июня 2013 был получен диплом магистра с отличием с приложением на бланке нового образца формата А 3, серия у диплома и приложения одинаковы, а 7-значные номера отличаются, указанный и там и там краткий регистрационный номер, который вбивает сам ВУЗ естественно одинаковый. При попытке подать документы в аспирантуру мне отказами по причине несоответствия номеров титула и приложения, сказали что приложение выдано не к моему диплому. В самом ВУЗе ответственные за выдачу документов уверят, что так и должно быть, что заводская нумерация титула и приложения не зависят друг от друга и могут быть любыми, при ответе ссылаются на ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ к документам государственного образца о высшем профессиональном образовании и приложению к ним (Приложение N 8 УТВЕРЖДЕНЫ приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 2 марта 2012 г. N 163). Вопрос являются ли мои документы действительными и кто в данном случае прав — руководство ВУЗа или приемная комиссия, отказавшая в приеме диплома и приложения? Что необходимо в такой ситуации предпринимать.

Согласование и регистрация приказов

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: