Определение архивной копии

Определения

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Читайте также  Статья 96 тк рф отдых после ночной смены

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Определение архивной копии

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом*.

* В бумажном оригинале обозначение и номер стандарта приводятся обычным шрифтом. — Примечание изготовителя базы данных.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36 реквизит документа: Элемент оформления документа.

37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Читайте также  Заявление для получения охотничьего билета

39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Главное за сегодня

Об этом сообщила пресс-служба столичного стройкомплекса.

Ситимобил открыл дополнительный пункт, где уже привитые водители и автокурьеры партнеров могут ревакцинироваться.

Премиальные кабины пользуются большой популярностью.

Популярные статьи

Инфографика

  • Инфографика ЖКХ
  • Недвижимость
  • Как сделать ремонт квартиры
  • Всё об авто
  • Красота и здоровье
  • Спорт и здоровый образ жизни
  • Беременность и роды
  • Главная страница
  • Жизнь в Москве
  • Правовые отношения и личные документы
  • Архивы

Где получить справку, архивную копию или архивную выписку из документов

Бывают ситуации, когда нам нужно получить справку, архивную копию или выписку из документов.

Материалы по теме:

Содержание

  • Архивная выписка и архивная копия
  • Как получить справку или другие документы?

Архивная выписка и архивная копия

Копии и выписки отличаются друг от друга.

Архивные выписки обычно делаются в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия. Т.е. это как бы «выжимка» из документа.

Архивная копия — это дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное архивом в том же порядке, как и архивные справки.

Если архивные копии изготовлены электрографическим методом, поисковые данные (т.е. данные запроса) проставляются на обороте каждого листа, а подпись и печать на обороте последнего листа документа.

Если нужно, для каких-либо целей (как правило, при восстановлении документов, а также в случае смерти родных, для подтверждения трудового стажа покойного и пр.), изъять документы из архива, то следует помнить, что не все документы можно получить по запросу. Временно изъять из архива можно следующие документы:

  • трудовая книжка,
  • наградная книжка,
  • дипломы и т.д.

Изъятие этих документов происходит только по письменному заявлению владельца. Исключения составляют:

  • паспорт,
  • военный билет,
  • профсоюзный билет и другие аналогичные документы.

Заверяются архивные копии и выписки на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а подпись руководителя организации, заверенная печатью, может проставляться только на последнем листе копии (выписки).

Ксерокопирование выписок, справок, архивных копий и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Как получить справку или другие документы?

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы могут выдаваться как заявителю, так и его доверенному лицу на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Если копию получает ваше доверенное лицо, то при получении подлинного личного документа, он должен предъявить нотариально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указав при этом в расписке свои паспортные данные.

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если по каким-либо причинам вы не можете лично явиться для получения документов или не можете направить свое доверенное лицо, то разрешается отправление архивных документов по почте простыми письмами на адрес заявителя. Подлинные документы отправляются ценным или заказным письмом.

Бывают случаи, когда справку на руки выдать невозможно, к примеру:

  • о привлечении к уголовной ответственности,
  • о судимости,
  • лишении прав гражданства и восстановлении в них,
  • нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д.,

Тогда их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес того учреждения, которое отправило запрос, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом — апостилем, в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г., выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска.

Сведения об отсутствии документов, вследствие их гибели или утраты, также заверяются печатью организации.

Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия

Для подготовки ответа на поступившие запросы в архивах предприятий чаще всего применяют архивную справку. На нашем ресурсе вы сможете найти примеры таких справок, а также описание различных тонкостей при их составлении. При необходимости вы всегда можете обратиться к данным материалам. Но следует иметь в виду, что подготовка информации в ответ на запрос может осуществляться в форме архивной выписки. Такую форму также часто используют в различных организациях.

Как оформить архивную выписку

Чтобы оформить архивную выписку, вам понадобится взять официальный бланк организации, на котором следует указать название документа, то есть «Архивная записка». Выписка должна включать текст оригинала документа лишь частично, в той части, которая затрагивает интересующий вопрос. Кроме того, в выписке должен быть указан архивный шифр, а также номера листов единицы хранения, которая стала основанием для составления рассматриваемого документа.

Архивная выписка должна полностью включать реквизиты бланка архивного документа, который послужил основанием для выписки, в том числе его дату и номер.

Предлагаем вашему вниманию образец архивной выписки:

Государственное учреждение «Научный центр «Орбита»

ул. Верхняя, 25, г. Новосибирск, 000000

Телефон: (000) 888-11-23; Факс: (000) 888-11-23; http://site.ru

ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

Администрация Болотненского района

12 сентября 2013 г. № 117-к

О награждении научных сотрудников

в связи с празднованием Дня научного работника

В связи с профессиональным праздником – Дня научного работника, а также за многолетний подвижнический труд

      1. Наградить Почетной грамотой Администрации Болотненского района Новосибирской области

Селиверстова Антона Сергеевича – ведущего научного сотрудника ГУ «Научный центр «Орбита»

Глава администрации А.А. Петросова

Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л. 121-123.

Специалист-эксперт Е.Р. Смирницкая
Печать

Имеется и такой вариант как выписка из архивного документа. От упомянутого примера такой документ будет отличаться лишь оформлением начальной части. При оформлении данного документа вам потребуется добавить слово «выписка», зато нет необходимости указывать реквизиты бланка предприятия. Так, если рассматривать приведенный пример, то вместо названия документа («Приказ») вам нужно будет указать другое название «Выписка из приказа».

Предлагаем вашему вниманию пример выписки из архивного документа

Администрация Волховского района

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

06 августа 2011 г. № 364-к

(далее все по тексту аналогично предыдущему примеру)

При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале оригинального документа (т.е. все слова до слова «приказываю») воспроизводятся целиком.

Следует иметь в виду, что информация должна приводиться только на определенного человека, как и указано в запросе. В выписке не должно содержаться сведений об иных лицах, которые упоминаются в документах архива!

Вынужденные пропуски в тексте можно обозначать при помощи многоточия. Если имеются неточности или отсутствует возможность прочесть текст подлинники, то в архивной выписке должна быть сделана соответствующая отметка. Она может выглядеть как, например: «Так в тексте оригинала».

Реквизит подписи оформляется следующим образом: указывается ФИО лица, подписавшего документ, а также его должность. Разумеется, в архивной выписке не может присутствовать личная подпись.

Готовую архивную выписку требуется заверить, эту процедуру может выполнить сотрудник архива. Более подробно о процедуре заверения документов, в том числе и многостраничных, можно прочитать по указанной ссылке.

Как правило, для того чтобы вручить архивную выписку заявителю, требуется составить сопроводительное письмо.

Как сделать архивную копию

Архивная копия должна дословно, то есть полностью, повторять текст оригинального документа. К примеру, это может быть копия, выполненная при помощи копировального устройства. Такая копия может состоять из нескольких листов, в таком случае их необходимо сшить вместе или же заверить каждый лист по отдельности. Порядок заверения будет аналогичен.

Читайте также  Образец заявления о предоставлении вычета при покупке квартиры в ипотеку

В данной статье нет смысла приводить образец архивной копии. Ведь вам достаточно лишь найти необходимый документ, а затем скопировать его. Следует иметь в виду, что на обороте копии должен быть отмечен архивный шифр, а также номера листов единиц хранения документа из архива. Пример можно увидеть в образце архивной выписки. Чтобы направить архивную копию адресату, вам также необходимо будет составить сопроводительное письмо.

Чтобы сохранить конфиденциальность, можно сделать архивную копию в тех случаях, если оригинал документа:

      • содержит сведения только о том лице, о котором был сделан запрос, например, это может быть копия приказа о награждении того или иного человека;
      • имеет отношение к определенной организации, например, если речь идет о копии устава организации.

В других же ситуациях в процессе подготовки информации по тому или иному запросу имеет смысл в составлении архивной справки или архивной выписки.

Если вы пришли в архив…

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

  • тематические – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
  • генеалогические – запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
  • социально-правовые – запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
    • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
    • от физических и юридических лиц;
    • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

  • трудового стажа и размера заработной платы,
  • службы в воинских частях и формированиях,
  • о состоянии здоровья,
  • награждении, присвоении званий,
  • получении образования,
  • применении репрессий,
  • об актах гражданского состояния и т.п.

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость – хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

  • если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1–5 дней с момента обращения);
  • выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
  • изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
  • сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
  • сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным, то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения – в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения – в муниципальные архивы.

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
  • адрес, по которому нужно направить ответ архива;
  • ваш контактный телефон;
  • о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

  • Запрос о стаже:
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), год рождения, место работы, точные даты приема, перемещений, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город.
  • Запрос о заработной плате (см. Пример 3):
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), место работы, точные даты приема, перемещения, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город. За какие годы необходима справка о зарплате.
  • Об учебе:
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата и год рождения, место учебы, точные даты, местонахождение учреждения. Указать район, город, специальность, факультет, отделение.
  • О рождении, браке, смерти (только до 1917 года) 1 :
    Место жительства, Ф.И.О. заявителя (в т.ч. девичья фамилия), национальность, место рождения, церковь, в которой произведена метрическая запись, точная дата.
  • О раскулачивании, лишении избирательных прав, выселении:
    Ф.И.О. главы семьи заявителя, состав семьи с указанием возраста на момент раскулачивания, место жительства (с указанием подробного названия населенного пункта и сельского совета), дата. Указать, что произошло: раскулачивание, конфискация имущества, выселение или лишение избирательных прав.
  • О награждении орденами и медалями:
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата рождения, место работы на момент награждения, годы работы. Местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город. Дату или год награждения. Для справки о награждении «Медалью материнства» необходимо написать количество детей и даты их рождения.

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: