Положение о передаче дел при увольнении

НТВП «Кедр — Консультант»

Подписка на обзоры и консультационные материалы.

Услуги

О порядке передачи материальной ответственности работника, который увольняется по собственному желанию, на другого работника

Вопросы. На кого возложить материальную ответственность работника, который увольняется по собственному желанию до момента назначения нового материально ответственного лица? Кому передавать в данном случае материальные ценности? И кто должен в данном случае расписываться в акте приема-передачи?

Ответ.

Материально ответственными лицами могут являться заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, в трудовой договор с которыми включено соответствующее условие, а также работники, непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество, с которыми заключены письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и включенные в перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (ч. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, Приложения N N 1, 3 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

Такие работники обязаны возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере, размер которого и причины его возникновения устанавливаются по результатам проверки, проводимой работодателем. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Кроме того, обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (ст. ст. 242, 247 ТК РФ).

При смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 N 49) (далее — Методические указания)).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо при малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний). Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации, в него включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний).

Руководитель организации издает приказ (распоряжение), которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, причины инвентаризации, сроки, виды инвентаризируемого имущества. Форма данного приказа произвольная. При издании приказа можно воспользоваться формой, приведенной в Приложении 1 к Методическим указаниям.

Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества (п. 2.10 Методических указаний).

Факт передачи материальных ценностей при смене материально ответственного лица может оформляться (ч. 2, 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 2.10 Методических указаний):

• либо актом о передаче материальных ценностей при смене материально ответственного лица, например, по форме ОП-18, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, или по самостоятельно разработанной организацией форме;

• либо инвентаризационной описью по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, используемой в качестве передаточного документа и содержащей в том числе строки «Сдал»: должность, подпись, расшифровка подписи; «Принял»: должность, подпись, расшифровка подписи; «Представитель работодателя»: должность, подпись, расшифровка подписи.

Порядок передачи ТМЦ при увольнении материально ответственного лица целесообразно установить в локальном нормативном акте работодателя (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Это особенно актуально на практике, когда инвентаризацию и передачу ТМЦ не удается завершить в стандартный двухнедельный срок — в период отработки перед увольнением (ч. 1 ст. 80 ТК РФ), а также, когда новое материально ответственное лицо (вместо увольняющегося) еще не назначено. В этом случае ТМЦ можно передать (ст. ст. 60.2, 273 ТК РФ, Приложение N 1 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85):

• либо тому работнику, который будет временно исполнять обязанности увольняющегося материально ответственного лица в порядке совмещения;

• либо через третье лицо — организацию-работодателя, которая временно принимает ценности от увольняющегося материально ответственного лица и затем передаст их новому материально ответственному лицу. Акт можно оформить на руководителя как единоличного исполнительного органа организации.

Конкретный порядок передачи товарно-материальных ценностей и круг должностных лиц для их передачи при увольнении материально ответственного лица (в том числе когда новое материально ответственное лица еще не назначено и когда процесс инвентаризации и приема-передачи ТМЦ превышает срок отработки) целесообразно установить в локальном нормативном акте работодателя.

Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей? (Консультация эксперта, 2021)

Вопрос: В ООО по собственной инициативе увольняется главный бухгалтер, с которым не заключен договор о полной материальной ответственности. На его место переводится помощник бухгалтера. На каком основании до вступления в новую должность он может принять бухгалтерские документы? Можно ли это сделать через совмещение? (Консультация эксперта, 2021)

Готовое решение: Как передать товарно-материальные ценности при смене материально ответственного лица (КонсультантПлюс, 2021)

На кого возложить материальную ответственность работника, который увольняется по собственному желанию до момента назначения нового материально ответственного лица? Кому передавать в данном случае материальные ценности? И кто должен в данном случае расписываться в акте приема-передачи? Уточняю: ни за руководителем ни за его замами не закреплена материальная ответственность и нет лица заменяющего предыдущее материально ответственное лицо. Предыдущий ответ, данный Вами к нашей ситуации не имеет никакого отношения!

К сожалению, другими разъяснениями по Вашему вопросу мы не располагаем. Из представленных разъяснений полагаем, что ТЦМ можно передать работнику, который будет временно исполнять обязанности увольняющегося материально ответственного лица в порядке совмещения либо руководителю (заместителям) организации либо принять на работу до увольнения материально ответственного лица нового сотрудника и передать ТЦМ ему. Других вариантов не найдено.

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, в августе 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Автор: Светлана Валюнина главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Акт передачи дел при увольнении: образец

Из статьи вы узнаете:

Действующее законодательство не регулирует порядок передачи дел от работника, который уходит из компании, к его преемнику. Поэтому многие работодатели утверждают этот механизм на уровне внутренних локальных актов.

Для чего нужен акт?

Акт приема-передачи дел (далее сокращенно акт) составляется в первую очередь для того, чтобы убедится, что увольняющийся сотрудник сохранил в ценности все вверенные ему документы и имущество предприятия. Если по итогам проверки не обнаружено недостачи, различных ошибок и недочетов, претензий к уходящему быть не должно.

Другая ситуация складывается в случае выявления фактов пропажи, порчи документов или материальных ценностей. Тогда работодателю необходимо зафиксировать нарушение со стороны работника и взыскать положенную компенсацию. Конечно, получить возмещение гораздо проще, если факт пропажи или порчи вовремя зафиксирован и правильно оформлен.

Еще один момент – это разграничение ответственности. До того момента, пока дела не переданы, ответственным лицом выступает увольняющийся. Однако со дня подписания акта ответственность за вверенные объекты ложится на принимающего субъекта.

Кто и кому должен передавать дела?

Руководство организации вправе самостоятельно определить перечень нанятых субъектов, при прекращении трудовых отношений с которыми организуется процедура приема-передачи дел. В этот список можно включить любого работника – от ведущего юриста или менеджера по персоналу до секретаря или охранника. Однако в некоторых случаях законодатель требует, чтобы проверка состоялась обязательно. Речь идет об увольнении генерального директора, главного бухгалтера, кадровика и других лиц, на которых возложена материальная ответственность.

Руководящие сотрудники

При смене руководства передача дел от увольняющегося директора к его преемнику обязательна. Это напрямую не установлено в действующем ТК РФ, однако ряд федеральных нормативных актов предусматривают необходимость подобной процедуры.

Например, в п. 4 ст. 29 №402-ФЗ указано, что при смене руководителя нужно обеспечить передачу документов бухучета. Это также подтверждается и сложившейся в России судебной практикой (смотрите решение Арбитражного суда Свердловской области от 21.01.2014 № А60-34604 / 2013).

Обычно при увольнении руководитель передает новому управляющему:

Главбух

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером, как и с гендиректором, имеет ряд особенностей, среди которых — обязательная процедура передачи дел от уходящего к новопринятому сотруднику. При увольнении главбуха осуществляется не только анализ бухгалтерской деятельности, но и инвентаризация активов. Примерный список дел, которые обычно передают в подобных случаях:

  • кассовые и балансовые отчетности;
  • документация структурных подразделений;
  • банковские документы;
  • ключи от сейфа, печати, пароли для используемых электронных баз и серверов;
  • архивная документация.

Сотрудники кадровой службы

Если увольняться собрался кадровик, необходимо передать всю кадровую документацию, в том числе трудовые книжки работников. Для этого составляется опись и соответствующий акт.

Прием-передача дел должна проходить между субъектами, которые на момент подписания акта пребывают с работодателем в трудовых отношениях. Передает документы и материальные ценности сотрудник, который пока что не уволен и продолжает выполнять свои обязанности. А принять дела должно лицо, которое уже зачислено на должность.

Например, если сотрудник уходит по собственному желанию, рекомендуется провести инвентаризацию и составить передаточный акт в течение 14 дней, поскольку это стандартный предупредительный срок при увольнении по собственной инициативе.

Очень часто до момента расторжения трудового договора со старым работником компания не успевает найти нового специалиста. При таких обстоятельствах дела можно передать:

  • заместителю увольняющегося (если такая должность предусмотрена штатом);
  • непосредственному руководителю;
  • другому лицу, которое будет назначено временно исполняющим обязанности.

Пошаговая инструкция передачи дел

Как уже отмечалось, в российском законодательстве процедура приема-передачи дел при увольнении работника не регламентирована. Поэтому лучшее решение для любого нанимателя – это предусмотреть такой механизм на локальном уровне. Специфика проведения проверки будет зависеть от того, какой именно специалист увольняется и какие предметы подлежат переучету. Однако этапы, по которым проходит передача дел, как правило, остаются стандартные:

Вам также будет интересно:

  • издание и регистрация приказа о приеме-передаче дел;
  • проведение инвентаризации имущества, документов и других вещей, что были вверены увольняющемуся;
  • сверка фактических показателей с данными учета;
  • непосредственная передача дел;
  • составление и подписание акта.

Приказ о передаче дел издается руководителем. В этом документе обычно прописывается распоряжение относительно проведения приема-передачи дел, а также указывается дата и сроки осуществления проверки. В этот приказ также можно включить пункт об утверждении комиссии, при участии которой увольняющийся должен передать документы и матценности. Однако закон не запрещает утверждать состав комиссии отдельным приказом.

Важно! Работодатель не вправе отсрочить увольнение, отказать сотруднику в выдаче трудовой книжки или не выплатить положенные увольняющемуся суммы даже если:

  • лицо не успело передать дела до наступления последнего рабочего дня;
  • была выявлена недостача, грубые ошибки или недочеты в ведении документации.

Правила подготовки акта приема-передачи дел

Составление акта — это финальный этап процедуры приема-передачи дел. Документ не имеет единой унифицированной формы. Однако каждая организация вправе утвердить свой собственный образец.

Акт подписывается как минимум тремя субъектами — передающей и принимающей стороной, а также руководителем. Но если в процессе участвует целая комиссия, требуется подпись каждого из ее членов.

В акт обязательно включаются сведения о:

  • дате и месте составления;
  • ФИО и должности участников процедуры;
  • проведении приема дел принимающей стороной согласно описи или списку.

Опись передаваемых дел можно оформить любым удобным способом, например, в виде таблицы или в качестве отдельного приложения к основному документу.

Обычно в акте также присутствуют ссылки на ряд дополнительных документов, которые отражают полную картину финансового учета компании или определяют перечень передаваемых бумаг и имущества. В качестве приложений также используют реестры отсутствующей документации, реестры замечаний к работе увольняющегося специалиста.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

В какой ситуации, кому и когда передавать дела

В организациях при смене руководителей и специалистов (юристов, аудиторов, архивистов, работников делопроизводства и др.), в деятельности которых создаются или хранятся значимые комплексы документов, часто проводится прием-передача дел (документов) от увольняемого работника вновь назначенному. Если при увольнении или переводе работника еще нет решения о приеме на освободившуюся должность нового человека, дела принимает руководитель структурного подразделения или иной работник, назначенный вышестоящим руководителем. Если на освободившуюся должность есть кандидат, но он еще не принят на работу, привлекать его к приему дел (документов) от увольняемого нельзя.

Положения о приеме-передаче дел при смене работников делопроизводства или на период командировки, отпуска или болезни есть в нормативных документах, регламентирующих организацию работы с документами в госорганах и органах местного самоуправления, государственных организациях:

Пункт 1.13 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Пункт 1.9 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Оба нормативных документа предусматривают составление акта приема-передачи дел при смене делопроизводителя структурного подразделения. Нормативные документы, однако, ничего не говорят о приеме-передаче дел при смене руководителя службы делопроизводства (ДОУ). Причина проста: руководители структурных подразделений выполняют преимущественно организационно-административные функции, поэтому они сами дела не формируют, не ведут регистрации и учета документов, не обеспечивают хранения документов и дел. Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за организацию деятельности структурного подразделения в целом, при этом он может быть назначен ответственным за хранение и использование печати (печатей) организации и штампов, применяемых в деятельности службы делопроизводства. В этом случае при смене руководителя службы делопроизводства может составляться акт приема-передачи печати (печатей) и штампов организации.

Следует отметить, что на практике прием-передача дел чаще проводятся при увольнении работника или при его переводе на другую работу в той же организации и крайне редко при уходе работника в отпуск или его командировке, болезни. Для того чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса в подобных ситуациях, проще предусматривать в должностных инструкциях работников, выполняющих сходные виды работ, положение о кадровом замещении. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя службы делопроизводства может быть написано: «1.5. Выполняет обязанности руководителя отдела делопроизводства в случае его отпуска, командировки или болезни».

См. статью «Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора» в № 10’ 2018

См. статью «Зачем и как истребовать документы у бывшего директора» в № 10’ 2018

См. новость «За непередачу документов и активов к оплате долгов компании на 4 млн руб. был привлечен ее предпоследний руководитель» в № 10’ 2018

См. новость «Требование к бывшему директору о возврате организации документов было признано незаконным» в № 10’ 2018

Проведение приема-передачи дел (документов) позволяет снизить или даже исключить риски, связанные с утратой документов. Кодекс об административных правонарушениях РФ устанавливает наказания за утрату документов, поэтому к процессу приема-передачи дел нужно относиться со всей серьезностью и ответственностью (см. Таблицу 1). Кроме того, акт приема-передачи дел, фиксирующий, что конкретно было передано, позволяет снять ответственность с работника, занимающего освободившуюся должность, за действия предшественника. Если дела.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

  • Свежие
  • Посещаемые

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

  • Как оплачивается работа, если отправляют на карантин
  • Нужно ли получать статус переболевшего коронавирусом
  • Когда выплачивать зарплату за октябрь 2021 года
  • Что такое комиссия по больничному листу
  • Как ввести дополнительные обязанности в должностную инструкцию

Кто обязан передавать дела

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: