Прием передача дел

Акт приема-передачи документов при смене директора

  • Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
  • Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
  • Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
  • Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
  • Передача документов по акту: нюансы
  • Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
  • Итоги

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

В какой ситуации, кому и когда передавать дела

В организациях при смене руководителей и специалистов (юристов, аудиторов, архивистов, работников делопроизводства и др.), в деятельности которых создаются или хранятся значимые комплексы документов, часто проводится прием-передача дел (документов) от увольняемого работника вновь назначенному. Если при увольнении или переводе работника еще нет решения о приеме на освободившуюся должность нового человека, дела принимает руководитель структурного подразделения или иной работник, назначенный вышестоящим руководителем. Если на освободившуюся должность есть кандидат, но он еще не принят на работу, привлекать его к приему дел (документов) от увольняемого нельзя.

Положения о приеме-передаче дел при смене работников делопроизводства или на период командировки, отпуска или болезни есть в нормативных документах, регламентирующих организацию работы с документами в госорганах и органах местного самоуправления, государственных организациях:

Пункт 1.13 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Пункт 1.9 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

Читайте также  Если забрать исполнительный лист можно его еще раз предъявить

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Оба нормативных документа предусматривают составление акта приема-передачи дел при смене делопроизводителя структурного подразделения. Нормативные документы, однако, ничего не говорят о приеме-передаче дел при смене руководителя службы делопроизводства (ДОУ). Причина проста: руководители структурных подразделений выполняют преимущественно организационно-административные функции, поэтому они сами дела не формируют, не ведут регистрации и учета документов, не обеспечивают хранения документов и дел. Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за организацию деятельности структурного подразделения в целом, при этом он может быть назначен ответственным за хранение и использование печати (печатей) организации и штампов, применяемых в деятельности службы делопроизводства. В этом случае при смене руководителя службы делопроизводства может составляться акт приема-передачи печати (печатей) и штампов организации.

Следует отметить, что на практике прием-передача дел чаще проводятся при увольнении работника или при его переводе на другую работу в той же организации и крайне редко при уходе работника в отпуск или его командировке, болезни. Для того чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса в подобных ситуациях, проще предусматривать в должностных инструкциях работников, выполняющих сходные виды работ, положение о кадровом замещении. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя службы делопроизводства может быть написано: «1.5. Выполняет обязанности руководителя отдела делопроизводства в случае его отпуска, командировки или болезни».

См. статью «Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора» в № 10’ 2018

См. статью «Зачем и как истребовать документы у бывшего директора» в № 10’ 2018

См. новость «За непередачу документов и активов к оплате долгов компании на 4 млн руб. был привлечен ее предпоследний руководитель» в № 10’ 2018

См. новость «Требование к бывшему директору о возврате организации документов было признано незаконным» в № 10’ 2018

Проведение приема-передачи дел (документов) позволяет снизить или даже исключить риски, связанные с утратой документов. Кодекс об административных правонарушениях РФ устанавливает наказания за утрату документов, поэтому к процессу приема-передачи дел нужно относиться со всей серьезностью и ответственностью (см. Таблицу 1). Кроме того, акт приема-передачи дел, фиксирующий, что конкретно было передано, позволяет снять ответственность с работника, занимающего освободившуюся должность, за действия предшественника. Если дела.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

  • Свежие
  • Посещаемые

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Автор: Светлана Валюнина главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Читайте также  Примеры косвенного налога

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Прием передача дел

3.1.2. Прием архивных документов на постоянное хранение в архив

Архивные документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, архивы принимают от организаций — источников комплектования в строгом соответствии с планом-графиком .

Сроки приема архивных документов в соответствии с планом-графиком согласовываются с организацией — источником комплектования.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и архивные документы, сроки временного хранения которые еще не истекли, могут приниматься в архив вне сроков план-графика (внеплановый прием) при ликвидации организации или при угрозе утраты архивных документов.

Сроки сдачи архивных документов в архив негосударственными организациями оговариваются в договоре между архивом и организацией, а затем также включаются в план-график.

Архивные документы принимаются в архив только в упорядоченном состоянии вместе с научно-справочным и учетным аппаратами к ним и, при необходимости, страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Процессу приема архивных документов в архив предшествует проверка физического, санитарно-гигиенического и технического состояния документов путем визуального осмотра дел.

В результате оценки физического состояния архивных документов выявляются документы с повышенной влажностью , повреждениями бумаги и текста, запыленные, а также проверяется физическое состояние электронных носителей (для электронных документов).

При проверке санитарно-гигиенического состояния архивных документов выявляются биологические вредители, например, насекомые, плесень и др.

Проверка технического состояния проводится при приеме в архив электронных документов и документов на иных носителях, например, аудиовизуальных. Электронные документы проверяются на наличие вредоносных компьютерных программ, а также на наличие и техническое состояния собственно электронных документов.

Проверка качества бумаги и текста архивных документов на бумажной основе, поступающих в архив, проводится путем выборочного полистного просмотра дел.

Более подробно эти вопросы раскрыты п. 1.2.

Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов без предварительной проверки их состояния не допускается.

В случае обнаружения каких-либо дефектов составляется акт произвольной формы [1] , отражающий характер дефектов и меры по их устранению.

После выявления дефектов и составления акта архив осуществляет контроль за их устранением.

Устранение дефектов проводит организация — источник комплектования.

Устранить дефекты архивных документов может и архив, но на договорной основе (за плату).

Архивные документы принимаются в архив только вместе с утвержденными экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивных учреждений описями (3 экземпляра) и научно-справочным аппаратом к передаваемым на хранение делам.

Собственно прием архивных документов на постоянное хранение в архив может проводиться как без проверки количества листов в делах, так и с выборочной проверкой количества листов в делах, но особо ценные дела обязательно принимаются с полистной проверкой.

Сотрудник архивохранилища проводит прием дел поединично , сопоставляя заголовки, архивные шифры и крайние даты каждого дела в описи и на обложках дел.

Прием электронных документов в архив осуществляется также поединично в соответствии с описью электронных документов постоянного хранения, утвержденной ЭПК архивного учреждения. Сотрудник архивохранилища проверяет соответствие архивного шифра каждой единицы хранения электронных документов (контейнера) с описью электронных документов постоянного хранения.

Архивный шифр контейнера кроме № фонда, № описи и № единицы хранения содержит указание статуса экземпляра (основной или рабочий) и вида носителя (если хранение в архиве осуществляется на физически обособленных материальных носителях).

На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов, в том числе электронных документов, в архив.

В случае необнаружения дел , которые указаны в описи, сотрудниками архивохранилища должны быть приняты следующие меры :

· составляется новая итоговая запись в описи (в новой итоговой записи указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел);

· номера отсутствующих дел и причины их отсутствия указываются в акте приема-передачи архивных документов на хранение (в акте приема-передачи архивных документов на хранение причины отсутствия дел указываются в графе «Примечания».);

· номера отсутствующих дел и причины их отсутствия указываются в справке к акту;

· утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Организации — источники комплектования должны предпринять все меры к розыску не поступивших в архив дел.

В результате проведенных работ по приему архивных документов на постоянное хранение в архив составляется акт приема-передачи архивных документов на хранение . Такой акт составляется в 2-х экземплярах: один экземпляр остается в архиве, другой – в организации.

В завершении процесса прием а- передачи архивных документов сотрудники архивохранилища должны сделать следующее:

· акт приема-передачи архивных документов на хранение подшить в дело фонда организации — источника комплектования, передавшей архивные документы в архив;

· разместить принятые дела на стеллажах, электронные документы – в специальных средствах хранения документов (стеллажах, шкафах, упаковках);

· сделать отметку в топографических указателях о размещении дел.

При первом приеме архивных документов от организации — источника комплектования должна быть еще представлена историческая справка об организац ии и ее архивном фонде. Эта историческая справка подшивается в дело фонда вместе с актом приема-передачи архивных документов на хранение (подробнее об этом см. п. 2.1.4 ).

Изменения в размещении архивных документов в связи с приемом новых должны своевременно отражаться в топографических указателях, а также в необходимых случаях и в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Топографические указатели составляются как пофондовые так и постеллажные . В настоящее время топографические указатели ведутся на бумажном носителе (в карточной или листовой форме) и в электронном виде.

Порядок приема-передачи архивных документов из одного архива в другой.

В ряде случаев в связи с уточнением профиля архива, а также в результате экспертизы ценности документов осуществляется передача документов из одного архива в другой. Передача документов в данном случае осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. Передача оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение. В случае полной передачи архивного фонда передаются три экземпляра описи, дело фонда и лист фонда.

Читайте также  14 дней на возврат товара с какого дня считать

[1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 38.

Акт приема передачи документов — образец, бланк 2021 год

Акт приема-передачи документов (АППД) считается официальным видом бланка, фиксирующего передачу дел от одного должностного работника другому. Данный бланк является неотъемлемым приложением любого договора, или при смене работника, занимающего должностное положение, с сопровождением подписей сменяющихся лиц.

АППД обладает юридическим статусом, поэтому, при появлении конфликтных моментов между участниками, подписавшими его, может быть представлен в суд в качестве доказательства.

Форма

С 1.01.2013 года отменено обязательное использование всех унифицированных форм первичных документов, за исключением некоторых учетных бланков, отмеченных Минфином РФ № ПЗ-10/2012. Предприятиям предоставлена возможность самим разрабатывать необходимые формы бланков. Таким образом, форма АППД не относится к утвержденному унифицированному шаблону, однако в акте требуется отобразить следующие данные:

  1. Название бланка.
  2. Номер, место и дата его оформления.
  3. Список передаваемых атрибутов, их численность и тип (копия или оригинал).
  4. Реквизиты юр. лиц, с указанием Ф.И.О.
  5. Подписи лиц, предающей и принимающей стороны, «мокрые» печати.

АППД, обычно оформляется в 2-х экземплярах, по одному для каждого участника.

(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи»)

В каких случаях требуется оформление акта?

Оформление АППД не относится к обязательной процедуре. Он заполняется в качестве превентивной меры для недопущения возможных недоразумений между контрагентами, в отношении переданных документов.

Оформление АППД необходимо в следующих вариантах:

  1. При делегировании дел от одного работника другому.
  2. При смене работников, занимающих должности в компании.
  3. При перемещении важной документации внутри компании.
  4. При транспортировке документов компании в государственный архив на хранение.

АППД подписывается обеими сторонами и обладает юридическим статусом, благодаря чему его можно использовать при судебном разбирательстве.

Особенности составления документа

Несмотря на то, что форма АППД не утверждена нормативами РФ, при ее разработке требуется учитывать следующие особенности:

  1. Изложение АППД осуществляется, как правило, на стандартном листе формата А4. При передвижении документов внутри фирмы, вверху справа листа отображается наименование предприятия. В левом углу отображается резолюция директора предприятия.
  2. Далее, по центру листа отображается заголовок бланка: — «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ»
  3. Затем прописывается место и дата его заполнения.
  4. Преамбула имеет формулировку, подобную при составлении договора, (Мы нижеподписавшиеся …»), с указанием Ф.И.О. лиц, принимающих участие в делегировании документации, и занимаемых должностей.
  5. После этого перечисляется список, делегируемых документов, который прописывается в созданной таблице, имеющей колонки:
  • № п/п.
  • Наименование делегируемого документа.
  • Дата его регистрации.
  • Регистрационный номер.
  • Вид (копия или оригинал).
  • Число листов.
  1. В конце акта отмечается число экземпляров оформляемого бланка.
  2. В завершение, заполненный АППД подписывается передающим и принимающим лицом.

Если составленный АППД используется внутри ведомства, то он утверждается директором компании.

При оформлении АППД межведомственного характера, подписи сторон обязаны скрепляться печатями.

Главным предназначением АППД является удостоверение факта передачи документации, численностью, отмеченной в приемопередаточном акте.

Как правильно составить передаточный акт в 2021 году

Нормативами РФ не утверждены шаблоны АППД. Разрабатывать собственные образцы таких документов предоставлено учреждениям. В то же время, при разработке собственных образцов АППД, должны быть отображены следующие блоки акта:

  1. Вступительный блок, где отображается:
  • Название бланка.
  • Номер и дата заполнения, с указанием места, где заполняется бланк.
  • Преамбула, где прописываются реквизиты сторон, осуществляющих прием и передачу материалов, с отображением Ф.И.О. и занимаемого статуса.
  1. Текстовый блок, где отмечается:
  • Перечень делегируемых документов, заполненный в форме таблицы (численность, тип (копия или оригинал), номер и дата их регистрации).
  1. Заключительный блок.
  • Здесь отмечается число экземпляров заполненного АППД (обычно оформляется в 2-х экземплярах).
  • Подписи лиц, участвующих в приеме-передаче.

Если это внутриведомственный АППД, то подписанный бланк утверждается начальном фирмы. Если акт составляется между предприятиями, то подписи необходимо скреплять печатями предприятий.

Накануне заполнения АППД требуется приготовить материалы, которые подлежат передаче, чтобы не допустить ошибок при оформлении бланка.

Составление акта приема передачи документов при смене генерального директора

Оформление АППД при смене ген. директора осуществляется в таком же порядке, как и составление обыкновенного акта, с соблюдением типовой структуры бланка.

Делегирование дел при смене начальства выполняется согласно п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете», где отображено, что при замене начальника учреждения требуется осуществить делегирование не только атрибутов начальника, но и бухгалтерской документации.

При делегировании атрибутов, принадлежащих ген. директору, нужно принимающей стороне проверить учредительные документы, контракты, доверенности, лицензии. При потребности к акту прикрепляют копии самых важных документов.

Порядок делегировании дел на каждой фирме определяется самостоятельно, руководствуясь Положением о передачи документации в разработанных внутриведомственных нормативах учреждения.

Как составить акт приема передачи документов

Для ухода с работы рядового сотрудника фирмы, достаточно работнику подать ходатайство о своем намерении, отработать двухнедельный срок и получить расчет с пакетом документов, выдаваемых при уходе с работы.

Директор фирмы тоже в большинстве своем является наемным работником, который вправе покинуть работу по собственной инициативе. В то же время, его могут снять с должности по решению учредительного собрания, по решению владельца фирмы или по приказу вышестоящего ведомства. Разрыв трудового контракта с руководителем фирмы регулируется ст. 77 и ст. 278 ТК РФ.

Директор компании отвечает за хозяйственную деятельность предприятия и за состояние бухучета, являясь материально–ответственным работником.

Распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.01 года отмечено, что при смене материально ответственного работника требуется осуществлять инвентаризацию. Поэтому, учитывая, что директор является таким лицом, требуется осуществить делегирование дел и принадлежностей, которые состоят в его распоряжении.

Передача дел, состоявших в распоряжении директора оформляется АППД.

Сюда относятся:

  1. Ключи от кабинета и сейфа.
  2. Печать.
  3. Документы.
  4. Отчетность.
  5. Прочие материальные принадлежности, размещенные в кабинете и т.д.

При делегировании дел создается комиссия, которая участвует в передаче и также, вместе со «старым» и «новым» директором, подписывает заполненный АППД.

Форма акта не отличается от подобных бланков передачи документации. После приема всех дел «новый» директор приступает к своим обязанностям.

Образец заполнения такого бланка при смене ген. директора приводится ниже.

Образец

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

АППД при замене гл. бухгалтера требуется оформлять для того, чтобы «новый» гл. бухгалтер получил точный список документов первичного учета. Если передаются бланки строгого учета – то в этом случае оформляется отдельный приемопередаточный акт. Делегирование дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.

АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.

Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:

  1. Завершить текущие учетные операции.
  2. Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
  3. Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
  4. Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
  5. Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).

Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.

Как составить акт

При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:

  1. Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:
  • Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
  • Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
  • Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
  • Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
  • Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).
  1. Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).
  • Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.

Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).

Образец

Сроки хранения

В каждой фирме со временем архив документов возрастает. Поэтому, периодически его надо передавать в государственные районные архивы.

Общепринятые сроки хранения составляют:

  1. Для первичных документов и бланков – не менее 3-х лет.
  2. Для кассовых документов, отображающие финансовые операции – 5 лет.
  3. Расчетные и платежные документы хранятся на протяжении 75 лет (при отсутствии лицевого счета).

Изъятие документации по завершению сроков хранения не допускается, без осуществления проверки за указанный период налоговой службой.

Решение о ликвидации или передаче дел в районные архивные ведомства принимает созданная комиссия.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: