Пример делового письма арендодателя о долгосрочном сотрудничестве

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.

Кто и кому может предложить сотрудничество

В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.

Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.

Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.

Как написать и оформить письмо

Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.

Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:

  1. В правом верхнем углу — наименование организаций (отправителя и адресата).
  2. По центру — заголовок.
  3. Затем обращение к директору компании (обычно по имени и отчеству).
  4. Основная часть с предложением.
  5. Дата, должность составителя и подпись.

Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.

Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:

  1. Пишите лаконично и четко без лишней информации, только важные факты, которые интересны клиенту.
  2. Отметьте главные достижения компании, перечислив успешные проекты, контракты с известными крупными корпорациями, рост продаж, расширение рынков сбыта и др.
  3. Чем вы выделяетесь на рынке, по сравнению с конкурентами (платежеспособность, кредитоспособность, безупречная репутация).
  4. Расскажите о выгодах, которые принесет совместная деятельность, — например, о способности закупать солидные объемы товаров, продвигать продукцию на внешних рынках и т.д.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.

Директору (Ф.И.О.) ________

Предложение о сотрудничестве

Уважаемый Александр Александрович!

Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.

Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.

Выгоды совместного проекта _____________________________________.

Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.

«__»__________ ____ г.

Это готовый образец послания от организации к заказчику.

А вот пример приглашения к партнерству поставщика.

Как отправить письмо адресату

После старательного оформления важно, чтобы корреспонденция дошла до адресата. Доставка осуществляется разными способами:

  1. Курьером — обычно передать его поручают сотруднику компании при личной встрече. Это один из самых эффективных вариантов для привлечения клиентов.
  2. Заказным письмом через почту России — надежно, но долго.
  3. Электронная почта — быстро, но есть риск, что не дойдет до адресата, затерявшись среди спама. Этот способ подойдет для уже налаженных контактов.
  4. Факс — несколько старомодный вариант, но его до сих пор применяют некоторые руководители.

Если такие послания поступили в компанию, не на каждое из них необходимо сразу отвечать. Часто корреспонденция попадает в качестве массовой рассылки. Тогда отвечать стоит, только если вас заинтересовало предложение. Другой разговор, если послание принадлежит серьезной известной организации или текущим контрагентам. Тогда решить вопрос, как ответить на письмо о сотрудничестве, не составит труда:

  1. Если это оферта от потенциального партнера, отвечайте корректно, даже если необходимо отклонить предложение.
  2. Поблагодарите за внимание к вашей компании и объясните причину отрицательного ответа.
  3. Предложите вернуться к вопросу позже, когда позволит ситуация — например, когда появится бюджет, изменится рыночная конъюнктура, завершатся поставки от другой компании и т.д.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
  • при ведении бизнеса;
  • при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
  • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
  • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
  • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
  • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
  • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  • вежливое обращение;
  • грамотность, краткость и лаконичность информации;
  • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Читайте также  Закон о переходе к техпланам при постановке на кадастровый учет

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

  • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  • невежливое обращение;
  • искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  • используется как продольный, так и угловой бланк;
  • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

  • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
  • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Письмо-предложение о сотрудничестве: образец, пример

Предложение о сотрудничестве считается документом, в котором одна организация делает предложение сторонней компании о возможной совместной работе на выгодных условиях. Главная цель такого предложения — заинтересовать будущего партнера и заставить его выбрать именно эту организацию. Рассмотрим подробнее, как составляются такие предложения, в чем их главные особенности.

Кто и кому пишет

Письмо-предложение о сотрудничестве составляет уполномоченный на это сотрудник, который занимается развитием бизнеса или подобным направлением. Текст подобного письма обязательно должен быть согласован с руководителем организации. Подобные предложения может составлять и сам руководитель компании.

Письмо составляется на имя директора компании, с которой в дальнейшем планируется сотрудничество. Также адресатом может выступать замдиректора или любое лицо, которое занимается подобными вопросами и имеет полномочия принимать решения о возможных сотрудничествах. Но все деловые предложения о сотрудничестве в итоге рассматриваются руководством организации.

Общие правила

Самое главное, что нужно помнить, – предложение является своеобразным крючком, который должен зацепить потенциального партнера. Текст письма должен быть содержательным, интересным и грамотным. Идеальным исходом прочтения подобного письма будет запрос коммерческого предложения или прайса на товары и услуги.

Несмотря на то что предложение о сотрудничестве (образец его будет представлен далее) считается официальным документом, какой-то стандартной формы нет. Составляется письмо в свободной форме или же по шаблону, который разработан в конкретной организации, исходя из поставленных задач и возможностей предприятия.

Составляя предложения, нужно следовать элементарным правилам русского языка, делопроизводства и деловой этики.

Прежде чем писать письмо, следует узнать реквизиты того сотрудника, с кем предполагается общение.

Итак, предложение будет состоять из:

  1. Заголовка (данный этап не является обязательным, ведь плохо составленный заголовок может отбить желание читать остальное письмо).
  2. Обращения (начинать этот этап лучше со слов «уважаемый/ая»).
  3. Самого предложения.
  4. Подписи адресата.

Основная часть

Как написать предложение о сотрудничестве так, чтобы оппонент не рассматривал другие приглашения? Основная часть письма должна содержать суть всего предложения. Здесь неуместны витиеватые высказывания и размытые фразы, долгие и запутанные предложения, а также специальная терминология. Суть письма – четкая, ясная и лаконичная. Акцент ставится на особые черты и выгодное предложение.

В основной части о компании-отправителе нужно упомянуть, но это должен быть только год, с которого она работает и основные виды деятельности. На данном этапе иная информация будет излишней.

Также можно указать действующих партнеров или клиентов организации, которые непременно отзываются только положительно о деятельности компании.

В заключении письма можно дать ссылку на официальный сайт, где содержится более подробная информация об организации, а также другие дополнительные сведения, не указанные в предложении.

Интонация письма должна быть больше побудительная, нежели повествовательная. Но здесь главное — не перегибать палку, составить текст корректно, без навязывания услуг и сотрудничества.

В том случае, если текст получается длинным, но вся информация важна для прочтения, его следует разделить на абзацы и выделить важные пункты. Так восприятие будет полным, а большой текст будет восприниматься проще.

Главную мысль письма или важный посыл нужно расположить либо в начале, либо в конце. Весь секрет в том, что данные части больше откладываются в подсознании читающего.

Как показывает практика, тот, кто получает письмо-предложение о сотрудничестве (образец далее), готов тратить на его прочтение не больше 60 секунд, этот факт тоже надо читывать при составлении письма.

Обязательная информация

Составляя предложение, непременно нужно помнить об обязательной информации, содержащейся в нем. Это:

  • название организации, которая отправляет письмо;
  • фактический адрес и телефон для связи с контактным лицом;
  • фамилия, имя, отчество уполномоченного лица и его должность;
  • основная суть обращения.

К предложению могут прилагаться дополнительные документы или ссылки на законодательные акты и нормы, имеющие непосредственное отношение к предложению о сотрудничестве.

Оформление

Оформить письмо можно несколькими способами:

  1. Написать предложение от руки.
  2. Напечатать предложение на компьютере.

Первый вариант, конечно, несколько устаревший, но в некоторых случаях оказывается наиболее эффективным, ведь бывают руководители, которые не приемлют новых технологий и предпочитают общаться и работать «по старинке».

Второй вариант более привычен и удобен. Во-первых, в электронной форме наверняка есть заготовка официального бланка организации с необходимыми реквизитами, а во-вторых, если предложения составляются постоянно, то возможно наличие готового шаблона письма, где нужно только подставить адресата и, возможно, поменять некоторую информацию, корректную в конкретном случае.

Предложение может составляться в любом количестве экземпляров, но вначале оно обязательно содержит обращение, а в конце – подпись отправителя.

Дату нужно ставить только в тех ситуациях, когда предложение содержит акции или специальные условия, активные определенное количество времени.

Регистрировать предложение о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как «заставить» сотрудничать

Конечно, «заставить» — не подразумевает оказывать физическое воздействие на лицо, принимающее решение о сотрудничестве. Пример предложения о сотрудничестве, который был представлен ранее, показывает, что письмо должно побудить оппонента принять положительное решение.

Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения.

Прежде чем писать письма, нужно хорошо изучить своего оппонента: на что он может согласиться, а что для него неприемлемо. Ведь одним словом или фразой можно моментально испортить представление о целой компании.

Нужна ли благодарность

Еще один немаловажный момент предложения о сотрудничестве – благодарность. В конце подобных писем в обязательном порядке должна стоять благодарность за уделенное время и прочтенное письмо.

Читайте также  Закон о защите прав потребителей 26 2 пункт 4

Это говорит как о серьезности организации, так и об элементарной вежливости за отнятое время у оппонента.

Подобные письма не будут содержать благодарности по умолчанию, так как это индивидуальный подход каждой организации к своему потенциальному партнеру или клиенту.

Отправление

Итак, каким способом лучше всего отправить письмо-предложение о сотрудничестве (образец представлен ранее)?

Сделать это можно по-разному, каждая организация выбирает для себя более приемлемый и удобный вариант. Рассмотрим самые распространенные:

  1. Электронная почта. Этот способ по праву считается самым простым, оперативным и доступным. Но письмо оппоненту может легко затеряться, попав в нежелательную корреспонденцию адресата. Подобный способ можно использовать только в том случае, если у отправителя и адресата налажен контакт. Ну, или отправлять письмо «на авось», вдруг повезет и оно не окажется в папке «Спам».
  2. Почта. Данный способ считается самым надежным, так как письмо в любом случае дойдет до адресата. Но он и самый затратный по времени, ведь всем известно, как медленно работает почта России. Конечно, если рассылка носит массовый характер, то такой способ явно не подойдет, лучше использовать первый вариант.
  3. Факс. Немного устаревший, но все-таки используемый метод отправки предложений. Подходит также для конкретного предложения определенной компании.
  4. Любой метод современного вида связи (мессенджеры, соцсети и т.п.). Подобный способ уместен лишь в том случае, когда стороны хорошо знакомы друг с другом и письменное предложение является лишь формальностью для дальнейшего продолжения сотрудничества.

Итак, теперь вы знаете что такое письмо-предложение о сотрудничестве, как его составить и отправить.

Письмо предложение о сотрудничестве (образцы)

Письмо №1

Уважаемый Виктор Александрович,

Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность.

Мой друг Александр, с которым я неоднократно работал над общими проектами, имеет профильное образование. Он активно работает в сфере рекламы и маркетинга на протяжении нескольких лет, и среди его клиентов есть такие компании как «Металлоинвест», «МегаФон» и «Автомир». Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.

Я проинформировал его о возможности работать в Вашей компании, и Александр очень заинтересовался этим. Вы можете позвонить ему по номеру: 220-20-20.

Письмо №2

Уважаемый Виктор Александрович,

Неделю назад наша компания завершила проект по разработке нового логотипа. Работа по проекту была выполнена графическим дизайнером Александром, который сотрудничает с нами удаленно.

Я был приятно удивлен качеством работы этого человека, а также приемлемыми ценами его услуг. Могу с уверенностью назвать Александра талантливым дизайнером, который внимательно относится ко всем рекомендациям и пожеланиям.

Если у Вашей компании когда-нибудь возникнет необходимость в услугах удаленного дизайнера, рекомендую Вам обратиться к Александру. Оставляю Вам его контактные данные: 220-00-10

Письмо №3

Уважаемый Виктор Александрович,

Мы приглашаем Вас к взаимовыгодному сотрудничеству с ООО «Строй-Мастер».

Благодаря инновационным разработкам и сотрудничеству с мировыми компаниями, наша фирма может предложить Вам самый широкий ассортимент и спектр услуг на российском рынке.

Мы всегда учитываем потребности партнеров и готовы работать над новыми проектами для расширения бизнес возможностей. В работе мы, прежде всего, ценим качество и профессионализм, что позволяет нам оставаться востребованными среди клиентов с самыми разными потребностями.

Ознакомиться с актуальными предложениями для потенциальных бизнес-партнеров Вы сможете на нашем официальном сайте – www.st-master.ru

Письмо №4

Уважаемый Виктор Александрович,

Рады предложить сотрудничество по реализации нашей косметической продукции.

Ваши преимущества от партнерства с нами:

  • бесплатное обучение в нашей компании;
  • возможность приобретать продукцию по индивидуальным тарифам;
  • гибкий подход к каждому Заказчику;
  • быстрая доставка товара удобным Вам способом;
  • конкурентная заработная плата.

Сотрудничество с нами выбирают активные и целеустремленные люди!

Ознакомиться с подробными условиями партнерства можно на нашем сайте или у старшего менеджера по телефону 220-00-01.

Письмо №5

Уважаемый Виктор Александрович,

В данный момент мы занимаемся поиском новых партнеров для реализации нашей продукции в Вашем регионе. Для комфортного сотрудничества с нами, мы готовы предложить Вам организацию процесса обучения технического и коммерческого персонала Вашей компании. Также мы гарантируем поддержку, связанную с вопросами по реализации нашей продукции.

Мы предоставляем нашим партнерам эксклюзивные права, которые позволяют им реализовывать полный спектр нашего оборудования в том регионе, где они осуществляют свою деятельность.

Чтобы поближе познакомиться со спецификой нашей деятельности и понять рентабельность партнерства для обеих сторон, мы предлагаем своим будущим партнерам заключить трехмесячный проект-договор, после которого возможно подписание полноценного дилерского соглашения.

Для ознакомления с более подробной информацией, отправьте на наш адрес письмо с реквизитами Вашей компании и кратким описанием рода ее деятельности.

Письмо №6

Уважаемый Виктор Александрович,

Благодаря качественной продукции и профессиональному подходу к работе, ООО «Строй-Мастер» заслужило славу авторитетной компании и надежного партнера. Однако столь высокая репутация также является заслугой наших многочисленных дилеров, работающих по всем регионам России.

Поскольку мы всегда рады расширению деловых возможностей, мы готовы работать с новыми дилерами.

Условия сотрудничества, которые мы можем предложить, идеальны как для юридических компаний, так и для индивидуальных предпринимателей. Своим партнерам мы предоставляем все необходимые образцы и каталоги с нашей продукцией. В отличие от многих других компаний нашего уровня, мы готовы реализовывать как крупный опт, так и мелкие заказы.

Кроме того, на начальном этапе сотрудничества мы предоставляем нашим дилерам гибкую систему скидок и возможность заказывать продукцию в кредит. В свою очередь, мы гарантируем замену любого товара в случае брака или неудовлетворения Заказчика.

Сотрудникам ООО «Строй-Мастер» доступны следующие преимущества:

  • система индивидуальных скидок;
  • индивидуальные условия с учетом особенностей рынка Вашего региона;
  • бесплатное обучение для всех сотрудников Вашей компании;
  • постоянная информационная и коммерческая поддержка;
  • возможность реализовывать качественную продукцию.

Если Вы еще не являетесь нашим дилером, тогда звоните по номеру 220-02-00, либо обращайтесь по адресу: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.

Правила составления предложения о сотрудничестве

В бизнесе часто приходится предлагать сотрудничество другим фирмам. Чтобы заинтересовать другого предпринимателя в партнерстве, необходимо составить соответствующий документ и в нем показать все возможные выгоды от общей работы. Документ, на первый взгляд, похож на компред для продаж, однако имеет другие правила составления.

Зачем составлять предложение о сотрудничестве?

Когда речь идет о нескольких отдельных компаниях, совместная работа представляет собой сделку. Каждый партнер вкладывает в проект свои ресурсы – деньги, идеи, специалистов для того, чтобы получить что-то взамен – известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль. Но, как известно, сделка начинается с оферты, то есть с документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности.

Предложение о сотрудничестве тоже можно сравнить с офертой. Это одна из разновидностей деловой документации, в которой содержатся классические элементы делового письма, УТП и рекламное описание совместного проекта. По сути, единственная цель документа – убедить потенциального партнера в выгоде от общего проекта.

Составлением документа занимается работник из отдела развития или лично руководитель компании, если потенциальный партнер – крупный и важный игрок рынка. Отправляется документ директору другой фирмы или также в отдел развития, если его работники имеют право принимать решения. Есть сложность при составлении: не существует стандартов оформления и содержания. Оно может составляться в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании.

Читайте также  Инструкция по расчету компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Структура документа

Хоть стандартов содержания нет, но можно выделить смысловые блоки, которые усилят предложение о сотрудничестве.

Приветствие

Любое деловое письмо начинается с приветствия. Его адресуют либо конкретному работнику, с которым ведется обсуждение проекта, либо организации в целом. В обоих случаях письмо может составляться индивидуально для конкретного потенциального партнера, так и универсальный вариант, который рассылается массово.

Приветствие необходимо визуально отделить от остальной части письма. Например, можно использовать иной шрифт, курсив, паттерн в фирменных оттенках или графический декор.

В зависимости от типа адресата, выбирается форма приветствия. Партнер, как и клиент, может быть знаком или не знаком с продукцией компании. Если потенциальный партнер не знает о компании-отправителе письма, он считается холодным. Если он хоть что-то знает или уже сотрудничал в прошлом, то такой потенциальный партнер считается теплым или горячим. Вот какие есть нюансы при обращении к адресату:

  • указывать имя, фамилию адресата (если это конкретный работник или директор) следует только в том случае, если он – теплый. Когда адресат получает письмо от незнакомого отправителя и видит свое имя, это может насторожить и отпугнуть. Однако из этого правила есть исключение – адресат и его компания очень известны на рынке;
  • если в прошлом уже был опыт успешного сотрудничества, можно акцентировать на этом внимание. Например, написать так – «Рады вновь вас приветствовать, уважаемый (имя и отчество);
  • если письмо адресуется фирме в целом или всему отделу, не стоит перечислять поименно всех его работников.

К блоку приветствия можно отнести и шапку письма, в котором прописывается название фирмы-отправителя и его логотип. Однако в шапке не желательно использовать флаг или герб страны. Даже если у компании есть на это право, наличие таких символов может отпугнуть некоторых предпринимателей.

Заголовок письма

Заголовок письма – это то, на что обращает внимание адресат, когда открывает свою электронную почту и видит список непрочитанных писем. Здесь необходимо прописывать суть сообщения. Например, указать прямо: «Совместный проект: предложение от компании N».

Второй заголовок пишется в письме после шапки и приветствия. Здесь допустимы вольности, ведь этот заголовок должен выделять письмо из массы аналогичных. Вот что можно написать в заголовке:

  • весомые цифры и факты о компании. Например, «10-кратные обладатели звания „Лучший продукт” по версии журнала N» или «10 лет на рынке недвижимости», «10000 довольных клиентов»;
  • свои сильные стороны, преимущества, по сравнению с конкурентами. Например, «Итальянские комплектующие»;
  • слоган, миссия или цель компании.

Однако стоит избегать клишированных фраз и слишком длинных предложений. Иначе читатель не сможет уловить суть заголовка и не захочет изучать письмо дальше.

Суть предложения

После заголовка необходимо перейти к основному тексту. Необходим перечень товаров и услуг, которые компания предлагает клиентам. Это необходимо прописать, чтобы партнер сразу определил, есть ли пересечения целевых аудиторий. Если такого пересечения не обнаружится, то и в коллаборации компания заинтересована не будет.

Но, описывая свою продукцию, следует ориентироваться, прежде всего, на планируемый сценарий сотрудничества. Например, если компания хочет открыть еще один филиал в соседнем регионе, следует описать свою историю в нынешнем городе, сделать акцент на стабильный спрос. Если компания хочет получить в свое пользование новое оборудование, можно рассказать о количестве заводов на территории региона или страны, о количестве производимой продукции. Но если компания хочет запустить новую линейку продукции и привлечь новый сегмент ЦА, то и рассказывать следует о своих продажах и о своих действующих клиентах.

Однако слишком подробно описывать предложение тоже не стоит. Суть нужно изложить кратко и емко, чтобы все детали потенциальный партнер узнал при созвоне или во время личной встречи. Главная цель этого смыслового блока – показать, что две организации могут быть друг другу полезны, и заинтересовать получателя письма.

Завлечение

Задача следующего смыслового блока – убедить потенциального партнера в том, что ему выгодно ответить на письмо с предложением. Для убеждения можно использовать все доступные средства. Например, пообещать гарантии, компенсацию затрат в случае неудачи совместного проекта, скидки на приобретения товара. Важно давать такие обещания, которые компания точно сможет выполнить.

Блок завлечения должен заканчиваться призывом к действию. Например, сначала необходимо указать все выгодные условия сотрудничества для партнеров, а потом призвать позвонить или ответить на письмо для получения подробностей.

Контактные данные

Чтобы потенциальный партнер мог связаться с компанией, необходимо после призыва к действию указать контактные данные. Желательно указать несколько вариантов связи, например, мобильный и городской номер отправителя, номера разных подразделений компании, ссылки на страницы в соцсетях (компании и того работника, который пишет письмо), а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность, что он ответит на предложение сотрудничества.

Благодарность

В конце письма важно поблагодарить адресата, ведь он уделил внимание письму и изучил его. Для этого смыслового блока подходят стандартные фразы, например:

  • «Надеемся на сотрудничество!»;
  • «Благодарю за уделенное время»;
  • «Желаю успехов вам и вашей компании».

Как составить идеальное предложение: советы новичкам

Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:

  • в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
  • оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
  • проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
  • выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
  • использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
  • преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
  • в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
  • если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
  • если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату.

После отправки предложения можно выждать несколько дней, убедившись, что письмо открыто. Затем допускается перезвонить адресату самостоятельно и узнать, заинтересовало ли предложение. Если нет, то можно уточнить причины этого. Такой подход позволит вносить изменения в структуру документа, добавлять больше выгод для партнеров. Тогда в будущем адресаты охотнее согласятся на совместный проект.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: