Регламент документооборота по расчету заработной платы

Учет заработной платы в бухгалтерском учете (нюансы)

  • Организация бухгалтерского учета заработной платы на предприятии
  • Бухучет расчетов с персоналом по оплате труда — счет для учета
  • Бухгалтерский учет: начисление заработной платы
  • Бухучет: зарплата к выдаче
  • Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда — проводки
  • Бухгалтерский учет труда и заработной платы у упрощенцев
  • Итоги

Организация бухгалтерского учета заработной платы на предприятии

С целью организации бухучета труда и зарплаты на предприятии в учетной политике прописывается, какие формы первичных документов для этой цели будут использованы. При этом со вступлением в силу закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ использование унифицированных форм перестало быть обязательным.

Но многие бухгалтеры при организации учета оплаты труда на предприятии отдают предпочтения формам первичных документов, утвержденным постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Первичной документацией по учету движения персонала являются приказы (о приеме на работу, увольнении, переводах, предоставлении оплачиваемого отпуска и т. д.). Для каждого принятого на работу сотрудника заводится личная карточка и открывается персональный лицевой счет.

На лицевой счет, открываемый, как правило, на год, заносятся данные о начисленной и выплаченной зарплате, суммах удержаний и вычетов. Данные в лицевые карты переносятся из табелей учета рабочего времени, листов нетрудоспособности, нарядов на выполнение сдельной работы, приказов (о произведении удержания или начислении премии) и проч.

О порядке организации первичного бухучета на предприятии можно узнать из статьи «Порядок организации первичного бухгалтерского учета».

Бухучет расчетов с персоналом по оплате труда — счет для учета

Для учета расчетов по оплате труда персоналу используется бухсчет 70 — на нем обобщаются соответствующие сведения по каждому работнику предприятия.

По дебету счета показываются суммы выплаченной зарплаты, а также суммы удержаний (по налогам (сч. 68), по исполнительным документам (сч. 76), недостачам (сч. 73) и порче ценностей (сч. 94) и т. д.). Если работник своевременно не получил начисленную ему зарплату, то данная сумма отражается по дебету сч. 70 в корреспонденции со сч. 76.

По кредиту отображаются:

  • суммы начисленной зарплаты в корреспонденции со счетами, на которых собираются соответствующие затраты;
  • суммы начисленных отпускных в корреспонденции со сч. 96;
  • начисленные дивиденды сотрудникам фирмы в корреспонденции со сч. 84.

На предприятиях должен быть организован аналитический учет по бухсчету 70 в отношении каждого работника.

Как учесть расходы на оплату труда в натуральной форме, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

О регистре бухгалтерского учета, обобщающим информацию о расчетах с сотрудниками по оплате труда, читайте в статье «Особенности оборотно-сальдовой ведомости по счету 70».

Бухгалтерский учет: начисление заработной платы

В связи с тем, что затраты по зарплате отражаются в себестоимости произведенной продукции, начисление зарплаты проводится по сч. 70 в корреспонденции со счетами:

  • 20 (23, 25, 26, 29) — для производственных предприятий (в зависимости от структурного подразделения, где занят сотрудник);
  • 44 — для торговых предприятий.

Бухучет: зарплата к выдаче

Бухучет заработной платы и удержаний из нее должен также наглядно отражать сумму к выплате работникам на руки. В связи с этим начисленные по дебету сч. 70 суммы заработной платы будут уменьшены.

Из зарплаты всех сотрудников в обязательном порядке удерживается НДФЛ — с этой целью делается проводка Дт 70 Кт 68.

Выплата зарплаты (без НДФЛ и удержаний по исполнительным листам и др.) производится через кассу или путем перечисления средств на карточный счет сотрудника. При выдаче зарплаты сч. 70 корреспондирует со сч. 50 (51).

О том, как перечисляется зарплата на карту, вы сможете узнать из статьи «Порядок перечисления зарплаты на банковскую карту».

Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда — проводки

В соответствии с планом счетов, утвержденным приказом Министерства финансов от 31.10.2000 № 94н, предполагается использование таких основных проводок со сч. 70:

  • Дт 70 Кт 50–52, 55, 68–69, 71, 73, 76, 79, 94;
  • Дт 08 20, 23, 25, 26, 28–29, 44, 69, 76, 79, 84, 91, 96–97, 99 Кт 70.

Бухгалтерский учет труда и заработной платы у упрощенцев

Учет зарплаты на ОСН и УСН производится одинаково, за тем исключением, что не все упрощенцы смогут уменьшить свои доходы на сумму затрат по оплате труда. Такое право сохраняется лишь для тех упрощенцев, которые выбрали объект упрощенного налогообложения «доходы за вычетом расходов».

Как учесть расходы на оплату труда при УСН, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Итоги

Для бухучета оплаты труда персонала используется счет 70. На нем обобщается информация о начисленной заработной плате, удержаниях и суммах, подлежащих к выплате.

Кадровое делопроизводство и расчет зарплаты работникам. 10 ситуаций

координатор кадрового и hr-направления в Контур.Школе

Читайте подборку ответов на вопросы слушателей Контур.Школы. Отвечают эксперты Юлия Бусыгина и Евгения Конюхова

В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации в Контур.Школе:

Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству

1. Наименование должности в трудовой книжке. Как вносить?

Вопрос: трудовые книжки в России ведут на русском языке, не допускается наименование должности на иностранном. Можно внести в трудовую книжку должность, название которой транслитерировано на русский язык? Например, «эйчар-менеджер», «разработчик андроид-приложений»?

Ответ Евгении Конюховой, эксперта в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства :

«Запись о наименовании должности вносится в трудовую книжку в соответствии с приказом о приеме на работу, а в приказ о приеме на работу — в соответствии с трудовым договором. Называть должности «эйчар-менеджер», «разработчик андроид-приложений» — допустимо » .

Вывод: название должности в трудовой книжке может быть транслитерировано на русский язык. Главное, чтобы запись была на русском языке, а в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке наименование должностей совпадало.

2. Локально-нормативные акты. Можно отправить по «электронке»?

Вопрос: можно ли ознакомить работника с локально-нормативными актами (ЛНА) по электронной почте? Например, направить работникам из регионов новые положение о порядке оплаты труда. Если нет оригинала подписи работников, а к положению приложены сканы листов ознакомления — это нарушение?

Ответ: ознакомить c локально-нормативными актами посредством обмена электронными документами с применением усиленной квалифицированной подписи можно только дистанционных работников. С остальными работниками пока используется ознакомление под подпись. Скан-копия не соответствует требованиям ст. 22 и ст. 68 ТК РФ.

Вывод: работников нужно ознакомить с ЛНА лично и под подпись. Ознакомление посредством электронной почты является нарушением.

3. Учебный отпуск. Можно использовать на меньший срок?

Вопрос: может ли работник пойти в учебный отпуск частично, не выходя за пределы срока справки-вызова? Например, по справке-вызову учебный отпуск с 04.01.2020 по 31.01.2020, а сотрудник пишет в заявлении: «Прошу предоставить мне учебный отпуск с 20.01.2020 по 31.01.2020. Справку-вызов №. от. прилагаю…»?

Ответ Евгении Конюховой, эксперта в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства:

«Есть две точки зрения:

  1. Учебный отпуск целевой и предоставляется на количество дней по справке-вызову. Такую позицию иногда высказывают представители Роструда и ГИТ.
  2. Учебный отпуск можно предоставлять на меньшее количество дней, чем в справке-вызову, по заявлению работника. Я придерживаюсь той точки зрения, что нужно руководствоваться Трудовым кодексом, например:
  • «работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно — по 50 календарных дней. В этой ситуации Трудовым кодексом определено четкое и однозначное количество дней, которые должны быть предоставлены работодателем. Здесь нет формулировки, что «до 40 календарных дней».
  • «работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения государственной итоговой аттестации — до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования. В этой ситуации на любой период до 4 месяцев».

Вывод: размышляете о том, возможно ли отпустить сотрудника в учебный отпуск частично, не выходя за пределы срока справки-вызова? Самый безопасный для работодателя вариант — ориентироваться на нормы Трудового кодекса и смотреть норму: императивная она в части количества дней отпуска или диспозитивная».

4. Работник сменил фамилию. Нужно дополнительное соглашение?

Вопрос: работник сменил фамилию и паспортные данные, надо создавать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Ответ: нет ни одного нормативного правового акта, который бы предписывал работодателю незамедлительно вносить изменения в трудовой договор, когда изменились сведения о работнике или работодателе.

Вывод: работник сменил фамилию и паспортные данные — у работодателя есть три варианта документально оформить изменения:

  1. Дождаться изменения условий трудового договора и в допсоглашении указать новые сведения о работнике.
  2. Применить аналогию нормы (ч. 3 ст. 57 ТК РФ) и внести в текст трудового договора новые сведения о работнике.
  3. Оформить не соглашение (просто потому, что стороны в этой ситуации не договариваются), а приложение к трудовому договору (оно упоминается в ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Как правильно оформлять и начислять зарплату, надбавки и отпускные?

5. Расчет среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой пособий

Вопрос: сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет до 07.04.2020, в декабре 2019 года хочет уволиться. У нее есть неиспользованные дни ежегодного отпуска. В расчетном периоде не работала — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Как правильно рассчитать средний заработок: исходя из МРОТ или по окладу?

Читайте также  Ограничение б3 в армии какие войска

Ответ Юлии Бусыгиной, ведущего преподавателя-эксперта Контур.Школы :

«К омпенсацию за неиспользованный отпуск можно рассчитать из расчетного периода — 12 месяцев, предшествующих декретному отпуску (основание — п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). То есть в расчет берут выплаты, произведенные работнице именно в этот период».

Вывод: если речь идет о расчете среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой пособий, всегда сначала следует посмотреть нормы Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

6. Отпускные работнику. Можно выплатить позже?

Вопрос: иногда сотруднику надо срочно взять два дня в счет отпуска. Заявление он пишет за день до отпуска, т.е. условие о выплате отпускных за три рабочих дня не выполняется. Можно ли сослаться на то, что заявление написано поздно и поэтому отпускные будут выплачены в течение трех дней после этой даты?

Ответ: по законодательству отпускные надо выплатить за три календарных дня до начала отпуска. Есть категория работников, которым отпуск должен предоставляться вне графика отпусков (например, беременные женщины). Такого работника работодатель не вправе не отпустить в отпуск с завтрашнего дня. Если речь о стандартном случае, то таких ситуаций лучше избегать.

Вывод: поздно написанное работником заявление на отпуск не освобождает работодателя от ответственности за нарушение трудового законодательства. Отпускные должны быть начислены за три дня до начала отпуска.

7. Пособие по временной нетрудоспособности. Можно оплатить по копии больничного листа?

Вопрос: из-за утери больничного листа расчет сотруднику не был произведен. Сотрудник взял дубликат и обратился в прокуратуру с заявлением о нарушении законодательства. В прокуратуре забрали дубликат больничного листа и направили на предприятие предписание об устранении нарушения, приложив копию больничного листа. Можно ли производить начисление и выплату больничного по копии?

Ответ: пособие можно назначить только на основании оригинала больничного листа. ФСС не возместит пособие по копии. Если работодатель назначит и выплатит пособие по копии, а оригинал в ФСС потом представить не получится, то пособие будет выплачено полностью за счет средств работодателя.

Вывод: выплачивайте пособие по временной нетрудоспособности на основании оригинала больничного листа. Только в этом случае ФСС возместит пособие.

8. Алименты. Как правильно удержать?

Вопрос: судебный приказ на алименты датирован 09.08.2019. В августе в нашем регионе 21 рабочий день (1 день региональный праздничный выходной). Работник весь месяц был в командировке в другом регионе и работал 22 дня. Исходя из какого количества рабочих дней необходимо рассчитать алименты?

Ответ: за период командировки работнику платится средний заработок. Важно, какие обозначения стоят в табеле учета рабочего времени.

Что касается удержаний алиментов за неполный месяц, то их нужно производить из сумм дохода работника (в том числе и из суммы среднего заработка), выплачиваемых ему со дня поступления исполнительного документа (основание — ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ).

Если исполнительный документ поступил в организацию 09.08.2019, то для определения базы для удержаний берутся дни, фактически отработанные работником в период с 9 по 31 августа. Далее удерживается НДФЛ и потом алименты.

Вывод: алименты за неполный месяц удерживаются из сумм дохода работника, выплачиваемых ему со дня поступления исполнительного листа.

9. Компенсация отпуска

Вопрос: за вредный фактор мы обязаны дать работнику отпуск. Можно отправить его в отпуск за ненормированный рабочий день, если он не хочет его использовать?

Ответ: по заявлению работника, если он выразит такое желание, можно выплатить ему компенсацию за эти дни дополнительного отпуска (дополнительный отпуск, за исключением допотппуска за работу во вредных условиях труда), не дожидаясь увольнения. Дни дополнительного отпуска нужно указать в графике отпусков, который обязателен как для работника, так и для работодателя.

Вывод: по желанию работника работодатель может компенсировать ему отпуск за ненормированный рабочий день, не дожидаясь увольнения.

10. Оформление надбавок

Вопросы:

  1. Как правильно оформить вакансию в штатном расписании? Например, в штатном расписании есть вакантная должность «бухгалтер». В нем показываем ФОТ по этой ставке в рублях от оклада, северной / районной надбавки, процент надбавки за выслугу лет. В случае вакансии этот процент не указываем или закладываем по максимуму? Если в штатном расписании две одинаковые должности, у одного сотрудника надбавка за выслугу лет 10%, у другого 20%, как указать эту надбавку в процентах? В штатном расписании не разделяем построчно эти должности, наименование должностей одинаковое — бухгалтер 1-й категории, оклады одинаковые, в штатном расписании указываем количество штатных единиц.
  2. Как быть в случае надбавки за выслугу лет — она разная, у каждого сотрудника свой процент по этой должности?

Ответ Юлии Бусыгиной, ведущего преподавателя-эксперта Контур.Школы:

«Есть разъяснения, высказанные в июне 2017 года на сайте Онлайнинспекция.рф: процентную надбавку за работу в районах Крайнего Севера в штатном расписании указывать необязательно, поскольку данная надбавка устанавливается индивидуально для каждого работника в зависимости от его стажа.

На мой взгляд, если надбавку указали (взять минимальный размер), то при приеме работника на вакантную должность, если размер надбавки будет другим, можно в штатное расписание внести изменения. По надбавке за выслугу лет это можно указать в графе «Примечания».

Вывод: если вопрос четко не урегулирован законодательно, в первую очередь исходите из принципа законности, рациональности, целесообразности.

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Автор: Алексеева М., эксперт журнала

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика.

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

Читайте также  Запрещенная приманка для ловли рыбы

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документа

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив

Ответственное лицо

Срок исполнения

Ответственное лицо

Срок
обработки

Ответственное лицо

Срок
передачи

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

По мере приема денег

В день поступления

По истечении отчетного года

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

По мере выдачи денег

В день поступления

По истечении отчетного года

Авансовый отчет (ф. 0504505)

В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

По мере поступления товара

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

Материально ответственные лица

По мере совершения хозяйственной операции

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.

[4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы нужна для документирования его отношений с менеджментом организации-работодателя. В ней прописывают основные трудовые характеристики: порядок подчинения, выполняемые сотрудником задачи, его полномочия и прочие аспекты. Дополнительным преимуществом инструкции является возможность её применения в административных и юридических разбирательствах по трудовым вопросам.

Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы

1. Общие параметры

  1. Бухгалтера по расчету заработной платы нанимает и увольняет руководитель компании по рекомендации главного бухгалтера.
  2. Бухгалтер по расчету заработной платы подчиняется главному бухгалтеру компании.
  3. Бухгалтер по расчету заработной платы обязан подходить под следующие квалификационные требования:
    • высшее (средне-специальное) образование бухгалтерского профиля;
    • трудовой опыт в сфере бухгалтерии от трех лет.
  4. На время отсутствия специалиста (повышение квалификации, лечение болезни и пр.) его замещает другой сотрудник бухгалтерии компании, назначенный главным бухгалтером.
  5. Бухгалтер по расчету заработной платы обязан разбираться в:
    • законодательстве и нормативах, регулирующих бухгалтерскую деятельность в коммерческих организациях;
    • актуальных нормативах и правилах контролирующих инстанций (ФНС, ФСС, ПФР и пр.), регулирующих процесс ведения бухотчетности в сфере зарплаты;
    • учетной политике, использующейся в компании;
    • правилах проверок первичной бухгалтерской документации;
    • правилах работы с документами о временной нетрудоспособности сотрудников;
    • принципах начисления базовой и переменной частей зарплат;
    • правилах расчета и начисления налогов и сборов с зарплат сотрудников компании;
    • принципах взаимодействия с представителями ФНС, ПФР и других структур, при проведении ими проверок бухотчетности;
    • нормах корректного отражения в статьях отчетности операций по выплатам сотрудникам компании;
    • структуре компании и сферах её деловой активности;
    • кадровом составе компании;
    • принципах делопроизводства, обязательных к использованию в компании;
    • принципах учета рабочего времени и показателях KPI, используемых при расчете величины зарплат сотрудников;
    • нормах трудовой дисциплины, пожарной безопасности и т.д., которые обязательны для соблюдения работниками компании;
    • правилах применения в работе оргтехники, компьютера и профильных программных продуктов (Microsoft Office, 1С: Бухгалтерия).
  6. Бухгалтер по расчету заработной платы руководствуется:
    • законами и нормами, регулирующими сферу бухгалтерии;
    • профильными документами компании;
    • данной инструкцией.

2. Функции

Бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за:

  1. Обеспечение расчетов с персоналом по оплате труда (зарплата, налоги с неё, доплаты и т.д.).
  2. Корректное отражение на счетах отчетности операций по расчету с персоналом.
  3. Обеспечение менеджеров, главного бухгалтера и других лиц с соответствующими полномочиями информацией по операциям в своей сфере деятельности.
  4. Отслеживание своевременности и полноты расчетов с персоналом.
  5. Мониторинг изменений нормативно-правовой базы в сфере своей ответственности.
  6. Подготовку справок, записок и прочих документов в области расчетов с персоналом для сдачи в ФНС и прочие контролирующие органы.
  7. Проверку документов, сдаваемых сотрудниками для расчета зарплаты, получения льгот и дополнительных выплат.
  8. Участие в подготовке годовой и квартальной финансовой отчетности компании.
  9. Оформление необходимых по работе документов в соответствии с правилами компании.
  10. Участие в разработке учетной политики компании и нестандартных форм документов в своей области ответственности.
  11. Обеспечение хранения и архивирования бухгалтерской документации в своей области деятельности.
  12. Помощь главному бухгалтеру и другим сотрудникам бухгалтерии в их деятельности.
  13. Соблюдение в работе норм конфиденциальности, правил пожарной безопасности и других параметров, заданных в соответствующей внутренней документации.
  14. Информирование главного бухгалтера по замеченным проблемным моментам.
  15. Внесение необходимых записей в электронную базу данных компании.

3. Ответственность

Бухгалтер по расчету заработной платы несет ответственность за:

  1. Материальный ущерб, понесенный компанией из-за его действий, — в размерах, определенных на основе положений действующего законодательства.
  2. Невыполнение своих трудовых функций — в соответствии с параметрами, определенными в правилах компании и трудовом законодательстве.
  3. Нарушение норм конфиденциальности — в соответствии с правилами компании и действующими законами.
  4. Совершенные при выполнении работ нарушения норм и законов — в границах, определенных в трудовом, административном либо уголовном праве.

4. Права

Бухгалтер по расчету заработной платы обладает полномочиями:

  1. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в своей деятельности.
  2. Предлагать главному бухгалтеру меры по улучшению трудовых процедур.
  3. Визировать документы в пределах своей ответственности.
  4. Участвовать во встречах персонала компании, где затрагиваются вопросы ведения бухгалтерии.
  5. Повышать свою квалификацию за счет компании в соответствии с параметрами, изложенными во внутренней документации.
  6. Требовать и получать от руководства компании доступ к СПС, отраслевой прессе и профильным онлайн-ресурсам.

Параметры создания должностной инструкции

В деловой практике наиболее распространен следующий формат инструкции:

  • Общие параметры.
  • Трудовые функции.
  • Должностные права.
  • Возможная ответственность.

Иногда к этим обязательным разделам добавляются дополнительные. Особенно часто это происходит при составлении инструкций для позиций топ-менеджеров в крупных компаниях, когда работодатель хочет конкретизировать какие-то должностные параметры. Наиболее популярные дополнительные части:

  • Условия работы.
  • Должностные взаимосвязи.
  • Параметры оценки результативности (KPI).

Внимание! При составлении инструкции может применяться профессиональный стандарт 08.002 «Бухгалтер», утвержденный Минтрудом в конце 2019 года. В него включены общие характеристики профессии бухгалтера.

Общие параметры

Вводный раздел инструкции нужен для документирования общих аспектов. В нем описаны принципы временной замены сотрудника, его найма и увольнения, порядок подчинения и т.д. Особую роль играют перечисленные в разделе квалификационные параметры: уровень образования, опыт работы, профильные умения. Они помогают обеспечить прием на работу специалиста, готового на хорошем уровне выполнять требуемые должностные задачи.

Внимание! В профессии бухгалтера важно уметь обращаться со специализированными профильными программами, а также со справочно-правовыми системами. Об этих требуемых навыках следует упомянуть в отдельном пункте.

Должностные функции

Эта часть документирует, какие задачи должен решать сотрудник. Зачастую сюда включают не только профильные обязанности, но и те, которые имеют общий характер: работать с документами, консультировать других сотрудников, замещать коллег. Также отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать стандарты, установленные работодателем: поддерживать порядок, придерживаться норм конфиденциальности, безопасности и т.д.

Читайте также  Помощь в сборе документов на гражданство рф

Ответственность

Вопросы привлечения сотрудника к ответственности за его нарушения выходят за пределы инструкции. Это связано с тем, что нормативная база, на основе которой принимается решение о вине сотрудника и его наказании, сложна и объемна. К этому прибавляются и нюансы, связанные с доказательствами, показаниям, действиями адвокатов, если дело будет рассматриваться в суде. Поэтому в разделе ограничиваются общим перечислением параметров ответственности сотрудника.

Права

В разделе перечисляются должностные права, объем и значение которых зависит от ряда факторов: кадровой политики компании, объема решаемых вопросов, отраслевой специфики.

Также сюда включают и специфичные права, характерные для конкретной позиции. Так, для бухгалтеров важно иметь доступ к профильным справочно-правовым системам и актуальным версиям бухгалтерских программ, что и обязан предоставить им наниматель.

После составления первоначального варианта инструкции начинается процедура её согласования. Обычно в ней участвуют:

  • юрист — проверяет черновик на соответствие актуальному законодательству;
  • делопроизводитель — следит за соблюдением в инструкции норм оформления деловой документации;
  • HR-менеджер — проверяет соблюдение в инструкции параметров трудовой документации.

Советы по организации эффективной службы расчета заработной платы

Расчет зарплаты ­— одна из самых ответственных задач бухгалтерии. Достаточно часто многие главные бухгалтера обнаруживают, что процесс работает неэффективно и требует улучшения. Мы выделили несколько аспектов, на которые следует обратить внимание при организации или реорганизации участка расчета зарплаты.

Стоимость

Первым делом посчитайте фактические расходы на расчет зарплаты. Затем — затраты на альтернативные варианты ее выполнения. Альтернатив, по сути, две: собственная служба после оптимизации и внешний поставщик. В роли поставщика выступает аутсорсер или общий центр обслуживания (ОЦО), который может быть как собственным, так и сторонним.

При подсчете стоимости содержания собственной службы РЗП после оптимизации необходимо учитывать ФОТ, отпускные и больничные (усредненный показатель), стоимость ПО (продление лицензий, техподдержка), аренду офисных площадей, расходы на обучение персонала. При оценке стоимости обязательно учитывайте альтернативные затраты, и не учитывайте необратимые затраты. Соотношение затрат будет различным для разных ситуаций (где-то аренда помещения – существенный фактор, а для владельцев собственных пустующих зданий – нет). Стоимость аутсорсинга рассчитывается, как правило, исходя из количества сотрудников предприятия и сложности ведения расчета. На нее влияют и дополнительные, нерегулярные услуги, такие как сопровождение прохождения налоговых проверок, разовые отчеты, пересчет прошлых периодов и иное. Расходы на ОЦО могут быть выше, чем на аутсорсинг, тем не менее, для крупных компаний, стремящихся к высокому уровню корпоративной интеграции, данный вариант может быть более приемлемым

Кадровое обеспечение

Обязательно оцените качество работы специалистов, которые выполняют расчет зарплаты. Какова численность расчетчиков, и чем она обусловлена? Насколько загружены специалисты? Как они справляются со своими обязанностями, каков процент выявленных ошибок в их работе, какова стоимость этих ошибок для компании?

При оптимизации штатной службы основная работа пойдет в направлении перераспределения нагрузки на сотрудников. Это становится возможным и обоснованным после анализа бизнес-процесса и устранения избыточных процедур. А также после автоматизации процесса, если он не был автоматизирован или был автоматизирован не в полной мере.

Уделите внимание стандартам работы расчетчиков и квалификационным требованиям к ним. Бухгалтеры на участке расчета заплаты должны глубоко знать предмет и уметь оптимальным образом решать свои рабочие задачи в специализированных программах. Кроме того, в круг их обязанностей необходимо включить регулярное изучение законодательных нововведений. Распространенная проблема штатной службы расчета зарплаты в том, что бухгалтеры вынужденно погрязают в бумажной работе и не успевают отслеживать и использовать законодательные изменения в работе. Контролировать их постоянство в вопросах самообразования практически невозможно, поэтому особенно важно следить за тем, чтобы изменения регулярно отслеживались. Решать задачу снижения фискальных рисков в таком случае могут приглашенные аудиторы. Методическую поддержку могут оказывать внешние консультанты или корпоративный юрист, разбирающийся в трудовом праве. Тут главное приучить расчетчиков сомневаться и задавать вопросы.

Отдельная задача оптимизации службы — снижение стоимости специалистов. Если есть возможность, лучше выводить обслуживающие функции в регионы: концентрировать их в рамках какого-то филиала или выносить в отдельный расчетный центр. Это существенно дешевле децентрализованной или локализованной в столице функции. Однако понадобится организовать удаленную работу службы, и это потребует перестройки принципов работы.

Расчет зарплаты на аутсорсинге — это почти всегда удаленная работа. Компания не несет затрат на обучение специалистов, подбор, отпуска, аренду помещений. Основной объем расходов фиксирован и отражен в договоре в виде ежемесячно предоставляемого базового пакета услуг. Его стоимость определяется обычно числом сотрудников в организации.

Аутсорсер должен иметь выделенную службу, в обязанность которой входит работа с законодательством, адаптацией новшеств и их применения на практике. А также штатных юристов по трудовому праву и методистов, которые сообща разбираются в спорных вопросах. Это позволяет провайдеру минимизировать фискальные риски.

Техническое обеспечение

Отлаженная, современная система, в которой ведется расчет заработной платы, способна обеспечить максимальную эффективность расчетчиков. Запутанная система, напротив, способна превратить их работу в мучение. Так что ПО нужно продиагностировать. Как минимум, опросив его непосредственных пользователей. Какой бы хорошей и известной ни была система, практически всегда найдется, что в ней улучшить. Могут возникнуть трудности с грамотной постановкой задач службе технической поддержки. Так что обязательно пригласите представителей всех заинтересованных сторон в рабочую группу по оптимизации.

Можно рассмотреть возможность смены системы. Встретьтесь с разными вендорами и поймите для себя, на чем вам проще вести расчеты. Однако система, обновления, лицензии и техподдержка стоят денег. А проект по внедрению — отдельная серьезная расходная статья, хотя и разовая.

Альтернативный вариант — перейти на систему «в облаке» по модели SaaS. Здесь затраты на внедрение минимальны, а расходы на обслуживание системы берет на себя провайдер. Компания как бы арендует систему, платит только за возможность в ней работать. В такой системе можно вести расчет зарплаты своими силами или отдать его на аутсорсинг вендору.

При «классическом» аутсорсинге все вопросы, связанные с ПО для расчета зарплаты, решает подрядчик. Компании придется озаботиться только вопросами интеграции корпоративного софта и софта провайдера на этапе передачи дел.

Административное обеспечение

Участок расчета зарплаты постоянно эволюционирует и «обрастает» новыми документами. Со временем документы обновляются, положения требуется оперативно дорабатывать, переделывать. Редко когда все необходимые документы содержатся в полном порядке и комплектности. Оптимизируя РЗП нельзя обойти стороной состояние «зарплатной» документации. Ее следует проверить на полноту и актуальность (соответствие текущему законодательству) и упорядочить. Это делается для минимизации рисков, связанных с визитом трудовой инспекции и судебных споров с сотрудниками, а также для удобства дальнейшего использования.

Решив передать расчет зарплаты на аутсорсинг, тоже придется разбирать и приводить в порядок все положения и приказы. Чем стройнее будет документация, которую вы передаете провайдеру, тем легче пройдет передача дел, и тем быстрее вы начнете получать выгоды от аутсорсинга.

Контроль

Участку расчета зарплаты, как и любому другому процессу (особенно связанному с фискальными рисками), нужен пристальный общий контроль. В идеале — в виде внутренней процедуры контроля качества, содержащей регламенты работы расчетчиков, правила проверки их работы и регистрации результатов. Такую процедуру крайне редко в полном объеме реализуют в компаниях. Однако основные регламенты работы при оптимизации функции имеет смысл прописать и назначить ответственного за проверку их соблюдения.

При аутсорсинге расчета зарплаты контрольная функция тоже отходит провайдеру в части обеспечения качества оказываемой услуги. В нашем случае, например, система контроля качества охватывает работу всех отделов: IT-службы, отдела по предоставлению услуг бухучета, отдела по предоставлению услуг расчета зарплаты и кадров, отдела консалтинга, отдела техподдержки.

Компания, которая передает расчет зарплаты или иную учетную функцию на аутсорсинг, оставляет за собой контроль надлежащей работы провайдера. Это формализовано в SLA (service level agreement) — договоре о качестве оказания услуг – своего рода «дорожной карте» аутсоринга. В SLA детализируют принципы взаимодействия, прописывают зоны ответственности, спорные ситуации, а также KPI провайдера.

Вне зависимости от того, какой способ оптимизации участка расчета зарплаты вы выбираете, — совершенствование штатной службы, переброску функции в ОЦО или аутсорсинг, никогда не упускайте главного: видения места и роли этой функции в работе организации. Смотрите глобально, учитывайте максимум издержек и взаимосвязей, пользуйтесь любой возможностью сделать положение вашей компании более устойчивым, и у вас все получится лучшим образом.

Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по аутсорсингу расчета зарплаты. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».

Директор по оказанию услуг по расчету заработной платы и кадровому администрированию.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: