Регламент взаимодействия с юридическим управлением

Регламент взаимодействия с юридическим управлением

от 14 июня 2018 года N 247

Об утверждении Регламента взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг

В целях определения порядка взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг приказываю:

1. Утвердить Регламент взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг.

2. Сотрудникам Министерства руководствоваться в работе утвержденным Регламентом.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Утвержден
приказом Министерства труда
и социальной политики
Республики Тыва
от 14 июня 2018 г. N 247

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПКИ ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ ДЛЯ НУЖД МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

1. Настоящий Регламент устанавливает Порядок организации закупок товаров, работ, услуг конкурентными способами и порядок заключения, изменения, расторжения договоров Министерства труда и социальной политики Республики Тыва (далее — Министерство), заключаемых с единственным поставщиком в порядке п. 4 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

2. Целями регулирования настоящего Регламента являются:

— предотвращение коррупции и других злоупотреблений в сфере договорных отношений;

— создание условий для своевременного и полного обеспечения нужд Министерства продукцией, работами, услугами на наиболее выгодных условиях;

— определение порядка взаимодействия структурных подразделений Министерства в процессе организации закупок конкурентным способом и при заключении и исполнении контрактов (договоров).

3. Настоящий Регламент разработан в соответствии со следующими нормативными документами:

— иными федеральными законами и нормативными актами, регулирующими правоотношения в сфере заключения, исполнения, изменения и прекращения договорных обязательств.

4. Настоящий Регламент обязателен к исполнению всеми структурными подразделениями и сотрудниками Министерства.

5. Право подписи договоров от имени Министерства, утверждения документов, подтверждающих выполнение обязательств по договорам, предоставлено министру труда и социальной политики Республики Тыва, а также иным лицам в соответствии с выданными Министерством доверенностями.

Организация заключения договоров

6. Договоры, заключаемые Министерством, должны соответствовать обязательным требованиям и правилам, установленным законами и иными нормативно-правовыми актами, действующими на момент заключения договора.

7. Министерством могут быть рассмотрены проекты договоров, предложенные контрагентами. Проекты, предложенные контрагентами, проходят предварительную процедуру рассмотрения юридической службой Министерства на предмет соответствия требованиям законодательства и отсутствия юридических рисков для Министерства.

8. В договорах, заключаемых Министерством, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия:

— права и обязанности сторон;

— срок действия договора.

9. Договор в обязательном порядке должен содержать:

— полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), либо Ф.И.О. физического лица;

— должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия по подписанию договора (например, Устав, доверенность);

— реквизиты сторон (наименование, почтовые (юридические) адреса, банковские реквизиты);

10. Договор составляется в двух или более экземплярах.

11. Процедура согласования договора — это рассмотрение договора уполномоченными согласующими подразделениями Министерства и выражение мнения согласующего лица относительно положений договора в рамках своей компетенции.

Для всех структурных подразделений, должностных лиц Министерства устанавливается следующий порядок согласования договоров:

— согласование проекта договора осуществляется структурным подразделением, инициирующим заключение договора;

— руководитель структурного подразделения назначает исполнителя — лицо, ответственное за прохождение согласования договора и процедуру заключения договора (далее — исполнитель);

— исполнитель оформляет лист согласования (образец листа согласования в приложении N 1) к проекту договора.

12. Проект договора с листом согласования предоставляется юридической службе Министерства для юридического заключения на проект договора.

13. После юридического заключения договор направляется на визирование и регистрацию в отдел государственных закупок.

14. После регистрации договора ответственный исполнитель за процедуру заключения договора передает на подпись министру (иному должностному лицу, уполномоченному Министерством).

15. Подписанный и зарегистрированный договор (экземпляр Министерства) передается на хранение в бухгалтерию Министерства.

16. В случае если договор подписан только со стороны Министерства, ответственный исполнитель передает договор для подписания уполномоченным лицом контрагента. После подписания договора контрагентом ответственный исполнитель возвращает договор в бухгалтерию Министерства.

17. Ответственный исполнитель обеспечивает передачу контрагенту второго экземпляра договора.

18. Контроль исполнения договора осуществляется в следующем порядке:

— условия договора реализуются под непосредственным контролем ответственного исполнителя, который контролирует фактическое исполнение условий договора, своевременность предоставления Министерству пакета документов на оплату (счетов, счетов-фактур, товарных накладных, актов приемки и прочих документов, подписанных с обеих сторон), соблюдение сроков окончания договора;

— расчеты по договору осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в нем. Бухгалтерия производит своевременную оплату в соответствии с условиями договора, при производстве расчетов проверяет представленный пакет документов для оплаты;

— исправления в актах и товарной накладной не допускаются. Экземпляр акта и/или товарной накладной Министерства в обязательном порядке визируется начальником структурного подразделения, по заявке которого (в интересах которого) поставлялись товары.

19. Оплата за исполненный договор производится только при соблюдении порядка согласования договоров.

20. Изменения условий договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде дополнительных соглашений (соглашений о расторжении), которые подлежат обязательной регистрации у контрактного управляющего и являются неотъемлемой частью договора.

21. Оригиналы дополнительных соглашений и соглашений о расторжении хранятся вместе с договорами в бухгалтерии Министерства.

Организация закупки товаров, работ,

услуг конкурентными способами

22. Для организации процедуры закупки товаров, работ, услуг (далее — закупка) составляется заявка в соответствии с п. 23 настоящего Регламента.

23. Заявка должна содержать следующую информацию:

— наименование и характеристику предполагаемой закупки. В случае закупки у которых нет эквивалентов на рынке, в заявке должно быть отражено обоснование уникальности данной закупки;

— указание количественных характеристик предполагаемой закупки;

Регламент: зачем он нужен компании и как его составить

Рустам Досаев

Немногие знают, что правильно разработанный регламент способен значительно сэкономить время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. Именно поэтому очень важно составлять такие документы. Разберем, с чего начать и как это делать.

Для начала определим, что означает это понятие:

  • Регламент процесса определяет порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.
  • Регламент перечисляет и описывает этапы, которые должен предпринимать участник (группа участников) для выполнения бизнес-процесса. Часто в документе указываются и сроки выполнения этапов.

Поговорим о регламенте в его втором значении и разберем основные принципы самостоятельного составления этого документа.

Зачем разрабатывать регламент

Регламент разрабатывается под какую-то конкретную должность – «регламент продавца», «регламент риэлтора», «регламент менеджера по закупкам» и т.д.

Проект по разработке регламента и его внедрению требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа занимает довольно много времени, требует пристального внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это окупается сторицей.

Очень многие компании поначалу сомневаются в необходимости такого описания и считают, что контроль процессов – это неважные вещи. Некоторые планируют заказать несколько крутых (и недешевых) регламентов в консалтинговом агентстве исключительно потому что это модно и престижно, или потому что, по слухам, регламенты есть в компаниях-конкурентах. Создавать регламенты из этих соображений точно не стоит.

Кому нужен регламент

Определенно нужно задуматься о составлении регламента, если к вам постоянно подходят сотрудники и задают одни и те же вопросы по процессам. Вы, в свою очередь, вынуждены долго и подробно объяснять каждый процесс.

Другая ситуация: вы видите, что персонал периодически ошибается, а то и откровенно саботирует свою работу. В итоге, вы понимаете, что это напрямую влияет на прибыль, но контролировать никак не можете.

Читайте также  Иск об исправлении иска

Описанные выше примеры говорят о том, что в вашей компании много постоянных однотипных задач и процессов, которые съедают много времени, не позволяя перейти к стратегии и развитию. Для того, чтобы разобраться в ситуации и более эффективно наладить работу, и нужны регламенты.

Комментарий эксперта:

Владимир Маринович, бизнес-философ, бизнес-ангел, акционер Gett

Регламенты освобождают собственника бизнеса от ежедневной «рулежки» процессами и позволяют заниматься истинными задачами владельца бизнеса – развитием компании. Если собственник имеет амбиции к развитию и масштабированию, то без процессов не обойтись. При этом необходимость использования регламентов зависит не от отрасли, а только от планов собственника компании по росту и масштабированию бизнеса. Еще больше о регламентах – на вебинаре «Три правила наращивания оборота компании».

Плюсы регламента

Я перечислю лишь некоторые явные выгоды. Итак, регламент:

  • сделает операции сотрудников прозрачнее и понятнее для руководства и клиентов, а это уже заявка на отличный клиентский сервис;
  • позволит легче анализировать ошибки в работе сотрудников и быстрее находить решения – «человеческий фактор» никто не отменял;
  • в разы упростит обучение и адаптацию новичков, в результате чего вы получите экономию времени, денег и нервов;
  • сохранит накопленный опыт компании и снизит зависимость от «звездных» сотрудников. У вас будет ответ на наиболее распространенные вопросы работников. Также снимется часть актуальных задач и проблем, в числе которых делегирование и текучка кадров.

С чего начинать?

Для начала нужно определить, какую должность вы начнете регламентировать в первую очередь.

По моему опыту, логичнее начать с той, которая критически важна, с точки зрения прибыли, т.е. с «продающей» должности. Или с той, в которой вы обнаружили наибольшее количество критических ошибок и недочетов.

Важно: разрабатывать регламент всегда нужно на примере сотрудника с наивысшими показателями!

Если ваш сотрудник может достигать высоких результатов, то имеет смысл разобраться, как он это делает, и транслировать получившуюся «секретную технологию» на остальных.

Последующие шаги достаточно просты и рутинны:

  • необходимо пошагово зафиксировать все ключевые задачи выбранной должности;
  • детально разобрать и описать фактически выполняемые бизнес-процессы, необходимые для эффективной реализации этих ключевых задач;
  • обязательно прописать требуемые результаты.

Результат должен быть прописан так, чтобы его можно было оцифровать. Например, за месяц необходимо сделать 150 выполненных звонков, заключить 40 контрактов, отремонтировать 22 ноутбука и т.д.

На этом первый этап завершен. У вас получился «тестовый образец», который нужно обкатать на нескольких сотрудниках и посмотреть, все ли понятно и применимо на практике. Упрощенно модель регламента выглядит так: «Разработка – Моделирование – Оценка ошибок и нестыковок — Докрутка до идеала».

Обязательно будут появляться погрешности и неточности. Главное — не унывать и не опускать руки!

Создаем регламент договорной работы

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:

Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

Улучшит качество подготовки договоров.

Снизит правовые риски.

Организует защиту интересов.

Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

  • В едином документе.
  • В нескольких связанных между собой локальных актах.
  • В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
  • В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:

Порядок подготовки проектов договоров.

Процедуры проверки контрагентов.

Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

Согласование договоров с контрагентами.

Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

Организацию исполнения договоров.

Контроль за исполнением договоров.

Порядок претензионно-исковой работы.

Хранение и архивирование.

Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист

Продумайте заранее:

Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.

Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).

Читайте также  Есть ли привелегии для детей инвалидов при поступлении в вуз или колледж

Порядок внесения договоров в реестр договоров.

На что нужно также обратить внимание:

Учесть особенности и условия работы компании.

Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.

Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Что важно юристам:

Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.

Обеспечить соответствие договора интересам компании.

Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

Подтвердить исполнение договора.

Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

Заключение договора с проблемными контрагентами.

Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

Истечение срока полномочий.

Изъяны в доверенности.

Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

Потеря документов в процессе согласования исполнения.

Затягивание сроков согласования договорных документов.

Нарушение сроков и этапов исполнения договора.

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

Разработайте формы договоров и отчетной документации.

Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.

Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.

Внедрите систему оптимизации договорной работы

Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Текст: Светлана Щербак

Договорная работа

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии). По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке. Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.
Читайте также  Приказ об ответственном лице по пожарной безопасности

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

  1. целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;
  2. полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

  1. выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;
  2. выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;
  3. снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;
  4. прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями. Особенно важную роль выполняет юридическая служба при заключении экстраординарных сделок: крупных и с особой заинтересованностью, для которых установлен особый порядок совершения.

Организация взаимодействия бухгалтерии с другими службами. Как разграничить ответственность, не испортив отношения?

Финансовая служба в целом и бухгалтерия в частности зачастую воспринимаются другими подразделениями компании как источник непонятных и необоснованных требований к организации контроля над документооборотом и бизнес-процессами.

С одной стороны, подобное ошибочное восприятие и непонимание сути вполне обоснованных требований нередко порождают конфликт интересов между бухгалтерией и остальными подразделениями компании.

С другой стороны, сотрудники бухгалтерии нередко сами плохо разбираются в тонкостях организации и управления бизнес-процессами, а также особенностях внутренней и внешней коммуникации сотрудников других подразделений и не учитывают их, предъявляя свои требования.

Любые конфликты в этом случае приводят к нарушению сроков предоставления первичной документации и снижению достоверности учетных данных, что, в свою очередь, ведет к последующему искажению финансовой отчетности компании.

Система внутреннего контроля над своевременным и достоверным первичным учетом хозяйственных операций компании, которую должна внедрять бухгалтерия, включает пять основных компонентов:

Информация и коммуникация

Именно эти компоненты и могут стать основой для разработки плана организации эффективного взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании с целью предотвращения деструктивных конфликтов.

    Внутренняя среда компании определяет этические ценности, принципы делегирования полномочий и наделения ответственностью, стандарты управления персоналом, включая важность компетенций, профессионального уровня и развития сотрудников. Организация совещаний с представителями всех вовлеченных сторон помогут обсудить существующие проблемы, причины их возникновения и возможные способы их решения. Для того, чтобы такие встречи были результативными, к ним нужно тщательно готовиться и по их окончании обязательно подводить итоги и формализовывать достигнутые договоренности и планы совместной работы.

Оценка рисков предполагает анализ проблем с учетом вероятности их возникновения и уровня влияния на бизнес-процессы компании. Определение и классификация рисков, связанных с искажением и несвоевременным формированием отчетности, позволит определить, какие действия необходимо будет предпринять для их уменьшения.

Операционный контроль заключается в разработке и формализации соответствующих положений и регламентов. Для того, чтобы выявить и устранить проблемы в работе бухгалтерии и других подразделений, необходимо описать и утвердить структуру существующих функциональных связей и зон ответственности с каждым подразделением на каждом этапе их взаимодействия в том или ином бизнес-процессе, включая информационные потоки, документооборот, сроки исполнения и ответственных исполнителей с каждой стороны.

Информация и коммуникация, если они правильно организованы, позволяют сотрудникам выполнять свои обязанности и быть осведомленными по всем ключевым вопросам бизнеса в рамках их компетенции и положения в компании. Иногда ситуация может доходить до абсурда, когда сотрудники подразделений считают работу выполненной, а бухгалтерия не закрывает транзакции в учете из-за ошибок или неполного комплекта документов и не уведомляет их о наличии проблемы.

Одной из серьезных проблем является то, что сотрудники подразделений месяцами не предоставляют первичную документацию в бухгалтерию и не реагируют на неоднократные напоминания. Совещания и рабочие встречи сотрудников могут быть организованы как тренинги, которые позволят сотрудникам не только узнать друг друга лучше, познакомиться с задачами и проблемами других подразделений компании, но и сдержать потенциальные конфликтные ситуации. На этих встречах необходимо объяснять, что качество сотрудничества коллег влияет не только на результаты работы отдельного подразделения, но и на деятельность всей компании. Нужно так же демонстрировать готовность бухгалтерии к учету всех интересов и поиску путей эффективного взаимодействия.

    Мониторинг планов работ и бизнес-процессов между бухгалтерией и другими подразделениями предполагает разработку и согласование операционных отчетов, которые могут помочь своевременно определить, почему и кем нарушаются утвержденные регламенты взаимодействия между подразделениями компании.

Не стоит ожидать, что такой план организации совместной работы бухгалтерии и других подразделений компании даст быстрый результат и позволит полностью избежать конфликтов. Но если уделить внимание постоянному совершенствованию процессов взаимодействия и решению проблем с коммуникацией и ответственностью всех вовлеченных сторон, удастся достичь прогресса в этом вопросе.

Эрика Колчина – преподаватель Русской Школы Управления, CIA, руководитель Внутреннего аудита и Внутреннего контроля, финансовый директор

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: