Считается ли командировкой поездка в близлежащий населенный пункт

НДФЛ: важно ли место, откуда работник едет в командировку

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/49840 от 05.07.2019

По Трудовому кодексу командировочные расходы работника фирма обязательно должна возместить. Это, в частности:

  • расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные в размере, установленном в трудовом договоре;
  • другие расходы, связанные с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

  • стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
  • оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
  • сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Обратите внимание, что перечень возмещаемых командировочных расходов не является исчерпывающим, то есть он может быть и дополнен.

НДФЛ и командировочные

По общему правилу, расходы командированного лица не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Нормируемыми расходами для целей НДФЛ, то есть предел, выше которого выплаты включаются в доход работника, являются суточные. Так, в доход не включают суточные, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день в заграничной командировке.

При уплате НДФЛ с командировочных могут возникнуть спорные ситуации. Рассмотрим одну из них.

Важно ли место, откуда работник едет в командировку

Командировкой признается, например, поездка работника головной организации по распоряжению работодателя в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы.

Можно ли направлять работников в командировку не из места нахождения работодателя? И какие при этом могут быть последствия?

Минфин РФ в своем письме от 05.07.2019 г. № 03-03-06/1/49840 разъяснил, требуется ли уплата НДФЛ с сумм возмещения командировочных расходов, если работник направлен в командировку не из места нахождения работодателя.

Чиновники отмечают, что в НК РФ нет ограничений в отношении сумм возмещения командировочных расходов сотрудников в зависимости от места, из которого осуществляется направление их в командировку.

Таким образом, если поездка работника для выполнения служебного поручения работодателя вне места постоянной работы признается командировкой, суммы возмещения расходов на проезд освобождаются от НДФЛ. И не важно, откуда едет работник в командировку.

Ранее финансисты также указали, что если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивает.

Помните, если работник не представил документы, подтверждающие оплату указанных расходов, их возмещение будет облагаться НДФЛ.

Уменьшаем налог на прибыль

В целях налогообложения прибыли расходы на командировки относятся к прочим, связанным с производством и реализацией.

Такие расходы могут быть признаны при условии, что они:

  • фактически произведены;
  • документально подтверждены;
  • носят целевой характер.

Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности, проездными документами, путевым листом, маршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте, служебной запиской работника.

Поделиться

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».

Рекомендуем онлайн-курс Заработная плата. Средний заработок . В программе обучения: расчет зарплаты; все виды компенсационных и стимулирующих выплат, в том числе сверхурочные; работа в выходной день, ночные. Премии, командировки, больничные, иные пособия – лектор приведет все случаи расчета среднего заработка.

Что такое командировка работника

Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:

  1. В командировку можно направить только то физическое лицо, с которым работодатель заключил трудовой договор. Например, лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не могут быть направлены в служебную командировку. Так как отношения между данными лицами и работодателем не являются трудовыми, то есть не подпадают под действие ТК РФ.
  2. В организации должен быть оформлен распорядительный документ о направлении работника в служебную командировку (например, приказ), который подписывается руководителем.
  3. Срок командировки и служебное поручение должны быть четко определены. Несмотря на то, что согласно действующему законодательству, срок командировки не ограничен, не следует забывать о том, что он должен быть целесообразным. Вряд ли можно поручить работнику выполнение служебного задания сроком в один год. Здесь уже речь может идти не о служебной поездке, а о временном переводе работника на работу в другую местность или в другое подразделение.
    Также следует добавить и о служебном поручении: оно должно носить только производственный характер. Например, запрещено направлять работника в командировку для выполнения личных поручений руководителя. Данный факт будет указывать на нарушение норм ст.60 ТК РФ. В соответствии с указанной нормой запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовой функцией, которая определена ему трудовым договором.
  4. Служебное поручение должно выполняться вне места постоянной работы.

Служебная поездка. В чем отличие от командировки

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.

То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.

Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.

Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.

Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:

  1. Характер работы работника (например, разъездной, в пути) должен найти свое отражение в трудовом договоре, так как является его обязательным условием, а вот информацию о том, что работника будут направлять в служебные командировки, совсем не обязательно закреплять в трудовом договоре. Командировку нельзя считать постоянным условием труда. При этом есть категории работников, которые вообще имеют право отказаться от выполнения таких служебных поездок как командировка.
  2. За время командировки за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. В свою очередь работникам, которым установлен характер работы в пути или разъездной характер работы, не требуется за время поездок платить средний заработок, им выплачивается заработная плата.
  3. Служебная командировка обязательно должна оформляться приказом или иным распорядительным документом о направлении в такую поездку. При разъездном же характере работы и работе в пути на каждую из поездок выпускать приказ не требуется.
Читайте также  Особенности работы вахтовым методом на севере

Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы

По данным опроса ВЦИОМ, каждый четвёртый работающий россиянин выполняет свои служебные обязанности удалённо, на улице или в разъездах. В трудовом договоре должен быть явно указан характер работы, например, разъездной или в пути (ст. 57 ТК РФ). Так, это обязательно для дальнобойщиков или экспедиторов.

В статье будем разбираться, какие особенности есть у такой работы и можно ли оформить в этом случае командировку.

Разница между командировкой и разъездной работой

Когда сотрудник постоянно находится в пути, и основная его задача связана с передвижением, работа будет иметь разъездной характер. Это значит, что она предполагает регулярные поездки по определённой территории, часто с возможностью каждый день возвращаться домой. Обычно маршруты ограничиваются одним городом или регионом.

Командировка — это поездка для выполнения конкретного служебного задания за пределы места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом если специальность связана с передвижением и имеет разъездной характер, то понятие командировки не подходит.

Главное отличие разъездной работы от командировки в том, что сотрудник передвигается постоянно и не имеет одного закреплённого за ним места работы. Командировка же подразумевает отдельные, единичные служебные поездки.

Особенности разъездной работы

Сотрудникам, постоянно находящимся в дороге, полагается компенсация расходов (ст. 168.1 ТК РФ). Работодатель обязан возместить траты:

  • на проезд;
  • на жильё, если сотрудник уезжает далеко от дома и не может вернуться туда после работы;
  • дополнительные траты для комфортного проживания вне дома (суточные, полевое довольствие);
  • другие расходы, о которых знает работодатель.

Например, если водитель отвозит клиента в другой город (это и есть его основная работа), ему полагается зарплата, оплата бензина, возможность остановиться где-то на ночь и компенсация других затрат по договорённости с начальником.

Размер и порядок выплаты компенсации регулируется трудовым договором или локальными нормативными актами.

Сотрудник регулярно получает зарплату, в отличие от командированного, которому на время поездки полагается средний заработок.

Как отправить в командировку разъездного сотрудника

По закону, если основная работа сотрудника связана с постоянными поездками, то командировками их считать нельзя.

Однако часто дополнительные условия работы указывают в трудовом договоре. Если в нём написано, что сотрудник ездит по работе только в пределах одного региона или города, то поездка в другое место может считаться командировкой.

Также командировка оформляется для отдельного разового задания, вне регулярных обязанностей.

Например, водитель может поехать в соседний город для покупки автозапчастей. При этом он не будет выполнять свои прямые обязанности, а отправится по поручению начальства.

Такая разовая командировка будет оформляться в рамках действующего законодательства как обыкновенная служебная поездка. В других наших статьях читайте, как правильно её оформить и какие документы для этого понадобятся.

Похожие статьи

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой. Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось. Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, […]

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Является ли командировкой служебная поездка работника в другую часть города — выплачивать ли суточные и можно ли учесть расходы для налога на прибыль?

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

Место работы сотрудника по трудовому договору – Москва. Указан конкретный адрес подразделения. И он направляется по заданию руководства в другую часть Москвы, значительно удаленную от места постоянной работы. Является ли это командировкой? Имеет ли право работодатель включить в расходы по налогу на прибыль расходы по оплате этому сотруднику проживания в гостинице в течение периода выполнения задания руководства? Положены ли в данной ситуации сотруднику суточные? Будут ли указанные суммы облагаться НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ

Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.

Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).

К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Обоснование

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть срок командировки устанавливает работодатель. В ст. 209 ТК РФ содержится определение рабочего места — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

На время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках)).

В соответствии с п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки, в случае их отсутствия — предъявлением документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора об оказании гостиничных услуг по месту командирования.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 11 Положения о командировках).

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о командировках).

Читайте также  Как называется агентское сопровождение по аренде квартир

В организации порядок направления в служебные командировки устанавливается ЛНА (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Если такой акт отсутствует, то действует общий порядок.

В отношении местной (однодневной) командировки применяются общие правила оформления документов и возмещения расходов (ст. ст. 167, 168 ТК РФ). Так, расходы на проезд командированному возмещаются при представлении проездных документов (п. 26 Положения о командировках).

При направлении работника в местную командировку никаких особенностей оформления документов нет.

Как и в обычном случае, вначале издается приказ о направлении работника в служебную командировку. Затем работнику выплачивается аванс командировочных расходов.

В случае если в ЛНА предусмотрено ведение журнала учета командировок, то необходимо не забывать вносить соответствующие записи в указанный журнал.

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения о командировках.

Стоит отметить, что работодатель вправе выплачивать командированным на 1 день работникам компенсацию расходов (по аналогии с суточными), утвердив сумму расходов приказом по организации.

Нарушение порядка начисления и выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Приглашаем на конференцию «Территория права» 18 ноября 2021

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Командировочные расходы

Вопрос 2

Вопрос 2

Сотрудник организации выезжает в другой город с служебную командировку не из места нахождения организации. А из другого города, например, из города проживания. И наоборот, возвращается виз командировки не в город где находится организация — работодатель, а в город места проживания. Причина такого отъезда и приезда в том, что в командировку сотрудник направляется после выходного дня или дата окончания командировки приходится на день, предшествующий выходным дням (на выходной день). Как в данном случае оформлять командировочное удостоверение? Как в данном случае отражать командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании статьи 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

В соответствии с п. 4 Положения, днем выезда в командировку считается дата отправления соответствующего транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия этого транспортного средства в место постоянной работы. При этом п. 3 указанного Положения установлено, что местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного подразделения).

По вопросу оформления командировочного удостоверения следует отметить следующее.

В случае выбытия работника в командировку из места жительства, а также в случае прибытия из командировки в место жительства работника, произведенные с ведома и разрешения работодателя (на основании приказа, что будет подтверждать экономическую обоснованность и целесообразность произведенных расходов) в командировочном удостоверении необходимо будет указать соответственно город фактического выбытия (прибытия) работника. При этом следует иметь в виду, что дата выбытия работника из места проживания и из места командировки должна совпадать с датой, на которую приобретен проездной билет.

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Таким образом, НК РФ устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства. Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не установлено.

В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 был рассмотрен вопрос учета расходов организации на проезд работников от места отдыха до места командировки. Минфин указал в данном случае, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от места нахождения работника.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Считаем, что данные доводы можно использовать при обосновании расходов при выезде из командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации — работодателя.

Следовательно, можно говорить об экономической обоснованности расходов на проезд к месту командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации — работодателя (такая позиция будет соответствовать позиции Минфина РФ относительно отнесения на расходы стоимости проезда к месту командировки из места отдыха работника) при условии, что стоимость проезда к месту командировки из места проживания работника меньше расходов на проезд к месту командировки при отправлении работника от места проживания к месту нахождения организации и оттуда — в командировку, либо, например, занимает меньше времени.

Кроме того, вопрос о явке работника на работу в дни отправления в командировку и прибытия из нее, решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения).

По вопросу отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль расходов на проезд при возвращении из командировки не к месту нахождения организации, а к месту проживания работника следует отметить следующее.

Обоснованность расходов должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект. При этом налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Таким образом, уменьшение прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Расходы на проезд из места командировки к месту нахождения организации были бы проведены в любом случае. Учитывая, что прибытие из командировки в место жительства работника обусловлено распоряжением работодателя и экономически обосновано, а сами расходы документально подтверждены, считаем, что такие расходы могут быть отнесены на расходы при исчислении налога на прибыль. Однако такая позиция организации вероятнее всего приведет к спорам с налоговым органом, соответственно, доказывать свою позицию налогоплательщику придется в суде.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: