Служебная записка на возмещение расходов за покупку книг для магазина

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

  • Когда оформляется авансовый отчет
  • Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков
  • Возмещение расходов по командировке
  • Ограничения по возмещению расходов сотрудникам
  • Бухучет возмещения расходов сотруднику
  • Итоги

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Читайте также  Акт слива топлива

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

  • наименование организации, подразделения;
  • кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
  • заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
  • регистрационный номер;
  • что именно нужно закупить и в связи с чем;
  • подпись с расшифровкой, дата написания.

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.

Иванов Иван Иванович (подпись)

16 января 2016 года.

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

Петрова Мария Ивановна (подпись)

5 мая 2017 года.

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

  • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
  • дырокол – 5 штук;
  • блок разноцветный – 10 штук.

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

30 мая 2017 года.

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  • лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
  • мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

14 мая 2016 года.

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

15 февраля 2017 года.

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО “Совремонт”

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

10 мая 2015 года.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

16 марта 2016 года.

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

20 мая 2017 года.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Служебная записка на возмещение расходов за покупку книг для магазина

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как правильно оформить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов работника на приобретение материальных ценностей (работ, услуг) в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации.

Обоснование вывода:
Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) либо письменному заявлению подотчетного лица. Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица (ИП), предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией.
Порядок документооборота для случаев, когда сотрудники за свой счет приобретают какие-либо материальные ценности и в дальнейшем понесенные ими расходы возмещаются организацией, на законодательном уровне не утвержден. Вместе с тем нормативно-правовые акты не содержат и запретов на возмещение расходов работника, понесенных им при приобретении материальных ценностей для нужд организации без выдачи под отчет аванса. Более того, работодатель обязан возместить работнику расходы, произведенные в интересах организации (ст. 188 ТК РФ).
С учетом сказанного, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.
При установлении такого порядка необходимо учитывать, что, расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, сотрудник действуют от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени организации у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов возможно только в случае последующего одобрения их работодателем. При одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде. Говоря простым языком, документальное оформление расчетов с сотрудником должно осуществляться таким образом, чтобы ясно усматривался факт последующего одобрения сделки со стороны организации.
Напомним также, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В этой связи целесообразно оформить следующие документы:
— общий приказ руководителя организации о возможности возмещения сотрудникам произведенных в интересах организации расходов с приложением перечня сотрудников, которые имеют право осуществлять приобретение материалов (или оплату работ, услуг) в интересах организации;
— заявление работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств;
— отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату ТМЦ (работ, услуг). В качестве отчета сотрудника может быть использована форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо иная форма документа, разработанная организацией самостоятельно и содержащая все необходимые реквизиты (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Что касается бухгалтерского учета, то на основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Вместе с тем мы не видим каких-либо оснований для возникновения негативных последствий в случае, если расчеты с сотрудниками по возмещению им истраченных ими средств будут осуществляться через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По поводу НДФЛ отметим, что согласно п. 1 ст. 209 НК РФ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, объектом обложения по НДФЛ признается доход, полученный от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ. На основании подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относятся в том числе вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. Согласно ст. 41 НК РФ в целях налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 21 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. В рассматриваемой ситуации сотрудникам возмещаются их собственные денежные средства, потраченные ими для приобретения различных товаров, работ или услуг, необходимых организации. Соответственно, расходы, произведенные конкретным работником для хозяйственных нужд организации и возмещенные ему впоследствии на основании подтверждающих документов, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды работника и признаваться его доходом. Поэтому они не являются объектом обложения НДФЛ. Смотрите также письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Инструкция: как компенсировать расходы сотрудников на мобильную связь

Компенсация расходов на мобильную связь сотрудникам — это возмещение затрат работников, которые для выполнения своих служебных обязанностей вынуждены пользоваться собственными телефонами и сим-картами.

Когда и кому компенсируют расходы

Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать компенсацию расходов работника на мобильную связь. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы обязан предоставить работник

Для получения возмещения каждый работник предоставляет:

  • копию договора с мобильным оператором;
  • детализацию звонков, сделанных от имени организации.

ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.

Как правильно возместить затраты

Расходы возмещаются, если они произведены во время осуществления трудовых обязанностей. Это может быть оплата:

  • за использование собственного имущества сотрудника (сотового телефона, ноутбука);
  • износа технических средств;
  • интернета или услуг сотового оператора.

Как оформить возмещение расходов сотрудников на мобильную связь

Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:

  1. Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
  2. Подписывается договор с сотовым оператором.
  3. Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
  4. Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.

Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.

Образец приказа

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

29.11.2020 г. № 249

О корпоративной сотовой связи

С целью повышения результатов деятельности

  1. Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2020 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
  2. Выплачивается компенсация услуг связи
  • директору
  • главному бухгалтеру
  • руководителю отдела кадров
  1. Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:
  • директору — 1500,00 руб.
  • главному бухгалтеру — 500,00 руб.
  • руководителю отдела кадров — 500,00 руб.
  1. Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
  2. Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
  3. Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.

Директор Иванов И.И.

Налогообложение компенсации

Вне зависимости от того, получает ли работник средства в виде возмещения затрат на сотовую связь или компания оплачивает ее сама, НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику оплачивать не придется.

ВНИМАНИЕ! Чтобы избежать претензий по поводу налоговых и страховых выплат, приготовьте и храните полный комплект документов для доказательства обоснованности затрат.

Бухгалтерский учет выплат

Бухгалтерский учет компенсации услуг связи генеральному директору и другим сотрудникам производится при условии, что переговоры осуществлялись с целью получения организацией прибыли. Если свидетельства экономической обоснованности затрат отсутствуют, они не принимаются к учету.

Оплата мобильных работникам: какие нужны документы?

Компания вправе учитывать в налоговой базе по прибыли расходы на связь. Учесть можно как сами смартфоны, так и отдельно сим-карты и плату за услуги связи.

Все расходы, которые бухгалтерия учитывает при исчислении налога на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это правило пункта 1 статьи 252 НК РФ хорошо известно каждому бухгалтеру.

Для обоснования расходов на связь и списания их при исчислении налоговой базы по прибыли бухгалтерия может использовать те документы, которые посчитает подходящими и правильно оформленными с точки законодательства. Документы должны содержать все обязательные реквизиты, в них должно быть четко указано наименование расхода.

Перечень обязательных реквизитов приведен в статье 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (с изм. 01.01.2020)

Обязательные реквизиты первичных учетных документов:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование того, кто составил документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни (наименование расхода);
  5. единица измерения и количество;
  6. ФИО и должности лиц, подписавших документ;
  7. подписи.

Документов, которыми можно обосновать расходы на мобильную связь довольно много. Сама по себе покупка от имени компании оформляется, как правило, договором или счет-договором. А, при покупку в розничном магазине – всегда есть чеки.

Бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

Документы для списания расходов на покупку смартфонов

Списать в расходы по прибыли покупку мобильных телефонов и смартфонов можно с применением, как внутренних документов компании, так и полученных от продавца.

Экономическую целесообразность покупки смартфонов можно обосновать служебными записками от руководителей отделов продаж и сбыта, экспедирования и транспорта, руководителей отделов по обслуживанию клиентов.

Служебная записка пишется на имя директора, в ней указывается, зачем работникам нужны служебные смартфоны. Для закупки смартфонов достаточно визы-согласия руководителя.

Документы, которые обосновывают покупку смартфонов:

  • договор купли-продажи;
  • платежное поручение на оплату смартфонов;
  • кассовый, товарный чек;

При покупке смартфона покупатель и продавец могут составлять и другие документы. Например, заполнять гарантийный талон или технический паспорт, или регистрировать учетную запись на сайте производителя. Эти документы или их копии тоже можно передать в бухгалтерию, как еще одно подтверждение покупки смартфонов.

Сложнее подтвердить то, что работники используют служебные смартфоны по назначению, то есть для работы. Но, на практике, налоговики редко не соглашаются с этими расходами. Разве, вызовет что закупка смартфонов на очень крупную сумму подозрения.

Документы для подтверждения использования смартфонов в служебных целей

Счета, которые выставляет оператор связи могут приходить либо на имя компании (для учета проще), либо на имя того, кто этим телефоном пользуется. Если счета получает сам работник, он их должен передать в бухгалтерию.

В первом случае, компания сама оплачивает связь. Во втором, компенсирует работнику затраты на связь.

О компенсациях работникам на удаленке:

Выплата компенсации работнику за использование мобильной связи должна быть предусмотрена трудовым либо коллективным договором, прописана во Правилах трудового распорядка.

Какие документы использовать бухгалтерии при списании расходов на связь:

  • локальные нормативные акты, в которых установлено, что, компания обеспечить работников смартфонами и связью;
  • должностные инструкции, по которым работник обязан быть на связи с клиентами, коллегами, руководством и выполняет функции обзвона, консультирования и т.п.;
  • трудовые договора, где установлена компенсация затрат работника на связь;
  • акты или накладные приемки-передачи смартфонов работникам.

Кроме названных документов можно использовать и другие, которые содержат все необходимые реквизиты и позволяют четко определить расход и его размер.

Выбор читателей

Корпоративные карты: что вызовет подозрения налоговой

Нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября: как оформлять, что учитывать бухгалтерам

Когда сдавать РСВ, 6-НДФЛ и платить налоги, если срок с 30 октября по 7 ноября 2021

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: