Трудовая книжка образец заполнения 1 страница

Инструкция: заполняем трудовую книжку правильно

Инструкция по заполнению трудовых книжек:

  1. Оформляем титульный лист.
  2. Указываем сведения о работе.
  3. Вписываем название, номер и дату документа-основания.

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на ЭТК (электронные трудовые) согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это означает для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

  • ст. 66 ТК РФ;
  • новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

  1. Номер записи.
  2. Дата внесения.
  3. Сведения о событии.
  4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Актуальный пример заполнения трудовой книжки — раздел «Сведения о работе»:

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

  1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
  2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
  3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
  4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

  • информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
  • при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

  1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
  2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
  3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
  4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.
  • как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
  • при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

  1. Запрашиваем подтверждающие документы.
  2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
  3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
  4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

  1. Открываем первую страницу.
  2. Находим нужное.
  3. Ничего не зачеркиваем.
  4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
  5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

  1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
  2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
  3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

  1. Открываем нужную страницу.
  2. Находим ошибку.
  3. Никаких зачеркиваний!
  4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
  5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

  1. Берем чистый бланк.
  2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
  3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
  4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
  5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
  6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

  • данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
  • внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

  1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
  2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
  3. Тут же проставляется его подпись.
  4. Ниже ставится дата.
  5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
  6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
  7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Трудовая книжка – это своеобразное лицо работника.

В ней отражена такая важная информация как общий трудовой стаж конкретно взятого гражданина, который он набирал в течение нескольких лет. Правильность оформления трудовых книжек должна стоять у кадровиков на первом, определяющем месте и все вот почему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой.

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Читайте также  Умышленное причинение вреда здоровья повлекшее смерть

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать. Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Трудовая книжка работника в 2021 году

Что это такое

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

  • нового образца (2004 год).
  • старого образца (1973 год).

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.
  • Особенности заполнения трудовой книжки

    При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

    • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
    • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
    • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
    • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
    • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

    Примечание: ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

    Бланк трудовой книжки в 2021 году

    Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

    Читайте также  Удаление данных о судимости

    Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);

    Как заполнить трудовую книжку в 2021 году

    Правила ведения ТК остаются постоянными много лет. С подробной инструкцией по заполнению бланка трудовой книжки вы можете ознакомиться на этой странице.

    Образцы заполнения записей в трудовой книжке

    В таблице ниже представлены образцы заполнения трудовой книжки:

    Трудовая книжка Образец заполнения
    Образец записи при приеме на работу скачать образец
    Образец записи при переводе на другую должность скачать образец
    Образец записи при поощрении работника скачать образец
    Образец записи при смене фамилии работника скачать образец
    Образец записи при внесении данных о службе в армии скачать образец
    Образец записи об увольнении по собственному желанию скачать образец
    Образец вкладыша к трудовой книжке скачать образец
    Образец заявления на выдачу бланка трудовой книжки скачать образец

    Образец записи в трудовой книжке при приеме на работу

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

    Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

    Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

    Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

    Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

    Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

    Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.

    Правила заполнения трудовой книжки

    Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется бланк, кто указывает информацию и в какой очередности.

    • Как оплачивается работа, если отправляют на карантин
    • Нужно ли получать статус переболевшего коронавирусом
    • Когда выплачивать зарплату за октябрь 2021 года
    • Что такое комиссия по больничному листу
    • Как ввести дополнительные обязанности в должностную инструкцию

    Законодательное регулирование вопроса

    Заполнение трудовых книжек в 2021 году регулируется следующими нормативными документами:

    При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец заполнения новой трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

    Заполняем титульный лист

    Титульный лист книжки при оформлении дубликата. С 01.01.2021 бумажную ТК при первом трудоустройстве больше не заводят. Всем, кто устраивается на работу в первый раз, оформляют ЭТК: сведения об их рабочей деятельности передаются в ПФР в электронном виде (п. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019).

    Трудкнижка нового образца из приказа № 320н начнет применяться только с 01.01.2023. В 2021-2022 годах применяется бланк из ПП РФ № 225.

    Вот фото страницы трудовой книжки (титульного листа) актуального в 2021 году бумажного бланка ТК:

    Такими были основные правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу до 2021 года:

    • вся информация о владельце трудовой вносилась чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
    • при заполнении необходимо было указать Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию;
    • информация вносилась на основании предоставленных работником документов. Никакие записи «со слов» работника не писались и не вносились. Текст вписывался аккуратно, разборчивым почерком. Не допускались помарки и ошибки. Даты вносились арабскими цифрами.

    Какие документы работник предоставляет при заключении договора с работодателем:

    • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
    • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
    • СНИЛС (если отсутствует, работодатель оформляет этот документ сам);
    • паспорт.

    Трудкнижка в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ.

    Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению ТК в рамках организации. Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

    Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск проставляется в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

    После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу ТК выписывается новый бланк (за счет организации).

    Так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки 2021 года:

    Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

    Заполняем раздел «Сведения о работе»

    После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Инструкция, как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу сотрудника:

    1. Вписываем наименование компании.
    2. Фиксируем число, месяц, год внесения записей.
    3. Отражаем факт приема на работу. Здесь же указываем передвижения по должностям, переводы (на постоянной основе) и увольнение с описанием причин расторжения трудового договора.
    4. По желанию работника по основному месту работы вносим совместительство.
    5. Прописываем дату и номер документа-основания.

    Записи вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 5 рабочих дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (как правило). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

    Это образец записи о приеме на работу в организацию:

    Порядок заполнения ТК

    Правила внесения информации в раздел «Сведения о работе»:

    1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
    2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
    3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
    4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в договоре).
    5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

    Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовые книжки с 01.09.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Как внести запись об увольнении

    Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

    Если расторжение рабочих отношений имеет иные причины, как пример — утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

    Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения ТК и вкладышей к ним.

    Вот фото трудовой книжки с записью об увольнении:

    Правильное заполнение ТК исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

    Заполнение ТК не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

    Вносим запись о поощрении и награждении

    Вносятся в ТК и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу.

    Читайте также  Как узнать кадастровый номер садового дома

    Вкладыш в трудовую книжку

    Из важного, что надо помнить про вкладыш:

    • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
    • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
    • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
    • все остальное заполнение идентично трудовой.

    Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец возьмите приведенные выше примеры.

    Образец заполнения титульного листа трудовой книжки и правила

    Чтобы трудовая книжка официально подтверждала трудовую деятельность, она должна быть правильно оформлена. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки поможет оформить этот документ согласно требованиям нормативных актов.

    О нормативной базе

    Кадровики часто заполняют документ с ошибками и таковые проявляются при назначении пенсионных выплат. Сотрудники ПФ не могут принять неграмотно подготовленный документ. Не исключено, что будущему пенсионеру придется посещать бывшие места работы, чтобы восстановить или правильно сделать записи в книжке.

    По этой причине придется проверять достоверность сведений, в том числе заполнение титульного листа.

    Не все сотрудники владеют сведениями о правильном заполнении титульного листа и в результате не могут обнаружить ошибку сразу. Основная задача — заполнение граф документа, а если это невозможно, то необходимо знать о заполнении первой страницы.

    Нормативной базой предусмотрено, что вся информация заносится синей либо черной ручкой, а также допускается внесение записей в компьютерном формате. Не нужно допускать ошибок и исправлять недочеты, а записи должны быть аккуратными и разборчивыми.

    Так заполняется вся трудовая книжка — без исправлений, подчеркиваний и дополнительных сочетаний.

    Какие существуют правила при заполнении

    Титульный лист трудовой книжки заполняется от имени работодателя. Необходимо знать, что документ следует оформить, когда работник был принят в организационную структуру и проработал неделю. Бывает, что оформление документа вызывает вопросы и становится во главе ошибок, в его содержании допускаются помарки и исправления.

    Человеческий фактор является тому виной. Кадровика могли отвлечь либо он отвлекся сам и поэтому допустил неаккуратность. Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно воспользоваться следующими правилами:

    1. Определиться, каким цветом чернил будут заноситься записи. Можно выбрать фиолетовый, черный или синий.
    2. Нельзя допускать сокращения слов при внесении записи. Нужно писать разборчивым почерком, учитывая при этом компактность письма.
    3. На титульном листе необходимо в полном контексте указать фамилию и инициалы сотрудника. Эти сведения прописаны в паспорте, или в ином документе, удостоверяющем личность.
    4. Сведения о рождении прописываются четко арабскими цифрами, римских цифр не должно быть вообще. Число и месяц прописывают двумя цифрами, а сведения по году рождения из четырех.
    5. Из диплома учебного учреждения нужно заполнить строку об образовании сотрудника. В том же месте указывается, какое образование.
    6. Где находится строка профессия, то прописывается специальность сотрудника, указанная в дипломе.
    7. На титульном листе снизу место отведено для подписи ее владельца, здесь же указывается расшифровка подписи, дата и печать предприятия.

    Если гражданин является индивидуальным предпринимателем, то заполняется книжка тоже тщательно, эти записи важны при начислении пенсионных выплат.

    Кто может заполнять титульный лист

    Трудовую книжку могут заполнить специалисты кадровой службы либо сотрудники, на которых возложены эти обязанности. Главным фактором являет хороший каллиграфический почерк. Не менее важно работнику, заполняющему трудовую книжку работать в тишине и ни на что не отвлекаться, чтобы не допускать ошибок.

    Сведения об образовании

    При внесении строки «Образование» необходимо воспользоваться записью в аттестате сотрудника. Ее мог заполнить ранее бывший работодатель или его представитель. Реквизиты документа об образовании вписывать не нужно.

    Документ об образовании Варианты записей
    аттестат, свидетельствующий об общем образовании «основное общее»
    документ о среднем образовании «общее среднее»
    аттестат о среднем профессиональном образовании «профессиональное среднее»
    сотрудник является бакалавром «высшее образование — бакалавриат»
    специалист «специалитет»
    магистр «высшее — магистратура»

    Записи следует выполнять четко, помарки при этом не допускаются.

    Как писать о профессии

    В данной строке запись нужно выполнить на основании данных из аттестата или диплома. Несмотря на выполненную запись, копии документов об образовании следует хранить в личном деле работника.

    Выпускникам всех заведений присваивается квалификация и специальность, которая прописывается в аттестате или в дипломе. Бывает, что указывается специальность без квалификации, поэтому данную строку можно оставлять без заполнения.

    Нарушением нормативной базы это мероприятие считаться не будет. Название специально длиннее, чем названия квалификации. В связи с этим последнее название указывается чаще.

    Если требуется выполнить запись о присвоении сотруднику квалификации, то на титульном листе тоже данная информация записывается. Но при этом если не указана квалификация сотруднике, то это не будет рассматриваться как нарушение.

    О дате заполнения

    При заполнении документа нужно руководствоваться следующими нормативными актами:

    • трудовое законодательство;
    • постановления о трудовых отношениях;
    • инструкции и иные нормативные акты.

    Данными документами нужно руководствоваться при оформлении книжек. Согласно нормативным документам трудовая книжка должна заводиться на работающих более пяти дней в организационной структуре. Поэтому и оформление основано на данном сроке.

    На законодательном уровне предусмотрено, что администрация предприятия обязана заполнить книжку в течение семи дней. Работнику необходимо присутствовать у инспектора по кадрам в момент оформления. Подпись владельца должна быть на титульном листе.

    Документ начинает заполнять представитель работодателя начиная с того момента, когда работник поступил на работу. Хранение осуществляется до момента увольнения.

    В связи с этим обстоятельством гражданину следует проверить правильность внесенных записей. Требуется поставить свою подпись в качестве подтверждения.

    Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018 г.

    Заполнение трудовой книжки регламентировано законодательством.

    Заполненный по правилам титульный лист трудовой книжки

    Минтруда разработало и утвердило инструкцию по заполнению. Согласно последнему документу установлено:

    1. Все разделы заполняются арабскими цифрами, римскими писать не следует.
    2. Дата приема на работу прописывается в формате: 12.12.2015.
    3. Чтобы записи были четкими, их требуется их заносить гелевыми ручками или шариковыми пастами.
    4. Цвет паст или ручек должен быть черным, фиолетовым или синим, иеной оттенок применять не нужно.
    5. Когда сведения о награждениях были изначально вписаны, то зачеркивать их не нужно.
    6. Не нужно допускать опечаток в документе, будут сложности для установления стажа.
    7. Чтобы кадровый учет был установлен четко, можно пользоваться компьютерной программой «Упрощенка». Буквально за курс можно пройти обучение.

    Если имеются ошибки

    Не всегда записи бывают верными, и эти ошибки зависимы от человеческого фактора кадровиков. Хотя в общей схеме исправления ошибок в трудовой книжке ничего сложного нет и для всех позиций она практически одинаковая, но некоторые тонкости имеются:

    1. «Запись неверна». Этот текст может быть внесен иной организационной структурой, а другими специалистами в иной фирме вносятся поправки. Поэтому нужны иные документы, подтверждающие изменения. После увольнения сотрудника в организации производят изменения.
    2. Когда случайно была внесена запись об увольнении, а работник продолжает деятельность на предприятии. Как тогда быть. Следует указать дату сегодняшнего дня, цифры должны быть арабскими. Аккуратно производится зачеркивание и прописывается: «запись недействительна». Число и подпись лица, вносившего поправки необходимы. Нужно поставить реквизиты распорядительного документа, подтверждающего достоверные сведения.
    3. Подписи кадровика и владельца трудовой книжки обязательны.
    4. Когда сотрудник вновь принят в организацию и кадровик допустил ошибку при оформлении документа, то ошибки исправляются в той же структуре.

    Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, смотрите здесь:

    Если присутствует буква «ё»

    Когда в инициалах или в фамилии есть буква Ё, и если ее записали как Е, то однозначно это может вызвать сложности при оформлении пенсии. Могут потребоваться иные доказывающие бумаги, о том, как правильно пишутся эти слова. Получается, что букву Ё писать требуется так, как она звучит. Неважно в фамилии, отчестве или в имени.

    Например, в водительских правах написана буква Ё, а в книжке о трудовой деятельности сотрудника Е. На судебном разбирательстве выяснено, что двоякого значения у второй буквы не существует, и получается, что в целом никакого влияния на определение личности она не оказывает. Смысл в целом не утрачивается и ПФ обязан начислить пенсию без вопросов.

    Если требуется внести поправки

    При внесении некорректных сведений в документе: о награждениях, о трудовой деятельности можно применить дополнительные поправки, перечеркивания и зачистки. Можно выполнить записи, о том, что данные внесены неверно, и записать верную информацию.

    Пример исправления ошибки в трудовой книжке

    Если требуется исправить ошибки на титульном листе, то можно аккуратно зачеркнуть неверно внесенные сведения. Такие исправления выполняются синим, фиолетовым либо черным цветом чернил.

    Последовательность внесения корректировок:

    • в графе 1 проставляется номер по порядку, который следует за номером установленной записи;
    • далее в графе пишется число, когда была подготовлена запись;
    • потом следует заполнить третью графу, то есть, о том, что записи недействительна;
    • в предыдущей графе необходимо написать правильную формулировку;
    • далее в графе прописывается ссылка на распорядительный документ, в котором содержаться достоверные данные о сотруднике;
    • если приказ был издан по ошибке, то нужно указать сведения о приказе, в котором указано все верно.

    Можно указать, что записи, установленные за номером нужно считать недействительными, а после продолжить заполнение документа по всем правилам. Исправлять ошибки следует внимательно и аккуратно, чтобы не допустить вновь недочетов. Главное, чтобы вновь не пришлось переписывать.

    Смотрите вебинар «Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении» :

    Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: