Условия для выдачи трудовой книжки на руки владельца

Выдача трудовой книжки при увольнении

Когда трудовая книжка выдается сотруднику при увольнении — в последний рабочий день. Это одна из главных обязанностей работодателя при расторжении трудового договора. Правила оформления, сроки и порядок их передачи строго определены законодательством РФ.

Оформление кадровых документов при увольнении

Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены. Остается только выдача документов при увольнении: в ТК РФ установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. Но на практике случаются ситуации, когда он ее не может или не хочет забрать. В этих случаях порядок действий работодателя регулируют нормы ТК РФ и других нормативно-правовых актов.

Запись о прекращении отношений между работником и работодателем

Прежде чем отдавать кадровую документацию о стаже на руки работнику, ее следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно указывается статья, по которой уволен работник, и ее часть.

Кроме содержания, существуют общие правила оформления книжек о стаже:

  • записи пронумерованы;
  • указан документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
  • информация заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности и круглой печатью (если организация ее использует).

Из правил ведения и хранения ТК, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 следует, необходимо ли знакомить сотрудника с трудовой книжкой при увольнении — это обязательно. Сотрудник подписывается под записью, что он с ней ознакомлен. О том, что книжка получена, работник расписывается отдельно.

Требования о том, через сколько дается расчет и трудовая книжка при увольнении, не изменились, но увеличился срок, в течение которого работодатель выдает бумажную ТК сотруднику, который написал заявление о переводе документации о стаже в электронный формат. На это дается 3 рабочих дня, начиная с даты написания заявления.

Тем работникам, которые перевели данные о стаже в электронный формат, при уходе с работы выдают выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Это происходит тоже в последний рабочий день.

Расчет и выдача документов на руки работнику

Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). По нормам ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки при увольнении по собственному желанию не отличаются от сроков, установленных при расторжении договора по желанию работодателя. Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:

  • ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
  • оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
  • справка о сумме заработка за последние два года;
  • сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).

Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг: копии приказов о приеме на работу, о переводах и т.д. Но то, что при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, является главным правилом, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае обязательно ли забирать трудовую книжку в день увольнения — для самого сотрудника нет. Никаких санкций за то, что он оставит документы о стаже у работодателя, не предусмотрено.

Если человек не имеет возможности забрать документы и получить расчет самостоятельно, он вправе доверить это другому лицу. Для этого составляется и заверяется доверенность, которую представитель предъявляет в отдел кадров организации вместе с документами, удостоверяющими личность. В законодательстве не указано, кто может забрать трудовую книжку вместо работника при увольнении — любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов.

Работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать документы. В это же уведомление включают запрос на разрешение направить книжку почтой. Если такое разрешение не получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК. Составляется акт об отказе в день, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении с работы, и документы остаются на хранении в организации.

В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку и отсутствует в последний рабочий день или отказывается получать форму СТД-Р на руки, работодатель вправе просто выслать этому сотруднику форму СТД-Р ценным письмом с описью вложения и ничего не хранить у себя (кроме платежного документа и второго экземпляра описи).

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК. Она хранится в организации вместе с документами действующих сотрудников, а кадровик ежегодно составляет опись невостребованных ТК на хранении.

Ответственность организации за нарушение сроков

Если руководство организации забыло, что выдача трудовой книжки при увольнении — это его прямая обязанность, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. В этом случае переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения договора является фактический день выдачи на руки ТК и расчета с остальными бумагами. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. Прежняя запись о дате прекращения действия контракта становится недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

  • Как выдать трудовую книжку в 2021 году
  • Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
  • Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
  • Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
  • Итоги

Как выдать трудовую книжку в 2021 году

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

  1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
  2. Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
  3. Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
  4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.
Читайте также  Как не платить долг квартплату законно

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

  • Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
  • Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

  • о сотруднике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • основания прекращения трудового договора;
  • сведения о награждениях за успехи в работе;
  • о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
  2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

  1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

  1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
  2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
  3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
  4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

  1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
  4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

  1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату увольнения.
  3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.
Читайте также  Проживание без прописки и регистрации ответственность

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
  2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

  1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
  2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

  1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
  2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

  1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
  4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

  • для ИП — от 1000 до 5000 руб;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
  • для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Стало ясно, какую форму выдавать работникам вместо трудовой книжки при увольнении

Форма сведений о трудовой деятельности, СТД-Р, которую обязан выдавать работодатель работнику при увольнении, наконец стала известна.

Согласно статье 1 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, эту форму работодатель выдает тем сотрудникам, которые предпочли электронный вариант ведения трудовой книжки. Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой или взамен ее лицо предоставит будущему работодателю при заключении трудового договора.

Кроме того, СТД-Р может использоваться:

  • для расчета трудового стажа;
  • иных целей в соответствии с законами и другими НПА РФ.

Согласно упомянутой норме СТД-Р выдается в следующие сроки:

  • не позже трех дней с момента получения заявления от работающего сотрудника;
  • в день расторжения трудового договора — при увольнении работника.

Кроме бланка СТД-Р, приказом Минтруда утверждена еще одна форма — СТД-ПФР. Ее будут выдавать специалисты пенсионного фонда. Установлен и порядок заполнения названных форм.

Поскольку СТД-Р заполняется работодателем, ему и уделим внимание.

Итак, СТД-Р содержит:

  • сведения о работнике — Ф.И.О., дату рождения, СНИЛС;
  • сведения о работодателе — регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, ИНН, КПП;
  • сведения о подаче заявления — о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД) с датой соответствующего заявления;
  • собственно СТД в виде таблицы из десяти граф.

1) порядковый номер записи;

Сведения о трудовой деятельности, включающие в себя:

2) дату кадрового мероприятия;

3) сведения о приеме, переводе, увольнении, а также (согласно п. 2.4 порядка заполнения формы) о переименовании страхователя и установлении (присвоении) работнику профессии, специальности или другой квалификации. Заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или других категорий квалификации (класс, категория, классный чин и др.);

4) наименование трудовой функции — указываются должность, специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид работы и наименование структурного подразделения (если условие об этом включено в трудовой договор). Все записи заполняются в соответствии со штатным расписанием. Если присвоение должности или квалификации связано с установленными законодательно льготами или ограничениями, наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам или реестрам должностей;

5) код трудовой функции — заполняется с 01.01.2021 в соответствии с профессиональными стандартами в случае принятия работодателем решения об их применении;

6) причины увольнения со ссылкой на норму ТК РФ — указываются без сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона (пункт, часть статьи и статья кодекса);

Основание произошедшего кадрового мероприятия:

7) наименование документа — указываются данные приказов (распоряжений, решений, иных документов) о приеме, переводе, увольнении и другое;

8) дата приказа или иного документа;

9) номер документа;

10) признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении — в случае когда СТД работника нужно отменить, необходимо полностью заполнить графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены» проставить символ «X». Если сведения необходимо исправить, тогда в форме сначала их нужно отразить как отмененные с заполненной графой «Признак отмены», а затем заполнить скорректированные данные.

Читайте также  Какой штраф за езду без аптечки и огнетушителя

Форма подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи. Предусмотрено место для печати. Для отправки электронной формы потребуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.

Бланк оформляется способом, указанным в письменном заявлении работника, либо в соответствии с порядком, установленным работодателем для таких целей (например, по электронному адресу).

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н
«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»

Как действовать работодателю, если сотрудник после отказа от ведения трудовой книжки и получения ее на руки, запрашивает ее копию?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Сотрудник запросил у работодателя заверенную копию трудовой книжки, при этом ранее он подал заявление о выдаче трудовой книжки на руки и предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Что в таком случае должен сделать работодатель?

Трудовая книжка сотруднику выдана на руки, т.к. он написал заявление о переходе на электронную трудовую.

Ответ

Согласно требованиям ст. 62 ТК РФ работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе копию трудовой книжки, но только — в случае ее ведения (данная норма прямо установлена ст. 62 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации работодатель должен выдать работнику сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) за период работы у него способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью — при ее наличии у работодателя).

Обоснование

Работодатель может не вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 января 2020 г., если работник отказался от продолжения ее ведения.

С 1 января 2020 г. работодатели в установленном порядке формируют на всех работников сведения о трудовой деятельности в электронном виде (т.е. ведут так называемые электронные трудовые книжки) и представляют их для хранения в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Учитывая требования ст. 62 ТК РФ, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки (в случае ее ведения), справок о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных пенсионных взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.).

В связи с принятием Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — Кодекс) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» Кодекс дополнен статьей 66.1, согласно которой работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20 января 2020 г. N 23н.

Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности:

  • в период работы;
  • при увольнении.

Эти сведения предоставляются за период работы у данного работодателя.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности работник подает письменно или направляет по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. В заявлении указывается форма получения: на бумажном носителе (при этом сведения заверяются надлежащим образом) или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью (при ее наличии у работодателя). Если работник не выбрал форму предоставления сведений, полагаем, что работодатель самостоятельно вправе решить, в какой из двух форм их предоставить (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Сведения предоставляются по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н.

Нужно соблюдать сроки предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

  • не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления — в период работы;
  • в день прекращения трудового договора — при увольнении.

Если сведения выданы работнику лично, рекомендуем фиксировать это под подпись. На сайте «Онлайнинспекция.рф» представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р (сайт «Онлайнинспекция.рф», 2020).

Если работник выявит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, представленных в ПФР, работодатель обязан исправить или дополнить их по его письменному заявлению (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ). Путеводитель по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)

Форма СТД-Р формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем (страхователем) и работником (зарегистрированным лицом), и содержит сведения о трудовой деятельности работника (зарегистрированного лица), его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (далее — кадровые мероприятия) (п. 1.1 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)», утвержденного Приказом Минтруда России N 23н).

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: